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9. Dezember 2011 | 2929 Artikelaufrufe

Online-Mitarbeiterbefragung – ein Steuerungsinstrument für den Vertrieb

An einer Mitarbeiterbefragung hat beinahe jeder schon einmal teilgenommen. Aber nicht jeder weiß, wie Online-Befragungen funktionieren und wie sie hinter den Kulissen funktionieren.

Die Vorteile einer Mitarbeiterbefragung sind vielfältig: Zum einen signalisieren Sie Ihren MitarbeiterInnen Interesse und Wertschätzung und geben ihnen dadurch das Gefühl, als Teil der Firma Ihre Meinung äußern zu können. Zum anderen können sie betriebliche Stärken und auch Wachstumsbereiche im Arbeitsumfeld identifizieren, wie zum Beispiel im Führungsverhalten, in Abläufen, in Strukturen oder in der Unternehmenskultur.

Zusätzlich fungieren Mitarbeiterbefragungen als Frühwarninstrument, denn durch die Befragungsergebnisse lassen sich gezielte Maßnahmen zur Schwachstellenreduktion einleiten. Wenn eine Mitarbeiterbefragung professionell durchgeführt wird, führt dies gerade im Vertrieb zu einer gesteigerten Produktivität und Loyalität der MitarbeiterInnen.

Heute nutzen immer mehr Unternehmen die Mitarbeiterbefragung im strategischen Kontext. Der Fokus liegt dabei auf dem Verständnis und dem Commitment der Mitarbeiter gegenüber strategischen Fragestellungen des Unternehmens und weniger auf der Zufriedenheit der Mitarbeiter, worauf in den 90er Jahren fokussiert wurde. Es geht also um eine Rückmeldung über die Sichtweise der Mitarbeiter. Besonders im Vertrieb ist diese Rückmeldung notwendig, da eine erfolgreiche Vertriebsmannschaft eine maßgebliche Säule für die Unternehmensumsätze darstellt.

Eine Mitarbeiterbefragung lässt sich in vier Prozess-Schritte einteilen:

Planung

Um den Erfolg einer Mitarbeiterbefragung sicherzustellen, muss sorgfältig geplant werden. Diese Planung beinhaltet folgende Zwischenziele:

  • Erarbeitung eines Befragungskonzeptes
  • Fragebogenentwicklung
  • Ablauf-Planung
  • Anonymitätszusicherung

Erarbeitung eines Befragungskonzeptes

Das Befragungskonzept klärt grundlegende Fragestellungen, wie zum Beispiel wer mit welcher Zielsetzung und über welche Themenschwerpunkte wann, wo und wie befragt werden soll.

Teil einer Mitarbeiterbefragung sind auch „Offene Fragen“ sowie „Allgemeine Zufriedenheits-Fragen“, in denen der/die MitarbeiterIn seine Meinung kundtun kann. Themenschwerpunkte einer Mitarbeiterbefragung können die Zufriedenheit mit dem Arbeitsplatz sowie Sozialräumen sein, das Arbeitsklima und die Zusammenarbeit, die Attraktivität des Arbeitgebers und die Verbundenheit mit den Unternehmenszielen.

Wenn eine Mitarbeiterbefragung durchgeführt werden soll, darf eine maßgeschneiderte Ablauf- und Terminplanung nicht fehlen. Dazu gehört die zeitliche Fixierung der Durchführung, die Auswertungsplanung und Umsetzungsplanung.

Dokumentierte Anonymitätssicherung der Mitarbeiterbefragung

Die Anonymität der Befragung ist sehr wichtig. Noch wichtiger ist jedoch, dass diese Anonymität für die MitarbeiterInnen wahrnehmbar ist, damit diese ihre Antworten offen und ehrlich geben können.

Durchführung

Die Durchführung kann mit Papier oder Online erfolgen. Die Befragung muss in jedem Fall frühzeitig und rechtzeitig vorangekündigt werden.

Bei der Befragung mit Papier ist es erfolgskritisch, dass bei der Rücknahme keine Zuordnung der einzelnen Mitarbeiter bzw. Abteilungen bestehen kann. Vorteilhafter und wesentlich weniger aufwändig präsentiert sich da eine computergestützte Befragung.

Bei einer Online-Befragung ist sicherzustellen, dass die Mitarbeiter einen Zugang zum Internet an ihrem Arbeitsplatz haben. Zudem ist bei professionellen Online-Umfragen für den Auswerter nicht ersichtlich, von welchem Computer aus welche Antworten gegeben wurden. Gleichzeitig können diese Anwendungen unterbinden, dass eine Umfrage mehrmals von einem Computer aus ausgefüllt wird.

Die Online-Befragung hat nicht nur bei der Durchführung Vorteile (Papierverbrauch, Fragebogenausgabe und –rücknahme usw. fallen weg), sondern vor allem auch in einer erleichterten Auswertung.

Bei einer Mitarbeiterbefragung mit dem Vertriebsaußendienst tauchen gleich mehrere Herausforderungen auf: Die Entfernungen bundesweit oder bisweilen auch international, die Nachverfolgung oder auch die dadurch entstehenden Kosten. Eine Online-Befragung punktet hier, da an die Teilnehmer lediglich ein Link per eMail versendet wird und niemand Fragebögen postalisch verschicken muss.

Auch im Vertriebsinnendienst hat die Online-Befragung Vorteile: Besonders schlägt die Ersparnis der Dateneingabe zu Buche, da diese direkt von den Online-Tools gespeichert werden. Auswertungen können zum Großteil automatisiert einfach per Knopfdruck erstellt werden.

Auswertung

Bei der Auswertung der Mitarbeiterbefragung sind folgende Schritte vorzunehmen:

  • Eingangskontrolle der Fragebögen
  • Dateneingabe und Datenauswertung
  • Erstellung der Berichte (Reporting)
  • Ergebnispräsentation
  • Entsorgung der Fragebögen

Wie schon angemerkt, entfällt bei Online Befragungen der zeit- und kapazitätsintensive Teil der Dateneingabe, der händischen Auswertung und die Vernichtung der Fragebögen.  

Auswertung für definierte Auswertungseinheiten

Online-Tools bieten i.d.R. mit der Auswertungs-Funktion auch eine grafische Aufbereitung der Ergebnisse, die dem Benutzer eine übersichtliche Präsentation der Ergebnisse ermöglicht.

Die Auswertung kann über alle Teilnehmer hinweg oder gruppiert nach Auswertungseinheiten erfolgen. Solche sind zum Beispiel Alter, Geschlecht, Bildungsabschluss oder Kostenstelle. Um Auswertungseinheiten festzulegen und zu untersuchen, wird meist zusätzlich zum Online Tool eine Statistiksoftware benötigt.

Die Auswertung nach Gruppen ist differenzierter und der Handlungsbedarf kann detaillierter definiert werden. Nachteilig ist, dass betreffende Einheiten erst einmal erfragt werden müssen und die MitarbeiterInnen befürchten könnten, dass Rückschlüsse auf ihre Person möglich sind. Dieser Eindruck entsteht eher, je kleiner das Unternehmen ist.

Berichtsformen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten einen Bericht zu gestalten. In der Regel werden detailliert ausgearbeitete und kommentierte Gesamtberichte erstellt. Je nach Vereinbarung können auch graphisch aufbereitete Vergleiche Teil des Berichts sein. Die Ergebnisse sollten zumindest zum Teil auch den MitarbeiterInnen zugänglich gemacht werden, um, wie oben schon erwähnt, die Teilnehmer enger einzubinden.

Zeitvergleiche der Befragungsergebnisse

Interessant ist es, wenn Befragungen in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden und die Befragungsergebnisse verglichen werden können. Dies liefert wichtige Informationen über Veränderungen zwischen zwei oder mehreren Befragungszeiträumen. Die Befragungen können den Ausgangspunkt für personalpolitische Überlegungen bilden, da sie die Möglichkeit bieten, aktiv zu verbessern anstatt reaktiv (zum Beispiel auf Kündigungen von MitarbeiterInnen) zu reagieren.

Umsetzung

Im Allgemeinen konzentriert sich die Umsetzung der Befragungsergebnisse auf drei Kernaufgaben:

  • Handlungsbedarfsbestimmung
  • Prioritätensetzung
  • Projektmanagement

Es entsteht erst dann ein Handlungsbedarf, wenn die Befragungsergebnisse (wahrgenommene Istzustände) mit den festgelegten Ziel- bzw. Sollwerten des Managements verglichen werden. Je größer das Defizit zwischen Soll und Ist ausfällt, desto größer ist der Handlungsbedarf, der daraus resultiert. Wenn kein Soll-Wert festgelegt sein sollte, muss dieser nachträglich formuliert werden, denn ohne einen Soll-Wert ist es unmöglich, einen Ist-Wert zu bewerten.

Priorisierung des Handlungsbedarfs

Die Prioritäten sollten von hoch bis niedrig mehrstufig für das gesamte Unternehmen und für die verschiedenen Bereiche bzw. Abteilungen festgelegt werden. Die Bestimmung des Handlungsbedarfes sollte sich an der Priorisierung orientieren.

Abbau des Handlungsbedarfs

Durch definierte Teilprojekte wird der Handlungsbedarf abgebaut. Diese Teilprojekte brauchen eine effektive Projektorganisation, Masterpläne und Projektfortschrittskontrollen.

Es gibt zentral und dezentral gesteuerte Teilprojekte. Zentral gesteuerte Teilprojekte sind oft der Unternehmens- oder Geschäftsleitung unterstellt und werden von Expertenteams bearbeitet. Dezentral gesteuerte Teilprojekte werden in den einzelnen Abteilungen weitgehend autonom bearbeitet. Dazu bietet sich u. a. die Verbesserung der zwischenmenschlichen Beziehungen an.

Es bietet sich an, den MitarbeiterInnen einen Einblick in die durch die Mitarbeiterbefragung initiierten Maßnahmen zu geben, um sie darin zu bestärken, dass ihre Meinung und ihre Mitgestaltung geschätzt ist. 

 

Resümee

Insbesondere unter dem bekannten Stichwort „War for talents“ und der zunehmenden Knappheit an Vertriebsprofis gewinnt neben der strategischen Rekrutierung die Bindung von MitarbeiterInnen an das Unternehmen an Bedeutung. Lücken, selbst im mittelmäßigen Leistungssegment, können nicht mehr ohne weiteres geschlossen werden. Deshalb ist es vor allem für Vertriebsunternehmen wichtig, ihren MitarbeiterInnen ein Klima der Wertschätzung und des Respekts zu bieten. Dies kann durch eine Mitarbeiterbefragung verstärkt werden.

Text_Frank Sicheneder

 

Literaturverzeichnis:

Bettina Geuenich: Mitarbeiterbefragungen sinnvoll einsetzen: Im Gespräch mit dem Experten Rüdiger Hossiep, personalmanager, 2/2008′, S. 50-51
Ingwer Borg: Führungsinstrument Mitarbeiterbefragung, 2003
Michel Domsch & Desiree Ladwig (Hrsg.): Handbuch Mitarbeiterbefragung, 2006
Walter Bungard & Ingela Jöns: Mitarbeiterbefragung. Ein Instrument des Innovations- und Qualitätsmanagements, 2002

Online-Mitarbeiterbefragung – ein Steuerungsinstrument für den Vertrieb
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