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24. April 2015 | 2439 Artikelaufrufe

Vertriebsschulung: Briefing des Referenten

Vertriebsschulung: Was Sie beim Briefing des Referenten beachten müssen

Sie planen, in Ihrem Unternehmen eine Vertriebsschulung durchzuführen und haben Ihren Referenten bereits gefunden und fest gebucht. Nun geht es darum, Ihre Investition abzusichern und dem Referenten das richtige Briefing für seine Schulungsvorbereitung mit zu geben.

Ein Briefinggespräch mit Ihrem Vertriebstrainer sollte mehrere Punkte beinhalten:

  • Zielgruppe/ Teilnehmerprofil
  • Technische Anforderungen
  • Inhalte/ Ziel
  • Dramaturgie
  • Anmoderation
  • Bestuhlung
  • Reiseorganisation
  • Durchführung
  • Nachbereitung

Zielgruppe/ Teilnehmerprofil

Für den Referenten ist es wichtig, dass er erfährt, wer an dem Seminar oder Vortrag teilnehmen wird. Handelt es sich um Verkaufsleiter, Außendienstmitarbeiter, Händler, Inhaber oder, oder, oder… So kann sich Ihr Referent optimal vorbereiten, seine Inhalte auf den Zuhörerkreis zuschneiden und entsprechend passende Beispiele liefern. Im Idealfall stellen Sie ihm die Teilnehmerliste zur Verfügung. Diese beinhaltet die Namen der Teilnehmer, das Unternehmen und die Position.

Außerdem sollte Ihr Referent erfahren, wie viele Teilnehmer dabei sein werden. Viele Referenten bringen Unterlagen oder kleine „Goodies“ mit, die sie während oder nach der Veranstaltung verteilen. Dies geht von Schreibmaterial über Medien des Referenten (Bücher, DVDs oder Hörbücher) bis hin zu Lernkarten, die als „Spickzettel“ für die gelernten Inhalte dienen sollen. Daher ist es ungemein wichtig, dass Sie den Referenten auch bei Änderungen der Teilnehmerzahl auf dem Laufenden halten. Die Teilnehmerzahl ist auch ausschlaggebend für das benötigte Technikequipment. Bei einer Gruppengröße von ca. 100 Teilnehmern benötigt er definitiv ein Mikrofon.

Technische Anforderungen

Jeder Referent hat bezüglich der Veranstaltungstechnik seine Vorlieben. Sprechen Sie ab, was Sie ihm an Technik zur Verfügung stellen sollten. Die folgenden Medien sollten Sie abfragen und bei Bedarf die Menge klären:

  • Beamer
  • Flipchart
  • Pinwand
  • Mikrofon: Handmikrofon/ Headset/ Krawattenmikrofon…
  • Moderatorenkoffer
  • Barhocker
  • Stehtisch
  • Getränke
  • Leihweise Laptop für die Präsentation. Die meisten Referenten bestehen darauf, ihren eigenen Laptop zu verwenden.
  • Adapter für Macs
  • KVM-Switch. Er fungiert als Umschalter, der beispielsweise mehrere Laptops mit einem Beamer verbindet und so einen reibungslosen Wechsel zwischen den Präsentationen ermöglicht.
  • Tonabnahme. Notwendig, wenn der Referent Videos in seiner Präsentation zeigen möchte.
  • Entstörer. Werden mehrere technische Geräte parallel verwendet, kommt es häufig zu einem Brummen. Entstörer können dies beheben.

Inhalte

Im Briefinggespräch sollten Sie dem Referenten Ihre konkreten Ziele der Veranstaltung darlegen. Was ist Ihnen besonders wichtig? Was sollen die Teilnehmer mitnehmen? Welche Verhaltensänderungen sollen durch die Veranstaltung erzielt werden?

Daraufhin gestalten Sie gemeinsam mit Ihrem Referenten die Inhalte, die an dem Tag geschult werden. Profis werden ihre Inhalte auf Ihr Unternehmen, Ihre Zielgruppe und Ihre Maßnahme individuell zuschneiden. Erläutern Sie dem Referenten Ihren Hintergrund: Worauf ist in Ihrer Branche besonders zu achten? Gibt es eventuell sogar einen Teilnehmer, der besonders hervorgehoben werden soll?

Dramaturgie

Besprechen Sie die Pausenzeiten mit Ihrem Referenten. Dieser kann am besten beurteilen, wann Sie eine Unterbrechung machen sollten, um die Dramaturgie der Inhalte nicht zu gefährden. Eine Pause mitten in einem Thema kann jeglichen Spannungsbogen zunichtemachen! Bitte überlegen Sie auch, ob Sie nach einem Vortrag wirklich eine Fragerunde zulassen wollen. Wenn der Redner einen dynamischen und motivierenden Vortrag gehalten hat, bremsen Sie die gute Stimmung mit einer Fragerunde komplett aus. In diesem Fall sollten Sie darauf verzichten.

Bestuhlung

Bei Vortragsveranstaltungen ist die Bestuhlung für Referenten eher zweitrangig. Doch vor allem bei Seminaren sollten Sie Rücksprache mit dem Referenten halten. Eine U-Form oder noch besser ein Stuhlkreis ohne Tische fördert den Austausch unter den Teilnehmern enorm.

Reiseorganisation

Wie wird Ihr Referent anreisen? Wann wird er anreisen? Wo kommt er unter? Wie kommt er vom Hotel zum Veranstaltungsort und anschließend zum Flughafen oder Bahnhof? Reist er mit dem Pkw an? Und vor allem: Wer übernimmt die Organisation der An- und Abreise? Viele Referenten haben ein kompetentes Backoffice, das dies gerne übernimmt. Ist er allerdings ein „Einzelkämpfer“ entlasten Sie ihn enorm, wenn Sie dies übernehmen. Oft können Sie so sogar noch Geld sparen, wenn Sie beispielsweise über spezielle Kontingente in Hotels etc. verfügen.

Durchführung

Wird der Referent anmoderiert? Wenn Sie keinen Wert darauf legen, Ihre „Errungenschaft“ groß anzukündigen, sprechen Sie Ihren Referenten bitte an. Während einige Redner eine lange Anmoderation mit jedem kleinen Baustein ihres Lebenslaufs wünschen, verzichten andere Redner gerne auf lange Lobeshymnen und stellen Ihnen kurze Textbausteine für die Anmoderation zur Verfügung, derer Sie sich bedienen können. Andere Redner wiederum verzichten gerne komplett auf eine Anmoderation, da sie diese in ihre Präsentation integriert haben. In Trainings können Sie meist komplett darauf verzichten. In vielen Fällen erfolgt eine kurze Vorstellungsrunde.

Bei Trainings sind die meisten Referenten rechtzeitig im Seminarraum, um diesen entsprechend vorzubereiten. Bitte klären Sie daher mit dem Servicepersonal, wann er Zugang zum Raum hat und dass die benötigte Technik bereits aufgebaut ist. Bei einer Anreise am Vorabend bereiten viele Trainer den Raum je nach Ankunftszeit auch schon gerne schon am Abend vor. Auch dies sollte im Vorfeld mit der Veranstaltungsstätte besprochen werden. Verlangen Sie auch einen Schlüssel für den Seminarraum, so dass der Trainer diesen selbstständig in den Pausen abschließen kann.

Bei Vortragsveranstaltungen sollten Sie dem Referenten mitteilen, wann Sie ihn spätestens vor Ort benötigen. Wann soll er zum Technikcheck vor Ort sein? Bitte beachten Sie, dass es Referenten, die am Veranstaltungstag anreisen, oft nicht möglich ist, einen Technikcheck um 9:00 Uhr wahrzunehmen, wenn ihr Vortrag erst um 15:00 Uhr beginnt. Planen Sie daher ein, diesen in der vorangehenden Pause durchzuführen. Steht dem Redner ein Ausstellerstand zur Verfügung, sollten Sie ihn im Idealfall nach seiner Ankunft abholen und ihm zeigen, wo er aufbauen kann. Damit Ihr Redner sich voll und ganz auf den Vortrag vorbereiten kann, bringen viele auch ein oder zwei Mitarbeiter mit, die dies übernehmen. Andernfalls zeugt es von Klasse, wenn Sie ihm einen Ihrer Mitarbeiter zur Verfügung stellen, der den Aufbau übernimmt oder ihm hilft.

Nachbereitung

Besprechen Sie im Vorfeld, welche Möglichkeiten der Lerntransfersicherungen im Nachgang erfolgen können. Beispielsweise können Sie für jeden Teilnehmer ein Buch, eine DVD oder ein Hörbuch erwerben, das die behandelten Inhalte enthält. Manche Trainer bieten Ihnen auch die Möglichkeit an, dass sie oder jemand aus dem Team einige Wochen nach dem Seminar die Teilnehmer anruft und abfragt. Sie können auch eine Telefonkonferenz oder ein Webinar planen, welche/s nach einer gewissen Praxisphase durchgeführt werden kann, um die Inhalte noch einmal kurz zu wiederholen oder bei den Teilnehmern abzufragen.

Gibt es im Nachgang ein Fotoprotokoll oder andere Unterlagen, die genutzt werden können? Bitte überschätzen Sie diese jedoch nicht. Erfahrungsgemäß ist es so, dass die meisten Teilnehmer diese vorbildlich abheften und dann nie wieder ansehen.

Selbst der beste Referent kann eine miserable Leistung ablegen, wenn Sie nicht genau kommunizieren, was Sie von seinem Einsatz erwarten. Denn wer den Weg nicht kennt, wird sich verlaufen.

Fazit

Besprechen Sie im Briefing das kleinste Detail. Nehmen Sie sich genug Zeit für dieses Gespräch. Wenn Sie unter Zeitdruck stehen, vergessen Sie eventuell Punkte, die wichtig sind, um Ihre Veranstaltung zu einem Erfolg zu machen. Daher notieren Sie sich im Vorfeld alle Punkte, die der Referent wissen muss. Es ist immer besser, wenn Ihr Referent mehr als nötig gebrieft wird, als dass nachher der eine wichtige Punkt vergessen wird, der zwischen einer Top-Veranstaltung und einem Flop entscheidet.

Vertriebsschulung: Was Sie beim Briefing des Referenten beachten müssen
Bewertung: 5

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In den vielen Jahren in der Branche hat sie häufig Veranstaltungen besucht und dort gesehen, welcher Referent performt und welcher nicht. So entstanden viele spannende Kontakte zu den Top-Premium-Vertriebstrainern, -Rednern und -Beratern. Durch ihre Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau kann sie nicht nur beurteilen, welcher Referent zu Ihren Anforderungen passt, sondern kann auch wichtige Tipps zu Ihrer Eventplanung geben, damit dieser ein voller Erfolg wird.

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