| Best Practice Arbeitsmethoden
1. Februar 2013 | 1496 Artikelaufrufe

Effiziente Workshops

Workshops werden in Unternehmen häufig durchgeführt. Sie sind ein wichtiges Instrument, um gemeinsam die Herausforderungen zu klären, neue Lösungen zu entwickeln, Ansätze zu konkretisieren und zu verbreiten. Diese Treffen effizient zu gestalten und einzubetten ist deshalb wichtig.

Vorbereitung von Workshops

  1. Die Suche nach Terminen erweist sich meistens als erste Hürde und auch Verschiebungen sind häufig.
  2. Workshops gilt es, mit den Betroffenen gemeinsam zu bestimmen und die Erwartungen zu klären. Auch gilt es zu selektionieren. Meistens wollen Führungskräfte anspruchsvolle Ziele erreichen und dafür keine Zeit einsetzen.
  3. Ort, Pausen usw. sind richtig zu bestimmen, aber nicht entscheidend.
  4. Die Einladung ist wichtig (Programm, Unterlagen usw.). Sie soll attraktiv und transparent sein. Ein Anlass muss für die angestrebten Teilnehmenden attraktiv sein. Möglich ist es auch, die Teilnehmenden 2-4 Fragen vor dem Treffen beantworten zu lassen und die Antworten für den Einstieg zu verwenden.
  5. Wer flexibel sein will, muss sich intensiv vorbereiten. Nur wer gut vorbereitet ist, kann das Potenzial der Beteiligten nutzen (und auf den gemeinsamen Prozess vertrauen). Wenn der Workshop beginnt ist schon (fast) alles gelaufen. Der Ablauf muss vorbereitend durchgespielt werden.
  6. Bei Workshops von mehr als 3 Stunden ist meistens rasch ‚die Luft draussen‘.


Der Workshop

  1. Bei vielen Workshops fehlen plötzlich Leute oder andere kommen dazu. Damit gilt es umzugehen. Wirken mehrere Personen mit, so lässt sich das Potenzial mit einer Rollenteilung (Moderation, Expertenrollen, Protokoll usw.) besser ausschöpfen.
  2. Erwartungen abzustimmen ist zu Beginn eines Treffens wichtig. Nur Probleme, die akzeptiert sind, geben die richtige Grundlage. Reden Sie nicht über Lösungen, wenn die Probleme unklar sind und nicht diagnostiziert wurden. Nur Ziele, die gemeinsame Ziele sind, entfalten später Wirkung.
  3. Bei jedem Workshop sollten die Mitwirkenden rasch reden und sich einbringen können. Lange Einführungen verändern die ganze Zusammenarbeit.
  4. Fragetechnik und Methoden sind gut. Noch wichtiger sind aber Authentizität und Haltung sowie Inhalt. Es gibt viele Methoden für mehr Kreativität, strukturierte Vorgehensweisen usw. Nur einfache Ansätze bewähren sich (z.B. Zettelübung).
  5. Hilfen aus der Theorie können nützlich sein, haben aber keinen Selbstzweck und eingeschobene Vorlesungen gilt es zu vermeiden.
  6. Wählen Sie sorgfältig, wo gemeinsame Entwicklung und wo Vorschläge zur Diskussion effizienter sind.
  7. Mit mehr oder weniger Teilnehmenden umzugehen erfordert unterschiedliche Vorgehensweisen. Mit sechs Beteiligten lässt sich eher alles gemeinsam tun, mit 12 Teilnehmenden gilt es die Arbeit aufzuteilen, um alle zu aktivieren und mehr zu erreichen.
  8. Sagen Sie im Team etwas, wenn Sie etwas zu sagen haben, nicht wenn Sie das Gefühl haben, jetzt auch etwas sagen zu müssen.
  9. Zuhören, verstärken, Gewichte spüren usw. sind wichtige Fähigkeiten.

10.  Richtige Fragen zu stellen ist wichtiger, als Hinweise oder Belehrungen abzugeben.

11.  Versuchen Sie die Ergebnisse des Workshops am Schluss zu klären, das Positive und das Kritische oder Offene zu erfassen und das weitere Vorgehen zu bestimmen. Manchmal braucht aber die Auswertung auch noch Zeit und es gilt, voreilige Schlüsse zu vermeiden.

Nachbearbeitung

  1. Rasche Auswertungen werden besser und sind für die Beteiligten relevanter.
  2. Protokolle oder Ergebnisberichte sind ein wichtiges Instrument für Teamsitzungen. Sie müssen den Anlass aufwerten. Workshops auszuwerten bedeutet Ergebnisse zu strukturieren, weiter zu entwickeln, zu konkretisieren und weitere Schritte zu bestimmen. Zwar kann man das am Workshop tun, aber man sollte voreilige Schlüsse vermeiden; auch mit einem Protokoll ist das möglich. Visualisierung ist aber hilfreich. Im Protokoll finden sich die Beteiligten.
  3. Es gibt klare Arbeitsschritte aus Workshops, die es zu bewältigen gilt. Workshops sind meistens Teil von Projekten. Ebenso wichtig sind aber Themenbereiche, die Unbehagen auslösten, die Ahnung von grundsätzlichen Lösungen anstimmten usw. Diese Themen gilt es ebenso im Auge zu behalten und weiter zu führen.

Text_Prof. Dr. Christian Belz, Ordinarius für Marketing an der Universität St. Gallen und Geschäftsführer des Instituts für Marketing

Bild:© Prof. Dr. Belz

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Prof. Dr. oec. Christian Belz ist Ordinarius für Marketing an der Universität St. Gallen (HSG) und seit 1991 Direktor des Instituts für Marketing und Handel (IMH). und Mitherausgeber der Marketing Review St. Gallen. Die Kompetenzzentren des Instituts sind: Business-to-Business, Hightech Marketing und Marktbearbeitung, Markenführung, Distribution und Kooperation, Internationales Handelsmanagement (Gottlieb Duttweiler Lehrstuhl), Marketingplanung und –controlling.

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