Das Sales Board für den agileren Vertrieb

Während sich viele Funktionsbereiche in Sachen New Work und Agilität weiterentwickelt haben, ist der Vertrieb, vor allem der Außendienst immer noch seinen alten Strukturen mit Einzelkämpfern und Konkurrenzsyndrom verhaftet. Warum?

Fokus auf die Ziele und Transparenz werden mit dem Sales Board erhöht. Transparenz schafft Vertrauen und Vertrauen wiederum schafft Motivation.
Fokus auf die Ziele und Transparenz werden mit dem Sales Board erhöht. Transparenz schafft Vertrauen und Vertrauen wiederum schafft Motivation. © Pcess609/stock.adobe.com

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Mit mehr Transparenz und Fokus Vertriebsteams und Kunden begeistern

Sales und Service sind zwar auf dem Weg zu mehr Selbstorganisation, Wir-Kultur und Innovation, doch der Vertrieb steht im Vergleich zum Projektmanagement, Marketing oder auch der Personalentwicklung, in Sachen New Work immer noch weit hinten.

Warum kommen Teamorientierung und Agilität im Vertrieb, insbesondere im Außendienst, nicht schneller voran?

Eine mögliche Antwort lautet: Weil es immer noch funktioniert und weil es für alle Beteiligten vertraut ist. Wir müssen uns immer wieder bewusst machen, dass Agilität nicht überall der Schlüssel zum Erfolg ist. Vielmehr geht es darum zu hinterfragen, welche Probleme wir lösen wollen und dann kritisch zu prüfen, welche Arbeitsweisen und Strukturen dafür die effektivsten sind.

Eine andere mögliche Antwort finden wir in der Kernaufgabe des Vertriebs: Er hat für den heutigen Umsatz zu sorgen. Er generiert die Einnahmen und zählt dadurch zu den stabilen Unternehmensbereichen, die für die Existenzsicherung verantwortlich sind.

Die sogenannte Exploitation, also die Ausnutzung von Bestehendem, ist für jede Organisation die Basissicherung und finanziert neben den laufenden Kosten auch die Erkundung neuer Dinge, die sog. Exploration. Agile Arbeitsweisen werden in der Regel in den explorativen Bereichen eingesetzt. Dadurch erklärt sich teilweise die zurückhaltende Investition in die Agilisierung des Vertriebs. Er soll die Gehälter zahlen und dadurch bekommt er nur wenige Ressourcen für Experimente und Innovation zur Verfügung gestellt.

Agilität im Vertrieb für mehr Transparenz und Fokus

Obwohl diese Antworten nachvollziehbar und gewichtig sind, wird auch im Vertrieb der Ruf nach mehr Transparenz und Fokus immer lauter. Sales und Service Teams wollen und müssen sich zu Gunsten der Kunden besser verzahnen, nicht nur miteinander, sondern auch mit der Produktentwicklung und dem Marketing.

Die jahrzehntelange Konkurrenz mit den anderen internen Bereichen und die Einzelkämpfernatur des Außendienstes kommt in den schnelllebigen und unsicheren Zeiten an seine Grenzen.

Wir haben in den letzten Jahren mit vielen Vertriebsbereichen aus den oben genannten Gründen agile Arbeitsweisen getestet, um mehr Fokus und Transparenz zu schaffen und die Bereiche besser zu verzahnen.

Trotz guter Erfahrungen mit Customer Journeys, Kanban Boards und Scrum Ansätzen haben wir gelernt, dass die Frameworks aus der Software-Entwicklung auf die Bedürfnisse des Vertriebs angepasst werden müssen, um die spezifischen Probleme lösen zu können, die dort im Fokus stehen.

Erst kürzlich haben wir auf Basis unserer Erfahrungen ein sogenanntes Sales Board entwickelt, welches eine Mischung aus Scrum, Kanban und Shopfloor darstellt.

Die Lösung für mehr Agilität im Vertrieb: Das agile Sales Board

Ziel des Sales Boards für agiles Arbeiten im Vertrieb ist der transparente Fokus auf die wesentlichen Themen innerhalb und außerhalb des Teams. Fokus wird in komplexen Zeiten als einer der größten Mängel erlebt. Zu viele Bälle auf einmal in der Luft zu haben reduziert nicht nur die Effizienz, sondern raubt das Gefühl des Erfolgs.

Eine der wichtigsten Führungsaufgaben der heutigen Zeit ist die Fokussierung der Aufmerksamkeit auf die wichtigen Themen.

Doch nicht nur Fokus, sondern auch Transparenz wird mit dem Sales Board erhöht. Transparenz schafft Vertrauen und Vertrauen wiederum schafft Motivation. Mit unserem Sales Board sieht das Team täglich, wo es steht, welche kundenzentrierten Themen wie gut umgesetzt wurden und wohin es seine Aufmerksamkeit mit welcher Kapazität lenken soll.

Aufbau des Sales Board

Wir unterscheiden in zwei Spalten die Quartalsziele in Form von KPI´s oder auch OKRs, die aus der Jahresplanung der Organisation rühren von den Sprintzielen, die sich das Team in den nächsten 1-4 Wochen vornimmt, um die aktuellen Anforderungen zu meistern.

Quartalsziele

Die Quartalsziele werden in Form von User Stories aus Kundensicht beschrieben und mit Anforderungskriterien hinterlegt. Dabei kann zwischen Projekten, Neukunden und Bestandskunden unterscheiden werden. Das Monitoring findet in Form eines Ampelsystems statt, damit das Team auf einen Blick erkennt, wo Handlungsbedarf entsteht und welche Erfolge es erreicht hat.

Sprintziele

Die Sprintziele werden für die nächsten 1-4 Wochen als User Stories geplant und täglich im Team synchronisiert. Auch hier wird zwischen Projekten, Neu- und Bestandkunden unterschieden. Die Sprintziele haben direkten Einfluss auf die Quartalsziele und werden im Sprint-Planning entsprechend berücksichtigt. Sobald ein Quartalsziel auf Rot steht, wird der Sprint so geplant, dass die Ampel wieder auf grün oder mindestens gelb umgestellt werden kann.

Hindernisse werden sichtbar gemacht und mit der Impediment Map beschrieben, damit das Team oder der Coach diese Hindernisse beseitigen oder eskalieren kann. Events sind neben den Dailies, Plannings, Reviews und Retrospektiven auch bedarfsorientierte All Hands, die Synchronisation mit anderen Teams, oder Refinement Meetings.

Diese Vorteile bietet das Sales Board

  • Selbstorganisation des Teams
  • Erfolge werden sichtbar gemacht
  • Soll-Abweichungen werden sichtbar gemacht und können schnell korrigiert werden
  • Fokus auf die wichtigsten Ziele und Anforderungen aus Kundensicht
  • Kundenzentrierung durch Beschreibung der Ziele als User Story
  • Transparenz alle Aufgaben und Messkriterien

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2 Kommentare zu “Das Sales Board für den agileren Vertrieb

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