Die Zukunft des Reisekosten-Managements im Vertrieb

André Reimers

Eine Prognose über die Zukunft von Geschäftsreisen gleicht einem Blick in die Kristallkugel: Zu vage und unberechenbar ist die weltweit anhaltende Pandemie. Wie also sieht die Zukunft von Geschäftsreisen in diesem Jahr aus?

Digitale Reisekostenmanagement-Programme, maßgeschneidert auf die Bedürfnisse der reisenden Mitarbeiter, werden Teil des modernen Arbeitsalltags.
Digitale Reisekostenmanagement-Programme, maßgeschneidert auf die Bedürfnisse der reisenden Mitarbeiter, werden Teil des modernen Arbeitsalltags.© polkadot/stock.adobe.com

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Wie beeinflusste die Pandemie insbesondere den Unternehmensbereich Vertrieb?

Unternehmen manövrieren seit nunmehr eineinhalb Jahren durch eine unbeständige Wirtschaftslage. Besonders den Vertrieb trafen die wiederholten Lockdowns hart. Geschäftsreisen fielen von einem Tag auf den anderen weg und Vertriebspersonal arbeitete fortan aus dem Homeoffice.

Messe- als auch Kundenbesuche wurden digital abgehalten. Vor allem im kundennahen Vertrieb ein Wagnis, lebt doch insbesondere der Vertrieb von Face-to-Face-Interaktionen.

Inzwischen, ist klar: Das Wagnis war nicht nur erfolgreich, es eröffnete zeitgleich neue Möglichkeiten und gab Unternehmen den längst überfälligen Digitalisierungsschub. Jeder zweite Betrieb erlebte eine beschleunigte digitale Transformation (Fraunhofer Institut, 2020).

Diese Dynamik bestätigt auch eine Analyse der Ausgabenlösung Pleo: Im vergangenen Jahr verdoppelten Unternehmen Investitionen in ihre digitale Infrastruktur und Software, so eine Auswertung von 13000 Kundendaten des dänischen Fintechs in 2020.

Agil und sicher in die Zukunft der Geschäftsreisen – in drei Schritten

1 Status Quo (Vadis) definieren

Wenn man versucht, den Status Quo von Reisemanagement zu definieren – und womöglich eine Prognose auf Reisekostenmanagement 2.0 zu wagen, stellt sich eher die Frage nach dem „Status Quo Vadis”, also dem Blick in die Zukunft. Denn: Unternehmen müssen sich fortlaufend mit den aktuell gültigen Reisebestimmungen und -gesetzen vertraut machen, die den neuen Rahmen für Geschäftsreisen bilden. Diese beinhalten, neben den gängigen AHA-Regeln, auch Test-, Quarantäne und Anmeldepflichten und werden kontinuierlich angepasst.

Aber da hört es nicht auf. Denn nicht nur der gesetzliche Rahmen unterlag einer Veränderung, auch die Arbeitskultur hat einen Wandel vollzogen. Die Corona-Pandemie ebnete den Weg für neue, dezentrale Arbeitsweisen. Mitarbeitende arbeiten dieser Tage nicht nur im Büro, sondern auch von zu Hause, aus einem Café oder Coworking Space.

Reisen sie zum Büro oder verabreden sich mit Teammitgliedern zum gemeinsamen Mittagessen, werden auch Mitarbeitende zu Geschäftsreisenden. Sie bringen nicht nur eine neue Form von Geschäftsmobilität in den Unternehmensalltag, sondern schaffen auch einen neuen administrativen Aufwand in den Betrieben.

Denn Reisen für das Unternehmen – egal wo, von wem und wofür – müssen administriert werden!

2 Auf digitales Reisekostenmanagement setzen

Unternehmen, die in Zeiten von Digitalisierung auf ein manuelles Reisemanagement im Vertrieb setzen, stehen bald allein auf weiter Flur. Mobil, smart und digital sind nicht nur Schlagwörter unserer modernen Gesellschaft, sondern auch unserer neuen Arbeitswelt. Das Smartphone sucht sich stetig seinen Weg vom Privaten in unser Berufsleben und umgekehrt.

In Zeiten, in denen selbst unsere Haushaltsgeräte auf Smart Living ausgerichtet sind, stellt ein manuelles Reisekostenmanagement eine wenig smarte Handhabe von Unternehmensprozessen dar.

Daher müssen Betriebe zwingend auch mit digitalen Workflows auf Geschäftsreisen Schritt halten oder sie riskieren es, den Frust der reisenden Mitarbeiter auf sich zu ziehen.

Dass Mitarbeitende auf Geschäftsreisen Belege sammeln, Reisekosten auslegen und nach der Reise einen langwierigen Rückerstattungsprozess anstoßen, ist nicht nur ineffizient, sondern auch frustrierend für alle Beteiligten.

Unternehmen müssen die Reisenden in den Fokus stellen und ihre Bedürfnisse und Wünsche berücksichtigen. Mit modernen Lösungen nehmen Geschäftsreisende ihr Reisekostenmanagement buchstäblich in die eigene Hand.

Sie bekommen ein Administrations-Tool für die Hosentasche. Buchen, bezahlen, Belege einreichen – Mitarbeitende erledigen alles mit nur wenigen Klicks, während sie entspannt in einem Café ihren Cappuccino schlürfen. Mit dem Einsatz von digitalen Helfern liegt der Fokus bei Geschäftsreisen mehr auf dem Geschäft und weniger auf der Administration.

3 Agil bleiben, aber wie?

Nicht nur in Zeiten, in denen Arbeitsweisen einen Umbruch erleben, ist Daten- und Informationsmanagement zwischen Reisenden und dem Team „zu Hause” wichtig. Agilität geht Hand in Hand mit zwei Faktoren: Zeit und Wissen. Bahnen sich Informationen schleppend den Weg durch das Unternehmen, verlangsamen sich folglich auch Entscheidungsprozesse und die Qualität leidet. Welche Möglichkeiten haben Unternehmen?

Moderne Tools ermöglichen das Arbeiten in Echtzeit in großen und kleinen Teams. So können Projektverantwortliche zu jeder Zeit sehen, wenn ein Teammitglied eine Ausgabe tätigt – und das unmittelbar und nicht erst wenn er oder sie die Kosten einreicht.

Gerade für große Teams an verschiedenen Standorten ist ein transparentes und auf Echtzeit basierendes Management wichtig. Echtzeitlösungen sind der Kitt für modernes Reisemanagement. Sie schöpfen das volle Potential aus den oben genannten Agilitätsfaktoren Zeit und Wissen.

In einem modernen Reisemanagement ermöglichen Echtzeitlösungen eine enge Verbindung zwischen Reisenden, ihren Teams, als auch den Travel Managern, die sie im Hintergrund beispielsweise Budgets und Termine verwalten – oftmals, ganz nach der New-Work-Manier, dezentral von verschiedenen Standorten aus.

Auf dem Weg in eine moderne Zukunft von Geschäftsreisen werden Unternehmen nicht umhinkommen, mit digitalen Prozessen Bekanntschaft zu machen. Auch Ausgabenmanagement-Programme, maßgeschneidert auf die Bedürfnisse der Reisenden werden immer mehr Platz im Arbeits- und Büroalltag finden. Besonders das Smartphone, Sinnbild für Mobilität aber auch Komfort, wird auf Geschäftsreisen eine größere Rolle einnehmen und das Zeitalter der Geschäftsreisen 2.0 einläuten.

So liefert z.B. Pleo eine intelligente, sofort einsatzbereite Plattform für alle Unternehmensausgaben und bietet Mitarbeitern intelligente virtuelle und physische Pleo-Firmenkreditkarten mit individuellen Budgets. Manager und Buchhalter erhalten eine Übersicht sämtlicher Ausgaben in Echtzeit und können alle Daten inklusive der Belege über einen maßgeschneiderten Export oder eine nahtlose Integration ins Buchhaltungssystem überführen.

Somit verfügen Unternehmen über volle Transparenz aller Ausgaben. Pleo fängt Belege automatisiert ab, kategorisiert Ausgaben automatisch auf Basis des bisherigen Nutzerverhaltens und macht eine manuelle Spesenabrechnung somit überflüssig.

Zu Person und Unternehmen

André Reimers ist Head of Sales Deutschland bei Pleo, Europas führende, sofort einsatzbereite Plattform für alle Unternehmensausgaben.

Pleo wurde 2015 in Kopenhagen von den erfahrenen Fintech-Gründern Jeppe Rindom und Niccolo Perra gegründet. Zuvor gehörten beide zu den ersten Mitarbeitern des dänischen Vorzeige-Startups Tradeshift. Im Juli 2021 erlangte das Fintech Einhorn-Status. Mehr als 20.000 Unternehmen in sechs Märkten nutzen den Service. 2021 wurde Pleo als Global Startup of the Year 2020 prämiert. www.pleo.io

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