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16. November 2017 | 635 Artikelaufrufe

Papierloser Vertrieb

Papierloser Vertrieb: Sinn und Unsinn einer Vision

Es war die Killerapplikation, die uns mit der Digitalisierung versprochen wurde: Ein papierloser Vertrieb. Doch wo macht die Praxis im Vertrieb überhaupt Sinn und wo ist der gute alte Zettel manchmal die bessere Alternative?

Es war eine große Vision: Nie wieder schwere Akten schleppen. Keine langwierige Durchblätter-Sucherei mehr, keine ausgerissenen Locher-Stanzungen und letztlich auch weniger Druck auf Mutter Natur. Heute wissen wir, dass der papierlose Betrieb zwar theoretisch möglich ist, sich aber oft genug selbst im Weg steht. Wo das Digitale brilliert und wo es einem reibungslosen Ablauf eher hinderlich gegenüber steht, verrät der folgende Artikel.

Papierloser Vertrieb: 5 Themen im Praxischeck

1 Stichwort Workflow & Flowcharts

„Wenn das passiert, dann das tun. Falls nicht, dann so vorgehen“. Ein solches Handout gehörte und gehört zu vielen Unternehmen dazu, um Neueinsteigern handlungssichere Leitlinien zu geben, an denen sie sich im Verkauf orientieren können, ohne andere Kollegen behelligen zu müssen.

Gleich in diesem ersten Punkt muss eine Lanze für das Papier gebrochen werden. Natürlich, ein Flussdiagramm zu erstellen, gehört zu den Bordmitteln, die jedes MS-Office-Paket blind beherrscht. Dennoch hat es sich gezeigt, dass es im Verkaufsalltag einfach viel flüssiger funktioniert, einen schnellen Blick auf ein physisch vorhandenes Papier zu werfen, als sich vielleicht erst durch Dateien klicken zu müssen, bis man das Richtige gefunden hat. Man stelle sich eine Produkt-Nutzen-Erklärung vor, bei der der Verkäufer dauernd in seinem Tablet herumwischt.

2 Kundenhilfe

Wenn ein Kunde ein Problem hat, dann will er Lösungen – und zwar am besten „gestern“. Doch was tun, wenn ebendieser Kunde nicht vor einem steht, sondern vielleicht quer durch die Republik entfernt ist? Eine vorgefertigte E-Mail schicken, die vielleicht sein genaues Problem gar nicht behandelt? Einen telefonischen Erklär-Versuch starten, der schon an der Komplexität der Anfrage scheitert? In beiden Fällen leidet das Kundenvertrauen.

Die Lösung ist tatsächlich digital. Denn es gibt Tools, die das Erstellen von Webinaren ermöglichen. Damit betraute Mitarbeiter können sowohl spezifisch für das Kundenproblem zurechtgeschnittene Antworten kreieren, wie auch allgemeine Anleitungen liefern. In Bild und Ton und somit um Längen verständlicher als jede schriftliche Lösung.

3 Dokumentenarchivierung

Eine Menge Startups haben sich dem Ziel verschrieben, eines der wichtigsten Vertriebsprobleme auszurotten: Der in jedem Unternehmen täglich anwachsenden Papierflut. Im Einzelhandel muss jede Quittung aufbewahrt werden. Jeder Lieferzettel wird in irgendeinem Ordner gesammelt und selbst so manche E-Mail wandert nicht auf einen Dokumentenserver, sondern durch den Drucker und landet dann ebenfalls bei „Kollege Leitz“.

Der Lösungsweg ist immer gleich. Ein Programm mit Scan-Tool ermöglicht es, die Papierflut zu digitalisieren, sie zu durchforsten und so papierfrei zu speichern. Doch die Wahrheit ist: Dieser Scan-Vorgang ist schlicht nicht alltagstauglich, weil er trotz aller Softwareverbesserungen immer noch zu langwierig ist. Die Folge: Eine Menge Anbieter strichen bereits die Segel, obwohl die Ideen durchaus überzeugen konnten. Weniger als zehn Prozent aller Unternehmen sind gewillt, sich die Scan-Arbeit anzutun und so wird das physische Papier-Dokument wohl auch noch lange im Vertrieb vorhanden sein.

4 Signaturen

Eigentlich liegen die Vorteile auf der Hand: Längst sind digitalisierte Signaturen (die QES, qualifizierte elektronische Signatur) rechtlich einer händischen Unterschrift auf dem Papier gleichgestellt und funktionieren auch zumindest europaweit. Und gerade im Vertrieb, wo es letztlich ja immer um diverse Verträge geht, die unterschrieben werden müssen, sind die Vorteile sogar überwältigend: Denn für die bisherige Unterschrift per Kugelschreiber mussten zwingend entweder die Dokumente oder der Signierende reisen. Eine zeitraubende und überflüssig kostenintensive Maßnahme.

Das wichtigste Argument der Gegner der digitalen Signatur war bisher die Sicherheit, die allerdings durch entsprechende Software-basierende Maßnahmen längst weitestgehend sichergestellt wurde. Zudem ist dieses Argument eigentlich auch nicht wirklich schlagkräftig: Jedes händisch signierte Papier kann wesentlich leichter, zudem ohne technisches Know-how, geöffnet und manipuliert werden als eine Nachricht, die mit elektronischer Signatur versehen ist. Obendrein haben entsprechende Eingabegeräte mittlerweile so niedrige Preisspektren erreicht, dass sie keine finanzielle Belastung mehr darstellen – und im Gegensatz zu früheren Generationen wird die Unterschrift auch so eingefügt, wie sie auf Papier aussieht und nicht in der „Krakelschrift“, die man kennt.

5 Kundenpräsentation

In der Vergangenheit verdienten Druckereien viel Geld damit, hochwertige Layouts für den Vertrieb zu erstellen. Und auch heute noch gehören in vielen Branchen Kataloge und Flyer essentiell dazu, um potenzielle Kunden wirklich zu begeistern. Doch handelt es sich bei diesem Punkt tatsächlich um ein zweischneidiges Schwert, das sowohl von der Digitalisierung als auch dem klassischen Papier profitiert.

Denn: Gerade im B2B-Bereich haben es Vertriebler weltweit mit PowerPoint-Präsentationen schlichtweg übertrieben. Wohl jeder hat in seinen Unterlagen auch noch die „finale Höchststrafe“ in Form einer einfach ausgedruckten Präsentation herumliegen. Hier wirkt Papier also nicht – wohl aber die klassische Präsentation via Beamer, sofern sie wirklich gut durchgeführt und gestaltet wurde.

Und, machen wir uns nichts vor, spätestens durch die Möglichkeiten der Virtual- und Augmented-Reality (VR / AR) wird das Digitale bei der Kundenpräsentation einen noch höheren Stellenwert erreichen. Wenn man, wie es Ikea jetzt schon vormacht, auf ein Live-Bild seiner Wohnung (via Handy-Kamera) die Einrichtungsgegenstände des Möbelhauses fotorealistisch projizieren kann, wirkt das besser als jeder noch so aufwendig gestaltete Katalog.

Dennoch hat auch Papier hier noch seinen Platz, einfach im „rauen Alltag“ um Katalognummern herauszufinden, sich schnell einen Überblick zu verschaffen, dem Kunden etwas zeigen zu können. Das ist vor allem auch (noch) eine Kostenfrage, die insbesondere kleinere Unternehmen betrifft. Für Großkonzerne mag sich die Investition in solche VR- und AR-Applikationen bereits jetzt lohnen. Kleinere Betriebe können solche Summen jedoch nicht stemmen und dennoch durch gut gestaltete Unterlagen Erfolge einstreichen.

Fazit

Der Traum vom papierlosen Vertrieb war an vielen Stellen etwas zu futuristisch, um den Arbeitsalltag zu überstehen. Doch bereits jetzt gibt es genügend Möglichkeiten, in denen das Digitale die bessere Alternative ist. Bloß muss man für sich selbst und sein Unternehmen entscheiden, welcher Weg der bessere ist.

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