| Web 2.0
17. Juni 2011 | 2741 Artikelaufrufe

Die Social Media Policy für Ihr Unternehmen

Bevor das Web 2.0 aufkam, bestimmten Geschäftsleitung, Marketingabteilung oder PR-Agenturen, wie die Außendarstellung eines Unternehmens gestaltet wird. Heute lässt sich Kommunikation nur noch schwerlich kontrollieren. Private und berufliche Kommunikation greifen häufig ineinander über, insbesondere wenn Mitarbeiter bei Facebook, twitter & Co. aktiv sind. Die Einführung einer Social Media Policy bietet Unternehmen die Möglichkeit, auf die Online-Kommunikation Ihrer Mitarbeiter einzuwirken und rechtliche Fallstricke zu vermeiden.

Nicht selten animieren Unternehmen ihre Mitarbeiter sogar, sich aktiv am Web 2.0 zu beteiligen und online über firmenrelevante Themen zu schreiben, da dies das öffentliche Bild des Unternehmens positiv beeinflussen kann. Aber Achtung: Wenn Mitarbeiter im Auftrag ihres Arbeitgebers am Web online kommunizieren und dabei Rechtsverletzungen begehen, gerät das Unternehmen schnell in die Haftung!

Nehmen Sie Einfluss durch eine Social Media Policy

Mittels einer Social Media Policy geben Sie Ihren Mitarbeitern konkrete Richtlinien für die Online-Kommunikation an die Hand und sichern sich gegen Rechtsverletzungen ab. Nachfolgend finden Sie praktische Tipps zur Gestaltung eines solchen Richtlinienkataloges.

Grundsätzlich sollten Sie die Social Media Policy positiv formulieren. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, sich am Web 2.0 zu beteiligen und selbst Beiträge bei twitter oder Facebook zu erstellen. Das macht insbesondere dann Sinn, wenn Ihr Unternehmen bereits eine Facebook-Seite führt oder einen eigenen Blog oder twitter-Dienst anbietet. Setzen Sie aber auch klare Grenzen hinsichtlich Art und Umfang der Aktivitäten.

Ihre Policy sollte verständlich und zudem kurz und bündig formuliert sein. Sorgen Sie zudem dafür, dass Ihre Mitarbeiter Zugang zur Social Media Policy haben, z.B. indem Sie sie öffentlich aushängen oder per E-Mail versenden. Die Policy erhält verpflichtenden Charakter, wenn sie Bestandteil des Arbeitsvertrages wird.

Nachfolgend finden Sie ein Muster für eine Social Media Policy für Ihre Mitarbeiter, die Sie auf Ihr Unternehmen anpassen können:

Social Media Policy für die Mitarbeiter der Muster AG:

  1. Machen Sie bitte zu jeder Zeit deutlich, in wessen Auftrag Sie im Internet aktiv werden. Schreiben Sie als Arbeitnehmer der Muster AG oder sind Sie in privater Sache unterwegs? Wenn Sie einen privaten Blog / twitter-/ Facebook-Account führen, stellen Sie dies in Ihrem Profil klar: „Ich arbeite für die Muster AG. Die Beiträge meines Blogs spiegeln nicht unbedingt die Meinungen und Ansichten meines Arbeitgebers wider.“
  2. Schreiben Sie gerne aus persönlicher Sicht! Verstellen Sie sich nicht, bleiben Sie authentisch.
  3. Schützen Sie vertrauliche Informationen und bleiben Sie diskret: Informationen über Kollegen, Geschäftspartner und Lieferanten sollten ebenso wenig in die Öffentlichkeit gelangen wie Geschäftsgeheimnisse und Interna. Reden Sie nicht über Betriebsergebnisse oder geplante Projekte.
  4. Schützen Sie auch Ihre eigene Privatsphäre. Gehen Sie vorsichtig mit privaten Informationen, Bildern und Videos um.
  5. Bleiben Sie fair und schreiben Sie nicht über die Konkurrenten und Mitbewerber der Muster AG.
  6. Bieten Sie Hilfe an und bleiben Sie höflich: wenn Fragen zu unserem Unternehmen oder zu unseren Produkten gestellt werden, geben Sie bitte Auskunft und verweisen Sie auf weitere Quellen wie z.B. die Firmenwebseite. Sprechen Sie Empfehlungen aus und verweisen Sie auf Bücher, Produkte oder Filme, die zum Thema passen. Bitte verwenden Sie grundsätzlich die „Sie“-Form in der Kundenansprache.
  7. Wenn Sie einen Sachverhalt nicht kennen oder hinsichtlich einer Produkteigenschaft unsicher sind, dann halten Sie zunächst Rücksprache mit einem Kollegen, bevor Sie online einen Beitrag schreiben.
  8. Bleiben Sie professionell, wenn Diskussionen aufkommen oder provokative Kommentare abgegeben werden. Wenn Sie nicht wissen, wie Sie auf einen Diskussionsbeitrag reagieren sollen, fragen Sie bitte einen Kollegen, der Erfahrung im Umgang mit kritischen Äußerungen hat.
  9. Im Umgang mit rechtswidrigen Beiträgen von Facebook-fans oder twitter-followern wenden Sie sich bitte direkt an Herrn / Frau Muster. Kommentieren Sie diese Beiträge nicht.
  10. Bleiben Sie im Dialog: wenn Sie einen Beitrag posten, dann denken Sie daran, dass darauf Feedback, Kommentare oder Fragen folgen könnten. Verlieren Sie aktive Beiträge und Diskussionen nicht aus dem Auge und antworten Sie zeitnah darauf.
  11. Beachten Sie rechtliche Rahmenbedingungen und Urheberrechte. Verwenden Sie keine Bilder, Videos oder Daten, deren Urheberrecht nicht bei der Muster AG liegen. Um sicher zu gehen, verwenden Sie bitte nur Material aus dem freigegebenen Firmenarchiv. Auf das darin gespeicherte Bild- und Videomaterial können Sie ebenfalls gerne zurückgreifen.
  12. Beteiligen Sie sich nur am Web 2.0, wenn Sie Spaß an der Sache haben.
  13. Denken Sie langfristig. Überlegen Sie bei jedem Beitrag, ob er auch zu einem späteren Zeitpunkt noch Ihren Ansicht entspricht.
  14. Themenvielfalt erlaubt! Schreiben Sie zu allen Themen, die zu den Produkten der Muster AG passen. Hier überlassen wir Ihnen gerne die Freiheit der Themenwahl.

Bürden Sie die Themen Social Media Monitoring oder Social Media Management keinem Mitarbeiter auf, der mit seinen bestehenden Aufgaben bereits überlastet ist. Die Pflege einer Facebook fanpage oder eines Unternehmensblogs sollten Sie auch nicht an Studenten oder Praktikanten übertragen. Stellen Sie dann lieber eine entsprechende Fachkraft ein oder beauftragen Sie einen externen Social Media Manager.

 

Facebook, twitter & Co.:  Rechtliche Fallstricke vermeiden

 

Text_ Katja Mang, Vertriebszeitung

Bild: © Gerd Altmann, pixelio

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Magistra Artium in Informationswissenschaft, Betriebswirtschaftslehre und Wirtschaftsinformatik. Mehrjährige Erfahrung als Software Consultant sowie Projektmanagerin in IT-Projekten und EU Forschungsprojekten. Heute selbständig mit Schwerpunkt: Business Processes & Communication, Wissensmanagement, Web 2.0

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