Angebote richtig nachfassen: So erhöhst Du Deine Abschlussquote

Warum konsequentes Nachfassen über den Auftrag entscheidet

Viele Vertriebsmitarbeitende empfinden den Versand eines Angebots als letzten großen Schritt vor dem Auftrag. Tatsächlich beginnt jetzt jedoch eine entscheidende Phase im Vertriebsprozess. Denn selbst das beste Angebot verkauft sich nur selten von allein.

Dabei ist professionelles Nachfassen weit mehr als eine freundliche Erinnerung. Es zeigt Ihrem Kunden, dass Sie zuverlässig sind, dass Sie Verantwortung übernehmen und echtes Interesse an einer Zusammenarbeit haben. Gleichzeitig erhalten Sie wertvolle Informationen darüber, wie der Entscheidungsprozess verläuft und ob noch Fragen oder Bedenken bestehen.

Wer dagegen lediglich auf eine Rückmeldung wartet, überlässt den weiteren Verlauf häufig dem Zufall – und möglicherweise auch dem Wettbewerb. Konsequentes Nachfassen erhöht deshalb nicht nur die Abschlussquote, sondern verbessert auch die Qualität der Kundenbeziehung. Aus genau diesem Grund gehört die Angebotsverfolgung zu den wichtigsten Aufgaben im B2B-Vertrieb.

Je weiter unten im Vertriebstrichter sich Vertriebsmitarbeitende mit ihrem jeweiligen Kunden befinden, umso sicherer fühlen sie sich: Das Angebot ist versendet, der Auftrag scheint zum Greifen nah. Dabei müssten die typischen Abschlussraten ja bekannt sein – und diese sind meist sehr niedrig: Denn nur aus durchschnittlich 20 % der Angebote im B2B-Vertrieb wird letztlich auch ein Auftrag. Und ohne Nachfassen des Angebots ist die Wahrscheinlichkeit, einen Auftrag zu erhalten, nochmals erheblich kleiner!

Abwarten und Tee trinken nach dem Angebotsversand ist die falsche Strategie!

Im Gegenteil: Fehlendes Nachfassen von Angeboten ist sogar Gift für jede Abschlussquote. Schließlich haben Sie mit Ihrem Vertrieb und Marketing bereits viel investiert, um die Kundin an den Punkt zu bringen, wo sie ein Angebot anfragt. Wer jetzt nicht nachhakt, würde diese Investition leichtfertig in den Wind schießen.

Warum viele Vertriebsmitarbeitende Angebote nicht konsequent nachfassen

Die Nachverfolgung von Angeboten – insbesondere das Nachtelefonieren – gehört dennoch zu den wenig geliebten Aufgaben vieler Vertriebsmitarbeitende. In der „Unbeliebtheitsskala“ rangiert sie vermutlich kurz hinter der Kaltakquise. Was sind die Gründe hierfür?

Letztendlich ist es die Angst vor Ablehnung: Zum einen die Angst, dass der Kunde nein sagt. Zum anderen die Angst, dem Kunden auf die Nerven zu gehen. Verpackt werden diese Ängste von den Mitarbeitenden in meist unbewusst vorgeschobene Argumente wie:

• Für das Nachtelefonieren der Angebote habe ich keine Zeit. Ich muss neue Angebote generieren
• Die Kundin kommt auf mich zu, wenn das Angebot passt

Helfen Sie Ihren Vertriebsmitarbeitenden dabei, solche Denkmuster zu durchbrechen. Zeigen Sie auf, dass die reine Menge von abgegebenen Angeboten nicht entscheidend ist, sondern dass es auf die Abschlussquote ankommt. Daher ist es besser, mal auf eine wenig Erfolg versprechende Angebotsanfrage nicht zu reagieren oder sie mit Minimalaufwand zu bearbeiten, dafür aber die Angebote mit Potenzial ordentlich nachzuverfolgen.

Gehen Sie außerdem auf die Gründe ein, warum der Kunde sich nach der Abgabe eines Angebots oft nicht meldet. Dann ist für Ihre Vertriebskräfte gut nachvollziehbar, dass Nachhaken beim Kunden ein wichtiger Baustein bei ihrer persönlichen Zielerreichung ist.

Warum Kunden auf Angebote oft nicht reagieren

Es gibt eine ganze Reihe von Gründen, warum Ihr Kunde nicht auf Ihr Angebotsschreiben bzw. Ihre Angebots-Email reagiert. Hier einige Beispiele:

• Der Kunde hat Ihr Angebot nicht erhalten
• Die Kundin hat mehrere Angebote bei unterschiedlichen Anbietern angefragt und will diese in Ruhe vergleichen. Ggf. liegen ihr noch nicht alle Angebote vor
• Der Kunde hat es mit dem Projekt nicht eilig
• Das Projekt der Kundin wurde zwischenzeitlich gecancelt
• Der Kunde brauchte nur ein Vergleichsangebot, war aber an der Zusammenarbeit mit Ihnen gar nicht interessiert
• Die Kundin ist mit ihrem Angebot nicht zufrieden. Sie tendiert zu einem anderen Anbieter oder hat den Auftrag mittlerweile an ein anderes Unternehmen vergeben
• Der Kunde will Ihnen „kein Geld hinterherwerfen“ bzw. denkt: „Der Anbieter will ja etwas von MIR“. Daher erwartet er, dass Sie sich melden
• Die Kundin beurteilt Ihr Interesse und Ihren Service anhand Ihrer aktiven Angebotsverfolgung

Für Ihr Vertriebsteam ist es also wichtig, am Kunden dranzubleiben und herauszufinden, aus welchem dieser Gründe noch kein Auftrag erteilt wurde.

7 Gründe, warum konsequentes Nachfassen Deine Abschlussquote erhöht

Effizientes Angebotsmanagement ist oft ausschlaggebend dafür, ob Sie einen Auftrag abschließen können oder nicht. So sprechen die folgenden 7 Gründe für das konsequente Nachverfolgen Ihrer Angebote:

1. Das Nachfassen von Angeboten, vor allem das Nachtelefonieren, bietet Ihnen die Chance, eine persönliche Beziehung zur Entscheiderin aufzubauen
2. Sie gewinnen neue Informationen über Ihren Kunden und den Status Ihres Angebots
3. Sie demonstrieren echtes Interesse, Drive, Zuverlässigkeit, Serviceorientierung und Kommunikationsstärke – lauter Punkte, die sich die meisten Kunden für die spätere Zusammenarbeit mit Ihnen wünschen werden
4. Sie erfahren, ob der Kundin noch etwas fehlt, um sich für Sie zu entscheiden. Ggf. können Sie Bedenken ausräumen oder offene Fragen klären
5. Sie verschaffen sich einen Wettbewerbsvorteil gegenüber Anbietern, die ihre Angebote nicht konsequent nachverfolgen
6. Sie steigern Ihre Abschlussquote
7. Auch wenn Sie beim Nachtelefonieren ab und zu Absagen kassieren werden und der Auftrag an einen anderen Anbieter geht, hilft Ihnen diese Erkenntnis weiter: Sie wissen, woran Sie sind, und können sich weitere Wiedervorlagen sparen. Erfragen und dokumentieren Sie die Gründe für den Auftragsverlust, und nutzen Sie dieses Wissen für künftige Angebotsanfragen ähnlicher Kunden

Wann sollten Sie ein Angebot nachfassen?

Den perfekten Zeitpunkt für das Nachfassen gibt es nicht. Entscheidend ist vielmehr, dass Sie gemeinsam mit Ihrem Kunden bereits während der Angebotserstellung einen realistischen Zeitplan abstimmen.

Fragen Sie deshalb frühzeitig nach, bis wann Ihr Kunde eine Entscheidung treffen möchte. Vereinbaren Sie möglichst direkt einen Termin, an dem Sie sich wieder melden, und kündigen Sie diesen auch in Ihrem Angebot an. So weiß Ihr Kunde, dass Sie sich zu einem bestimmten Zeitpunkt erneut melden werden. Das wirkt professionell, verbindlich und keineswegs aufdringlich.

Ist kein konkreter Entscheidungstermin vereinbart worden, sollten Sie nicht zu lange warten. Je nach Umfang und Komplexität des Angebots kann ein erstes Nachfassen nach einigen Werktagen sinnvoll sein. So bleiben Sie präsent, ohne Ihren Kunden unter Druck zu setzen.

Telefon oder E-Mail: Welches Medium eignet sich zum Nachfassen?

Grundsätzlich gilt: Je persönlicher der Kontakt, desto größer sind Ihre Chancen, einen Auftrag zu gewinnen. Deshalb sollte das Telefon im B2B-Vertrieb meist die erste Wahl sein. Im direkten Gespräch können Sie sofort auf Rückfragen eingehen, Unsicherheiten erkennen und gemeinsam mit Ihrem Kunden die nächsten Schritte besprechen.

Eine Nachfass-E-Mail eignet sich dagegen vor allem dann, wenn Sie einen Telefontermin ankündigen, zusätzliche Informationen nachreichen oder Ihren Gesprächspartner nicht direkt erreichen. Auch bei standardisierten Angeboten mit geringem Auftragswert kann eine E-Mail ausreichend sein.

Am erfolgreichsten ist häufig die Kombination beider Kommunikationswege: Nehmen Sie zunächst telefonisch Kontakt auf und fassen Sie die wichtigsten Punkte anschließend per E-Mail zusammen. So zeigen Sie Verbindlichkeit, schaffen Transparenz und geben Ihrem Kunden alle Informationen an die Hand, die er für seine Entscheidung benötigt.

Wichtig ist dabei nicht nur das gewählte Medium, sondern vor allem, dass Sie überhaupt nachfassen. Viele Aufträge gehen nicht an den günstigsten Anbieter, sondern an denjenigen, der zuverlässig erreichbar ist, Interesse zeigt und den Entscheidungsprozess aktiv begleitet.

Angebote richtig nachfassen: 6 Praxistipps für mehr Abschlüsse

1 Kündigen Sie Ihren Anruf an

Erkundigen Sie sich schon vor der Angebotserstellung bei Ihrer Kundin, bis wann sie über die Vergabe des Auftrags entscheiden will. Addieren Sie einige Tage zu diesem Datum und erwähnen dieses bereits in Ihrem Angebotsschreiben. Erstellen Sie sich eine entsprechende Vorlage für Ihre Anschreiben bzw. ein Muster für Ihre Angebots-Emails. Ihre Nachfass-Ankündigung könnte wie folgt lauten:

„Um die weitere gemeinsame Vorgehensweise mit Ihnen zu besprechen, werde ich mich am …….. / in KW …. bei Ihnen melden.“

2 Planen Sie feste Zeiten ein

Tragen Sie sich einen Termin in Ihren Kalender ein, an dem Sie das jeweilige Angebot nachfassen wollen, bzw. legen Sie sich hierfür eine Aufgabe an. So demonstrieren Sie Ihren Kunden Verlässlichkeit. Sie halten, was Sie im Angebot „versprochen“ haben. Zudem ergibt sich durch regelmäßige Nachfass-Aktionen – ähnlich wie bei regelmäßiger Kaltakquise – eine Routine. Je häufiger Sie sich um die Angebotsverfolgung kümmern, desto besser werden Sie darin.

3 Wählen Sie das beste Medium

Ob Video-Call, Nachfass-Telefonat oder -Email: Jedes Angebot sollte nachverfolgt werden. Hierbei gilt: Je persönlicher, desto besser. Daher sollten Sie Telefonate oder Video-Anrufe bevorzugen. Beide Medien geben Ihnen die Möglichkeit, die Stimmung des Gesprächspartners einzuschätzen, offene Fragen zu klären, auf Bedenken zu reagieren und weitere Informationen zu gewinnen.

Nur wenn sich der Aufwand für das persönliche Nachhaken tatsächlich nicht lohnt oder eine große Zahl sehr ähnlicher, standardisierter Angebote nachverfolgt werden muss, kann ein Nachfassbrief oder eine Nachfass-EMail eine Lösung sein. Erstellen Sie sich hierfür ein Muster bzw. eine Vorlage.

4 Bereiten Sie das Gespräch gut vor

Stellen Sie sicher, dass Sie alle notwendigen Informationen zum Kunden vor sich haben, und vergegenwärtigen Sie sich diese vor Gesprächsbeginn. Spielen Sie vorab bereits mögliche Reaktionen des Kunden durch. Bereiten Sie sich für alle Fälle auf eine erneute Einwandbehandlung vor. Polen Sie sich auf Erfolg. Sie haben Zeit und Mühe in Ihr Angebot investiert. Daher dürfen Sie jetzt nachhaken und den Auftrag dingfest machen.

5 Formulierungshilfen fürs Nachfassen von Angeboten

Seien Sie beim Nachverfolgen Ihrer Angebote höflich, aber selbstbewusst und verbindlich. Sie sind kein Bittsteller, sondern haben eine Lösung für Ihre Kundin und agieren auf gleicher Augenhöhe.

Eröffnen Sie das Nachfass-Telefonat mit einer offenen Frage.

Statt „Ich wollte mal fragen, ob mein Angebot angekommen ist“ formulieren Sie abschluss- und lösungsorientiert: „Ich habe Ihnen ja vor [einer/zwei Woche/n] das gewünschte Angebot gesendet. Wie angekündigt/versprochen melde ich mich heute bei Ihnen, um mal zu hören, was Sie darüber denken.“ oder um Ihnen noch offene Fragen zu beantworten, damit Sie Ihre Entscheidung treffen können.“

Erfragen Sie mit Nachfass-Fragen wie den folgenden konkret Ihre Chancen, und finden Sie heraus, wo Sie ggf. noch nachbessern müssen:

• „Auf einer Skala von 1 bis 10, bei der 10 für Kaufen steht, wo stehen wir da jetzt?“
• „Was fehlt Ihnen noch, damit Sie sich gerne für mein Angebot entscheiden können?“
• „Was müsste geschehen, damit die Wahrscheinlichkeit von 8 auf 9 steigt?“

Geben Sie sich hierbei nicht gleich mit der erstbesten Antwort zufrieden, sondern haken Sie nach: „Was noch?“, „Was außerdem noch?“

6 Zu guter Letzt: Selbst bei schriftlichen Absagen nachhaken

Fassen Sie auch nach, wenn der Kunde Ihr Angebot abgelehnt und Ihnen bereits schriftlich eine Absage geschickt hat. Trotz der Ablehnung des aktuellen Angebots kann er Ihr Unternehmen ja dennoch für künftige Projekte in Erwägung ziehen. Nur wenn Sie wissen, woran Sie gescheitert sind, können Sie es beim nächsten Mal oder bei der nächsten Kundin besser machen.

Wie oft solltest Du ein Angebot nachfassen, ohne aufdringlich zu wirken?

Vermeiden Sie das Gefühl, Ihr Nachfassen wirke aufdringlich. Berücksichtigen sich hierfür folgende Empfehlungen:

1. Bleiben Sie an einer Kontaktperson dran, denn nur so verhindern Sie, immer wieder aufs Neue Ihr Anliegen erläutern zu müssen.
2. Lassen Sie ein paar Werktage nach dem ersten Nachfassen vergehen, denn Entscheidungen brauchen Zeit.
3. Bleiben Sie freundlich und diskret, um Ihrem Kunden den nötigen Respekt entgegen zu bringen. Dabei sollten Sie Floskeln und Fragen verwenden wie:
   • Wir hatten Ihnen unser Angebot zu … vorgelegt. Hat es Ihren Anforderungen entsprochen?
   • Brauchen Sie noch genauere Daten oder Informationen von uns?

Fazit: Konsequentes Nachfassen entscheidet über den Auftrag

Mit Hilfe des Nachfassens erfüllen Sie eine der wichtigsten Aufgaben in der Kundenakquise und –bindung, denn die Methode geschieht auf einer persönlichen Ebene. Sie können dem Kunden das Gefühl vermitteln, sich betreut und umsorgt zu fühlen. Diese Bindung kann zu einem Vertrauensverhältnis wachsen und schließlich zu langfristigen Geschäftsbeziehungen mit diesem Kunden verhelfen.