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5. Juli 2013 | 3215 Artikelaufrufe

Das mobile Büro für den Außendienst

Außendienstmitarbeiter, insbesondere im Vertrieb, müssen mobil, flexibel, aber dabei stets informiert und bestens mit der Zentrale vernetzt sein. Zugleich haben sie wenig Zeit für aufwendige Dokumentations- und Koordinierungsarbeiten. Für dieses Anwendungsgebiet hat die Softwareschmiede Prisma aus Weilburg das sog. „Mobile Büro“ entwickelt.

Das Mobile Büro ist auf Tablet-PCs mit dem Betriebssystem Android ausgelegt. Seine Komponente Pack&Go synchronisiert Termine und die dafür nötigen Informationen zwischen der Zentrale und dem Vertriebsmitarbeiter. Zusatzinformationen wie Gesprächsprotokolle, Rechnungen und technische Spezifikationen können bei Bedarf auf das Tablet nachgeladen werden. „So bleiben die Außendienstler online und offline gleichermaßen handlungsfähig“, sagt Mike Bach, Diplom-Informatiker und Geschäftsführer von Prisma.

Selbstverständlich funktioniert das Mobile Büro auch in der umgekehrten Richtung

Gesprächsnotizen können auf dem Tablet verfasst, Unterlagen oder Flipchart-Notizen abfotografiert werden. Alle diese Daten werden mit dem betreffenden Vorgang und Kunden verbunden und stehen zeitgleich in der Zentrale und bei entsprechender Freigabe auch den Kollegen, beispielsweise im Service-Außendienst, zur Verfügung.

Auch der Zugriff auf zentral abgelegte Dokumente und Vorgänge ist möglich. Der Vertriebsmitarbeiter kann dadurch von unterwegs beispielsweise Angebote erstellen; Arbeiten also, die bislang zentral im Unternehmen oder im Homeoffice des Vertriebsmitarbeiters erledigt werden. Das mobile Abarbeiten dieser Schritte aus der Besprechung mit dem Kunden heraus ermöglicht einen stringenteren, effizienteren Arbeitsfluss. Eventuelle Rückfragen an den Kunden können sofort gestellt, die Auftragsunterlagen sofort ausgehändigt werden.

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Auf Wunsch speichert das mobile Büro die Daten in einer Cloud.

Dadurch können sie jederzeit wieder hergestellt werden, auch bei einem Verlust der Daten auf dem Endgerät. Alle synchronisierten Daten werden über eine gesicherte SSL-Verbindung zu dem in Deutschland befindlichen Cloud-Server übertragen. „Dies sorgt für rechtliche und Datenschutz-Sicherheit, die bei Cloud-Servern im Ausland nicht immer gegeben ist“, erklärt Mike Bach. Zusätzlich sind die Daten für maximale Sicherheit mit einem Passwort verschlüsselt.

Das mobile Büro bietet damit dem modernen Außendienstler eine wesentliche Arbeitserleichterung, da viele Arbeiten, die sonst abends im Büro oder Homeoffice erledigt werden, direkt unterwegs abgearbeitet werden können. Dadurch entsteht ein zusätzlicher Gewinn an Freizeit für den ohnehin zeitintensiven Außendienst.


Text_Redaktion, Vertriebszeitung

Bild: © Prisma

Das mobile Büro für den Außendienst
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2 Responses

  1. Für den Vertrieb im Außendienst eigenen sich jedoch auch sehr gut individuell auf das Unternehmen angepasste Vertriebs-Apps. Es gibt zwar bereits viele Standardlösungen an Software für den Vertrieb auf dem Markt, jedoch stoßen diese bei erklärungsbedüftigen und komplexen Produkten, Gütern und Dienstleistungen oft an ihre Grenzen, wenn es darum geht den unternehmenseigenen Bedürfnisse zu entsprechen. Bei einer angepassten App können jedoch viele Funktionen bis hin zum Corporate Design integriert werden.
    Weitere Informationen: http://www.flyacts.com/vertriebs-app

  2. hier füge ich gerne https://www.2vizcon.com/products/sales-app/ an, eine Lösung aus Deutschland für Vertriebsapps die sich bei nationalen und internationalen Unternehmen bewährt hat

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