Checkliste: CRM-System in der Cloud hosten?

Checkliste CRM-Lösung aus der Cloud? 6 Fragen unterstützen Sie bei Ihrer Entscheidung

1. Haben Sie mehr als nur eine Handvoll Kunden?

Es ist mittlerweile eine Binsenweisheit: Nur Unternehmen, die ihre Kunden mit individualisierten Angeboten und einer durchgängigen Customer Journey begeistern, werden langfristig wettbewerbsfähig bleiben.

Dazu müssen sie jeden Kunden, seine Bedürfnisse und Wünsche genau kennen, wissen, welche Informationen er wann benötigt. Das gelingt mit einem professionellen Customer Relationship Management, mit dem sich alle internen und externen Daten erfassen, miteinander verknüpfen und analysieren lassen.

Doch mit wachsender Datenmenge und damit verbunden einer steigenden Zahl an Rechenvorgängen kommt ein Firmennetzwerk schnell an seine Grenzen. Beim CRM-System in der Cloud hingegen lassen sich Computing und Storage entsprechend des aktuellen Bedarfs schnell und kostengünstig skalieren.

2. Ist Ihr Vertrieb ständig auf Achse?

Vermutlich wird er viel über Smartphones und Tablets kommunizieren. Liegt das CRM-System in der Cloud, können Ihre Mitarbeiter jederzeit über die mobilen Endgeräte darauf zugreifen und so dem Kunden einen Rundum-Service bieten, unabhängig davon, ob man sich gerade auf einer Veranstaltung oder einer Dienstreise befindet.

3. Ist mobiles Arbeiten im Unternehmen zunehmend gefragt?

Immer mehr Mitarbeiter möchten die Wahl haben, bei Bedarf auch von zu Hause oder von unterwegs aus zu arbeiten. Eine Tendenz, die durch die aktuelle Situation noch verstärkt wurde. Es handelt sich dabei nicht nur um Vertriebler und Service-Experten, sondern beispielsweise auch um Angestellte, etwa aus dem Marketing. Doch damit sie ihre Aufgaben auch im Homeoffice ohne Abstriche erledigen können, sind sie auf aktuelle und sofort verfügbare Kundendaten aus dem CRM-System angewiesen. Das lässt sich am einfachsten bewerkstelligen, wenn das CRM-System in der Cloud gehostet ist – denn dann ist der Zugriff unabhängig vom Zeitpunkt und vom eigenen Standort gewährleistet.

4. Sind Ihnen Datenschutz und -sicherheit besonders wichtig?

Dann bedenken Sie: Zertifizierte Cloud-Anbieter haben höchste Sicherheitsstandards – die Daten sind daher oft viel besser gegen Risiken geschützt als im Rechenzentrum des einzelnen Unternehmens. Stringente Backup-Richtlinien, Sicherheitsupdates und das strikte Einhalten der hohen gesetzlichen Datenschutzrichtlinien schützen umfänglich vor Datenverlust und Systemausfällen. Cloud-Lösungen werden zudem stets aktuell gehalten, durch Service unterstützt und von einem innovativen Anbieter auch stetig weiterentwickelt.

5. Ist Ihre IT fest in das Tagesgeschäft eingebunden?

Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter, indem sie sich nicht mehr um Installation und Wartung des CRM-Systems kümmern müssen, sondern diese Aufgaben beim Provider liegen. Nicht zu vergessen: Sehr wahrscheinlich handelt es sich bei Ihren Mitarbeitern in der IT-Abteilung nicht um ausgewiesene Security-Experten, schließlich müssen sie sich um die gesamte IT-Landschaft im Unternehmen kümmern. Cloud-Provider hingegen haben ganze Teams an Sicherheitsspezialisten im Einsatz.

6. Möchten Sie Kosten reduzieren?

Beim Cloud-CRM-System sparen Sie nicht nur den Personalaufwand, um das System zu installieren, zu warten und upzudaten. Da Provider in der Regel nach dem pay-per-use-Modell abrechnen, bezahlen Sie nur für die tatsächlich genutzte und nicht für vorgehaltene Rechenkapazität.

Alles Cloud oder was?

Es gibt durchaus Aspekte, die für eine On-Premises-Lösung sprechen. Dazu gehören etwa die Upgrade-Flexibilität – Sie legen selbst fest, ob und wann Sie Ihre Software aktualisieren möchten – oder die zumeist einfachere Integration des lokalen CRM-Systems in die vorhandene IT-Architektur des Unternehmens.

Legen Sie besonders hohen Wert darauf, die direkte und vollständige Kontrolle über Ihre Daten begrenzt im eigenen Haus zu behalten, wird Ihnen der Gang in die Cloud schwerer fallen.

Doch Vorsicht: Ein Unternehmen sollte nie die langfristige Perspektive außer Acht lassen, sondern sich strategisch auf die digitale Zukunft einstellen. Ein kompetentes CRM-Beratungsunternehmen kann Sie dabei unterstützen, Pro und Contra abzuwägen.

Zur Person

Ralf Haberich ist Vorstandsvorsitzender der CRM Partners AG. In dieser Position verantwortet er schwerpunktmäßig die Bereiche Business Development und Unternehmensentwicklung in der DACH-Region. Haberich verfügt über zwölf Jahre IT- und Digital-Business-Erfahrung und besitzt umfassende Kenntnisse auf den Gebieten digitales Marketing, Unternehmensstrategie und Customer Engagement. Er ist außerdem aktiv als Speaker sowie Autor des Management-Buchs „Future Digital Business“. www.crmpartners.com