Angebote im Homeoffice erstellen: Das geht auch im technischen Vertrieb

Viele Vertriebsorganisationen sind technisch nicht auf Homeoffice ausgelegt

Das Homeoffice ist für viele Vertriebsmitarbeiter in der Corona-Krise die einzige Möglichkeit, ihrer beruflichen Verpflichtung nachzukommen. Doch viele Unternehmen stoßen bei der dazu benötigten Infrastruktur schnell an ihre Grenzen. Obwohl die meisten Privatwohnungen über gute Internet-Verbindungen verfügen, sind es oftmals die firmeninternen Vertriebssysteme, die auf diese Herausforderungen nicht ausgelegt sind.

Beim Homeoffice stoßen Vertriebsorganisationen auf 4 wesentliche Probleme

1. Können sich die Vertriebsmitarbeiter von e
2. xtern, also vom Homeoffice, in das firmeninterne Netzwerk einloggen?
3. Sind die internen IT-Systeme zur Angebotserstellung für dezentrales Arbeiten entwickelt worden oder stehen sie nur abgeschottet im internen Computernetzwerk zur Verfügung?
4. Steht den externen Vertriebsmitarbeitern genug Fachwissen und Expertise zur Verfügung, dass sie auch im Homeoffice fachlich richtige Angebote erstellen können?
5. Sind Organisation und Workflow zur Erstellung von Angeboten im Unternehmen auf dezentrales Arbeiten ausgelegt?

Doch selbst wenn die technische Hürde genommen wurde und Vertriebsmitarbeiter zuhause via VPN-Verbindung, File Server oder Intranet auf die firmeninternen Dokumente und Kalkulationstabellen zugreifen können, steht die nächste Herausforderung vor der Tür: Die Erstellung technisch anspruchsvoller Angebote!

Z.B. im Maschinen- und Anlagenbau, bei denen viele Angebote kundenindividuell konfiguriert und produziert werden, sind im Angebotsprozess viele verschiedene Abteilungen und Experten eingebunden, bis ein Angebotsdokument endlich abgegeben werden kann.

Interne Experten sind auf einmal nicht mehr verfügbar

Technisch komplexe Angebote sind in den meisten Fällen Teamwork vieler verschiedener Fachabteilungen und Experten. Vom Produktmanagement über die Kalkulation, Konstruktion, Support bis zur Spedition und Freigabe durch das Management unterstützen viele Experten den Vertriebsmitarbeiter bei der Erstellung der Offerte.

Für den im Büro arbeitenden Vertriebsmitarbeiter sind die benötigten Experten oft schnell zu erreichen: Per E-Mail, Telefon oder zu Fuß mit einem kurzen Gang über den Flur.

Anders sieht es bei der aktuellen Homeoffice-Regelung aus: Jeder Kollege wohnt und arbeitet an einem anderen Ort. Die virtuelle Anwesenheit sollte zwar während der Kernarbeitszeit gegeben sein, ist aber trotz moderner Kommunikationssoftware wie Webex oder Microsoft Teams oft nicht direkt einsehbar. Fehlt ein Experte aufgrund von Abwesenheit durch Termine oder Krankheit, verzögern sich Kundenangebote solange, bis alle benötigen Informationen vorhanden sind.

Organisation des Angebotsprozesses wird zur Herausforderung

Auch die Verteilung und Zusammenarbeit an gemeinsamen Dokumenten wie Kalkulationen, Konstruktionen und Konfigurationen stellen oft eine technische Herausforderung dar. Collaborationssoftware wie Sharepoint, FileServer, Dropbox und andere sind oft nur Hilfsinstrumente, lösen aber das Grundproblem nicht, da viele IT-Systeme wie auch Excel und Word nur wenige Multiuser-Eigenschaften zulassen.

Hinzu kommt das Problem der Mehrsprachigkeit in internationalen Vertriebsorganisationen. Ausländische Vertriebsniederlassungen kalkulieren eigenständig Produkte und Leistungen, die dann auch noch in einer fremden Sprache an die Kunden übergeben werden. Aus Unternehmenssicht ein enormes produktionstechnisches und damit finanzielles Risiko, dem sich die Unternehmen aussetzen.

Viele Vertriebsorganisationen retten sich durch ausgefeilte Organisationsprozesse, in denen Dokumente mit Versionierungen, Textbausteine und auswendige Kontrollprozesse sicherstellen sollen, dass die abgegebenen Angebote produzierbar sein sollen.

Angebotskonfiguratoren dienen dem technischen Vertrieb als Knowledge-Base

Abhilfe versprechen sogenannte Angebotskonfiguratoren, die dem Vertrieb als zentrale Wissensdatenbanken für alle technischen, verkäuferischen und juristischen Themen dienen. Diese Systeme zählen zur Gruppe der CPQ-Systeme (Configure, Price, Quote – englisch für Konfigurieren, Preise berechnen und Angebote erstellen) und konzentrieren das Fachwissen aller internen Experten in einer Wissensdatenbank, die dann über leicht zu bedienenden Oberflächen vom Vertriebsmitarbeiter abzurufen sind.

Angebotskonfiguratoren bilden die Schnittstelle zwischen den CRM-Systemen, in denen die Kundenbeziehungen verwaltet werden und der ERP-Software, in der die Produktion mit Stücklisten und Arbeitsplänen gesteuert wird.

Kern der Konfiguratoren bildet das technische Fachwissen der internen Experten, die über Regeln und Formeln alle technischen Abhängigkeiten einspeisen. Dies betrifft vor allem das Produktmanagement; aber auch Konfiguration, Kalkulation und Management hinterlegen ihre Regeln, die zur vollständigen Angebotserstellung nötig sind.

Verschiedene Zielgruppen, darunter auch Händler und Endkunden greifen via Web auf das Expertenwissen zu und konfigurieren durch einfache Dateneingabe komplexe Maschinen- und Anlagen.

Angebote müssen auch schön aussehen

Ergebnis dieser Angebotsprozesse ist immer ein im firmeneigenen Corporate Design erstelltes Word- oder pdf-Dokument, das auf Knopfdruck die Sprache wechseln kann und so international als Angebots-Grundlage dient.

Genehmigungsprozesse der Angebote heute per APP

Ist das Angebot inhaltlich richtig erstellt und Preise und Konditionen kalkuliert, benötigen viele Offerten – vor allem kundenindividuelle Sonderlösungen – eine Genehmigung durch das Management. Normalerweise ist dies vielleicht ein persönliches Abstimmungsgespräch mit dem Vorgesetzten; in Zeiten von dezentralen Organisationen sind auch viele Chefs im Homeoffice nicht mehr greifbar.

Moderne CPQ-Systeme bieten Genehmigungsprozesse per APP an. Der Vorgesetzte erhält eine Push-Nachricht auf sein Mobiltelefon, dass Angebote zur Genehmigung vorliegen. Er kann so an jedem Ort der Welt die Angebote prüfen und dann online freigeben. Innerhalb weniger Minuten erhält der Vertriebsmitarbeiter die Freigabe und kann das Angebot an den Kunden weiterleiten.

Fazit zum Arbeiten mit Angebotskonfiguratoren

Durch den Einsatz moderner CPQ-Systeme – Angebotskonfiguratoren für den Technischen Vertrieb – stellen internationale Vertriebsorganisationen sicher, dass dezentral arbeitende Mitarbeiter schnell und produktiv technisch und formal richtige Angebote erstellen können.

Diese Systeme stellen schon heute eine wichtige technische Säule für moderne Vertriebsorganisationen dar, stellen sie doch das Expertenwissen allen am Vertrieb beteiligten Personen auch ohne große Einarbeitung und Vorkenntnisse zur Verfügung. Unvollständige, falsche oder nicht produzierbare Angebote sind damit Teil der Vergangenheit.