| Sprachprüfungssoftware
21. März 2014 | 2205 Artikelaufrufe

Automatisches Lektorat vereinheitlicht Vertrieb und Technik

Automatisches Lektorat vereinheitlicht Sprache von Vertrieb und Technik

Für Verkäufer ist es ein Ärgernis, wenn Begriffe in ihren Vertriebsmaterialien nicht mit denen im technischen Handbuch oder anderen Unternehmenspublikationen übereinstimmen. Verwirrung beim Kunden und doppelte Rückfragen im Support sind die Folge. Um dies zu vermeiden, gibt es inzwischen Sprachprüfungs-Softwareprogramme, die für eine konsistente Unternehmenssprache sorgen.  

Zu hochwertigen Produkten gehört eine hochwertige Dokumentation. Mit Benennungen, die über alle Kommunikationswege des Unternehmens hinweg konsistent eingesetzt werden. Gerade größere Firmen, die eine Vielzahl an Schriftstücken erstellen, haben oft mit den Problemen uneinheitlicher Terminologie zu kämpfen. Denn jeder Verfasser schreibt einen Begriff ein bisschen anders.

Schon ist die Verwirrung da: Kunden melden sich beim Vertriebsinnendienst mit Verständnisfragen zu einem gekauften Produkt, der Kollege kann aber dessen Namen in der Vertriebsdatenbank nicht finden. Oder die Schreibweise eines Ersatzteils lautet im Verkaufsprospekt anders als im technischen Handbuch, so dass der Kunde nicht weiß, ob es überhaupt das gleiche Teil ist. Irritationen und wiederholte Verständnisfragen sind die Folge.

Damit hatte auch die CLAAS KgaA mbH bis vor kurzem zu tun, einer der weltweit führenden Hersteller von Landtechnik mit Hauptsitz im westfälischen Harsewinkel. Immer wieder erhielt der CLAAS-Kundendienst Anfragen der genannten Art. Deshalb setzt das Unternehmen seit einiger Zeit eine Software für Sprachprüfung und Terminologiemanagement des Herstellers Acrolinx ein, mit der nun Texte erstellt und geprüft werden.


Konsistent angewandte Terminologie ist elementar

Anlass für die Softwareeinführung war die Tatsache, dass CLAAS seine Exportaktivitäten in den letzten 20 Jahren massiv ausgebaut hat. Ausgangstexte entstehen mittlerweile in den drei Sprachen Deutsch, Englisch und Französisch und müssen in über 30 Sprachen übersetzt werden. Für korrekte Übersetzungen ist eine konsistent angewandte Terminologie in der Ausgangssprache also elementar. Die Qualität des Service und die Kundenzufriedenheit wollte CLAAS damit weiter steigern.

In der Datenbank der Acrolinx-Software befinden sich nun rund 7.000 Begriffe mit insgesamt 51.000 Benennungen und Schreibweisen. Seit Frühjahr 2013 nutzen rund 60 Anwender aus der Technischen Dokumentation das System für die Prüfung von Rechtschreibung, Grammatik, Terminologie und Stil. Die Sprachprüfung ist dort als Plug-in im Redaktionssystem installiert. Weitere Anwender der Sprachprüfung sitzen im Corporate Marketing bei CLAAS, das rund 50 Beschäftigte zählt und in dem Broschüren produziert werden. Acrolinx wird dort bisher vorrangig für die zentrale Pflege der Produktnamen und deren Definition genutzt.


Im Intranet die richtigen Benennungen nachschlagen

Die Sprachprüfung, mit der technische Redakteure und Marketing-Fachleute komplette Sätze auf Rechtschreibung, Grammatik, Terminologie und Stil kontrollieren können, ist die eine Seite der Medaille. Hinzu kommt die für alle nutzbare Begriffssuche: Der Maschinenbauer hat im Intranet ein Suchfeld integriert, über das alle Beschäftigten weltweit in den Sprachen Deutsch, Englisch und Französisch die Definition und richtige Schreibweise von Begriffen nachschlagen können und gleichzeitig umfangreiche Kontextinformationen erhalten. Auch für Verkäufer im Außendienst eine große Hilfe, denn sie können von überall auf die Datenbank zugreifen und die richtigen Benennungen nachschlagen.

Ähnlich wie CLAAS setzt auch die Fiducia IT AG die Sprachprüfungssoftware ein. Der größte IT-Dienstleister in der genossenschaftlichen FinanzGruppe pflegt täglich eine enge Kommunikation mit seinen angeschlossenen Banken. Da kommt es auf sprachliche Präzision, konsistente Terminologie und ein einheitliches Auftreten an. Deshalb beschäftigt sich die Fiducia schon seit 2007 intensiv mit dem Thema Terminologieverwaltung und setzt dieses technisch mit der Acrolinx-Lösung um. Sie unterstützt beim Erstellen von technischen Dokumentationen, Schulungs- und Marketingunterlagen und Kundenkorrespondenzen.

Inzwischen sind 1.800 Nutzer registriert und täglich werden über 1.000 Prüfungen durchgeführt. Die Autoren können interaktiv in ihrer individuellen Arbeitsumgebung ihre Texte mit der Sprachprüfungssoftware gegenchecken. Verfasst z. B. ein Vertriebsmitarbeiter einen Text an ein Kreditinstitut, ruft er nach Fertigstellung in Microsoft Word die Sprachprüfung auf. Sie markiert im Text alle Stil-, Grammatik- und Rechtschreibfehler. Verbotene Benennungen werden markiert und die bevorzugte wird vorgeschlagen.

Analog zum Maschinenbauer CLAAS haben auch die Beschäftigten der Fiducia die Möglichkeit, über eine Suchfunktion im Intranet auf die Terminologiedatenbank zuzugreifen, die dort als zentrales Nachschlagewerk eingebettet ist. So kann der Autor vor oder während des Erstellens eines Texts feststellen, ob die Begriffe auch im Sinne der jeweiligen Fachsprache korrekt sind. Regelmäßige Kundenbefragungen der Fiducia zeigen, dass ihre Texte durch diese Maßnahmen inzwischen verständlicher und konsistenter geworden sind.

 

Text_Frank Zscheile, freier IT-Journalist

Bilder: © Claas, acrolinx

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