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2. September 2016 | 1077 Artikelaufrufe

Nie wieder falsche Preislisten verschicken

Nie wieder falsche Preislisten verschicken

Ohne die Preisliste kommt kein Auftrag zum Abschluss. Unangenehm wird es, wenn die falschen Zahlen beim Kunden landen. Zahlreiche Versionen auf dem Server, Kopien auf dem Desktop und mangelhafte Kommunikation, machen Vertriebsmitarbeitern das Informationsmanagement schwer. Moderne Software räumt das Dokumentenchaos auf.

Informationsmanagement für Vertriebler

„Die Preisliste ist des Vertrieblers Bibel“, weiß Johannes Woithon, Gründer der Software-Schmiede orgavision. Doch selbst wenn Vertriebschefs akribisch auf Aktualität achten, kursieren nicht selten multiple Versionen des heiligen Dokuments. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern vergrault womöglich sogar den ein oder anderen Kunden. „Schuld ist das komplizierte Order-Server-System“, sagt Woithon. Mit seinem Team hat er ein eigenes Programm entwickelt. Dieses koppelt Dokumentenablage mit Features sozialer Medien und ermöglicht so die Ablagerevolution. Der Berliner verrät, auf welche Funktionen Sie beim Softwarekauf Wert legen sollten.

Prozessabläufe und Rollenbesetzung

Jeder von uns kennt es: Mehrere Personen müssen ein Dokument freigeben. Zurück kommen drei verschiedene Versionen, jeweils mit Anmerkungen. „Um unnötigen Aufwand zu verhindern, sollten Freigabestufen ins Programm implementiert sein“, empfiehlt Woithon. Die Software legt somit eine Benachrichtigungs-Reihenfolge fest: Zuerst korrigiert der Key-Account, dann bekommt der Vertriebsleiter das Dokument. Mühevolles Zusammenfügen ist passé. Online ist stets nur eine Version. Trotzdem sind ältere Fassungen nicht verloren. Das Prinzip: „Mitarbeiter geben das gewünschte Datum ein und haben den Überblick über vorherige Preise oder Zuständige.“ Zeigt das Programm dann noch die Historie des Beitrags an, wissen Betrachter sofort, wer Änderungen vorgenommen hat. So landen Rückfragen beim richtigen Ansprechpartner.

Alarm bei Änderungen

Zurück zum Thema Preisliste. „Achten Sie auf eine Benachrichtigungsfunktion“, rät der Software-Experte. Sobald sich Zahlen, Abläufe oder Ansprechpartner ändern, schlägt das System Alarm. Bei jedem Vertriebler, egal ob im Innen- oder Außendienst, poppt eine Meldung auf. Umgekehrt wird der Dokumentenersteller darüber informiert, ob sein Mitarbeiter die Neuigkeit zu Kenntnis genommen hat. „Der Vertriebsleiter hakt daher nur nach, wenn der Bescheid von einem Angestellten fehlt“, erklärt Woithon. Das stoppe einerseits den Emailwahnsinn und spare – durch weniger Abstimmungsbedarf – Zeit und Nerven. Ein weiterer Clou: Da alle neu definierten Stellen farblich gekennzeichnet sind, genügt ein Blick um Änderungen zu erfassen.

Kommentarfunktion

Systeme, die keine Rückmeldung zulassen, sollten sie ausklammern. „Denken Sie daran, was passiert, wenn sich ein Zahlendreher einschleicht“, schmunzelt Woithon. Das Telefon des Chefs steht nicht mehr still. Eine Kommentarfunktion stoppt den Telefonterror. „Ein Vertriebler reklamiert, sichtbar für alle“, erklärt der Unternehmer. Der Fehler kann korrigiert werden, ohne dass sich jeder einzeln beim Vorgesetzten meldet.

Anderes Beispiel: Sie wollen das Beschwerdemanagement Ihres Betriebs verbessern. Wer kennt die Kundenbedürfnisse am besten? Richtig, der Außendienstler. Doch leider ist er zu selten im Büro, um sein Wissen mit der ganzen Mannschaft zu teilen. „Die Kommentarfunktion schließt Viel-Reisende besser ans Backoffice an“, meint Woithon. Das Brainstorming findet so an unterschiedlichen Orten statt. Kommentare ermöglichen es Vertrieblern im Außendienst, ihr Wissen ohne großen Zeitaufwand zu teilen und mitzudiskutieren. Tipp vom Experten: „Nutzen Sie eine Plattform für alles – egal ob Dokumentenablage, Wissensmanagement oder Vorschlagswesen.“ Das verkürze Prozesse spürbar und motiviere Mitarbeiter, sich zu beteiligen.

Suchfunktion

Oft fragen Vertriebsleiter Woithon, welches das wichtigste Feature einer modernen Managementsoftware ist. Die Antwort kommt wie aus der Pistole geschossen: „Die Suchfunktion.“ Denn sich durch Ordnerverzeichnisse zu klicken, kostet Zeit. Nach einer Studie des Stuttgarter Fraunhofer-Instituts für Produktionstechnik und Automatisierung werden gut zehn Prozent der Arbeitszeit durch „überflüssige oder fehlende Arbeitsmaterialien“ oder „ständiges Suchen nach dem richtigen Dokument in chaotischen Dateiverzeichnissen“ verschwendet. Zeit, die für wichtiger Aufgaben genutzt werden könnte. Daher: „Investieren Sie in ein Programm mit Google ähnlichen Suchmechanismen.“

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Leila Haidar ist freie Wirtschaftsjournalistin aus Stuttgart. Die studierte Literaturwissenschaftlerin ist für die großen deutschen Tageszeitungen tätig und in verschiedensten Fachmagazinen mit Themen rund um Wirtschaft, Karriere und Logistik vertreten.

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