Digitale Dokumenten-Plattform: So verhindern Sie Content-Chaos im Vertrieb

Die Digitalisierungswelle hatte längst begonnen, da befeuerte die Pandemie in deutschen Unternehmen geplante und laufende Investitionen abermals. Auch und gerade der Vertrieb, der lange Zeit analog unterwegs und von persönlichen Kontakten und Kundenbesuchen vor Ort abhängig war, hat dies erkannt und muss darauf eingehen.

Neben CRM-Systemen, Leadgenerierung-Technologien oder Tools zur Kollaboration und Kommunikation, die vielerorts bereits Usus sind, fehlt bei einem entscheidenden Vertriebsinstrument jedoch die nötige Priorisierung, so die Ergebnisse einer aktuellen Studie von Templafy.

Business-Dokumente werden den Mitarbeitenden zu selten automatisiert und standardisiert zur Verfügung gestellt. Dadurch riskieren Unternehmen schmerzhafte Umsatzverluste, beispielsweise durch fehlerhafte Verkaufsmaterialien.

Content-Chaos im Vertrieb: Zu viele Tools, zu wenig Übersicht

Bei all den positiven Nebeneffekten der hybriden Arbeitswelt wie flexiblerer Zeiteinteilung oder weniger kräftezehrenden Geschäftsreisen, gilt es neue Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und zu adressieren. Dazu zählt die Flut an Content, von E-Mails bis Vertragsvorlagen, die in Vertriebsabteilungen tagtäglich erstellt werden – und im digitalen Arbeitsumfeld exponentiell zunehmen.

Für drei Viertel der befragten Mitarbeitenden ist die Dokumentenerstellung ein tägliches To-do, für 43 Prozent gar die wichtigste Komponente ihres Jobs. Für zwei Drittel der Befragten bleiben dadurch andere Aufgaben auf der Strecke. Dies ist nicht nur ineffizient und somit ein störender Zeitfresser für Vertriebler:innen, die ihre Ressourcen eigentlich für die Kundenpflege und die Neukundengewinnung nutzen sollten, sondern bietet auch Raum für Fehler und ein inkohärentes Auftreten in der Kommunikation.

Denn laut der Studie glauben mehr als ein Drittel (37 %), das eigene Vertriebsteam greife bei Dokumenten, die das Unternehmen verlassen, häufig auf veraltete Informationen zurück, beispielsweise in Verkaufspräsentationen.

Die größten Herausforderungen bei der Content-Erstellung im hybriden Arbeitsmodell: Wie stellen Vertriebsteams sicher, dass sie immer die aktuellen Vorlagen, freigegebene Informationen und neuesten Haftungsausschlüsse verwenden?

Schließlich kann der Sitznachbarin nicht einfach auf die Schulter getippt und nach dem Ablageort oder der Richtigkeit von Informationen gefragt werden. Wie flächendeckend dieses Problem ist, zeigt ein weiteres Ergebnis der Studie. 43 Prozent der Befragten geben an, ihr Unternehmen stehe bei der standardisierten und automatisierten Bereitstellung von Content vor einer Mammutaufgabe.

Die Folgen sind weitreichend: Umsatzeinbußen, rechtliche Konsequenzen und Imageverluste.

Manuelle Dokumentenerstellung führt zu Umsatzverlusten

Für Content, der laut der Studie für ein Unternehmen eine hohe Relevanz darstellen und deshalb von 69 Prozent der Befragten als “sehr wichtig” angesehen wird, sind Fehlerquellen ein hohes Risiko. Veraltete Firmenlogos, Bilder oder Layouts, sowie inkorrekte Infografiken zum Produkt oder Diagramme zur Rentabilität sollten vermieden werden.

85 Prozent der Befragten gehen davon aus, dass sich das negativ auf den Umsatz auswirken kann; eine Annahme, die durchaus gerechtfertigt ist. 43 Prozent der Teilnehmenden gaben sogar an, dass mehr als die Hälfte des Umsatzes ihres Unternehmens direkt mit Content zusammenhängt.

Diese Dokumente sind also mit einem hohen Potenzial verbunden, da sie unmittelbaren negativen oder positiven Einfluss auf die Betriebsergebnisse nehmen können. Das Hauptziel eines jedes Vertriebsteams, die Umsatzziele zu erreichen, leidet also maßgeblich darunter, wenn Vorlagen für sie nicht leicht zugänglich sind, sie extra Zeit für die Content-Erstellung nutzen müssen und letztendlich fehlerhafte Dokumente in den Umlauf der Kundenkommunikation gelangen.

Doch nicht nur Umsatzeinbußen sind laut der Befragten mögliche Folgen des Content-Chaos: Auch der Verlust des Kundenvertrauens (45%), Rufschädigung (55%) und sogar rechtliche Konsequenzen (50%) werden befürchtet.

Risiko für unprofessionelle Außendarstellung und rechtliche Konsequenzen

Gerade nach außen im Kundenkontakt ist eine mitarbeiterübergreifende Kommunikationskonsistenz im Namen des Unternehmens unabdinglich und ein wirksames Zeichen von Professionalität. 86 Prozent der Befragten gehen nämlich davon aus, dass sogar kleine Fehler, die sich in Content einschleichen und mit den Kunden geteilt werden, dem Kundenvertrauen nachhaltig schaden können.

Ein zentraler, unkomplizierter Zugriff auf Unternehmensassets und die automatisierte Dokumentenerstellung innerhalb der bereits genutzten Arbeitsanwendungen, wie Google Workplace, Microsoft Office oder Salesforce, ist der Schlüssel zur Minimierung von Fehlerquellen und Entlastung der Mitarbeitenden, sodass sie sich wieder auf ihre Hauptaufgaben konzentrieren können. Auch rechtliche Folgen sind nicht zu unterschätzen.

Kaufverträge brauchen beispielsweise korrekte Haftungsausschlüsse, um rechtswirksam zu sein. Wird eine Vertragsvorlage also nicht mit den notwendigen Informationen aktualisiert und unkompliziert zur Verfügung gestellt, drohen Umsatzausfälle oder Schadensersatzansprüche, da ein nichtiger Vertrag im Ernstfall keine Rechtsgrundlage hat. Und auch der Sicherheitsaspekt muss allen Verantwortlichen klar sein.

94 Prozent der Befragten gaben an, dass ihr Unternehmen über sensible Kundendaten verfügt, aber mehr als die Hälfte (51 %) gestand, dass ihr Unternehmen sensible Dokumente versehentlich an Unbefugte weitergegeben hat. Dies kann ebenfalls zu rechtlichen Konsequenzen führen.

41 Prozent gaben an, dass ihr Unternehmen dringend ein besseres System zur Unterstützung der obligatorischen Klassifizierung der Sensibilität von Dokumenten benötigt. Es ist also essenziell, beim Versenden von Dokumenten die potenziellen menschlichen Fehlerquellen zu minimieren und Mitarbeitende durch digitale Lösungen zu unterstützen und ihnen Zugriff auf stets aktualisierte und für sie relevante Vorlagen und Inhalte zu bieten.

Fazit des Experten

Der Vertrieb erlebt nicht weniger als eine digitale Revolution. Vielen neuen Herausforderungen stehen ebenso viele technologische Möglichkeiten und Chancen auf optimierte Prozesse und Umsatzwachstum entgegen. Unternehmen, die die Verwaltung von Dokumenten bereits heute digital und automatisiert denken, schaffen die Grundlage für einen nachhaltig erfolgreichen Vertrieb in unserer neuen Arbeitswelt.

Zur Person

Jan Mechtel ist Co-Founder By Acquisition und Geschäftsführer Deutschland bei der innovation Plattform zur Dokumentenerstellung Templafy. Nach seinem Master-Studium in Finance und erfolgreichen Stationen bei Ableton und McKinsey, gründete Jan 2010 das Berliner Software-Startup Veodin, das 2018 vom Powerpoint-Experten Templafy übernommen wurde. Dort entwickelt er seitdem das Produkt mit und setzt die Strategie von Templafy für den deutschsprachigen Raum um.

Zum Unternehmen

Templafy ist die Dokumenten-Plattform der nächsten Generation. Sie automatisiert die unternehmensweite Dokumentenerstellung und unterstützt so die Aktivierung und den Schutz der Marke, das Asset-Management sowie eine bessere Erstellung von Geschäftsunterlagen jeglicher Größe und Art. Templafy liefert eine einzigartige Content-Enablement-Technologie, die Inhalte dort mit den Nutzenden verknüpft, wo es am wichtigsten ist – nämlich in den Anwendungen, in den sie arbeiten. www.templafy.com/de

Weitere Informationen zur Studie finden Sie hier

Für die “Content is Everything” Studie befragte Templafy online zwischen 27. Dezember 2021 und 3. Januar 2022 612 Arbeitnehmer*innen aus der DACH-Region. Alle Befragten waren zum Zeitpunkt der Erhebung Vollzeit in Unternehmen mit mindestens 1000 Mitarbeitenden beschäftigt.