Fluktuationsrisiken im Vertrieb bereits beim Onboarding reduzieren

Was versteht man unter Onboarding neuer Mitarbeitender?

Onboarding bezeichnet die Einführung neuer Mitarbeitender ins Unternehmen und ist somit für jedes Unternehmen relevant. Wie ein Onboarding-Programm im Einzelnen aufgebaut ist und welche Trainingsmaßnahmen es beinhaltet, kann jedoch von Unternehmen zu Unternehmen deutlich variieren.

Drei zentrale Probleme treten beim Onboarding neuer Mitarbeitender besonders oft auf

1. Die Einarbeitungszeit ist zu lang

Es gibt Unternehmen, in denen neue Vertriebsmitarbeitende bis zu vier Jahre benötigen, bis sie vollständig im Unternehmen angekommen sind und in der Lage sind, sich selbst zu tragen, d.h. ihr eigenes Gehalt zu erwirtschaften. Ziel ist es daher, mit Hilfe eines effektiven Onboardings eine unstrukturierte Anfangsphase zu vermeiden und die Einarbeitungszeit insgesamt deutlich zu verkürzen.

2. Die Fluktuationsrate ist in den ersten zwei Jahren nach Beginn einer neuen Beschäftigung am höchsten

Die Fluktuationsrate gibt an, wie viele Angestellte im Verhältnis zur gesamten Mitarbeiterschaft pro Jahr das Unternehmen verlassen. Um dem entgegenzuwirken, bedarf es eines erfolgreichen Onboarding-Programms, welches die Mitarbeiterbindung zum Unternehmen direkt von Anfang an fördert.

3. Fortschreitende Technologisierung

Durch die Covid-19 Pandemie waren Unternehmen gezwungen, Einarbeitungen von zu Hause zu ermöglichen. Viele der Onboarding-Programme waren darauf aber gar nicht ausgelegt.

Wodurch zeichnet sich ein effektives und effizientes Onboarding-Programm aus?

Um diese Frage zu beantworten, haben Forscher rund um den US-Amerikaner Phillip Wiseman eine Studie durchgeführt, die den Einfluss folgender drei Faktoren auf die Umsatzentwicklung neu eingestellter Mitarbeitender untersucht:

1. Zentrales vs. dezentrales Onboarding-Programm?

Ein zentrales Programm besteht ausschließlich aus institutionalisierten Gruppentrainings an einer zentralen Ausbildungsstätte, z.B. der Firmenzentrale, wohingegen das dezentrale Programm sowohl institutionalisierte als auch individualisierte Trainings beinhaltet, welche nicht nur zentral, sondern auch im geplanten Vertriebsgebiet des neuen Mitarbeitenden stattfinden. Das kann sowohl persönlich als auch digital geschehen.

2. Welchen Einfluss hat die Einbindung der Führungskraft in die Einarbeitung neuer Mitarbeitender auf deren Performance?

Unterschieden wird hier zwischen einer geringeren und einer stärkeren Kontrolle der Führungskraft.

3. Verfügen die neuen Mitarbeitenden bereits über einschlägige Berufserfahrung oder haben sie erst kürzlich ihren Bildungsabschluss gemacht?

Die Ergebnisse der Studie liefern 3 Handlungsempfehlungen für das Onboarding

1 Dezentrales Onboarding bringt Vorteile

Die Umsätze neu eingestellter Vertriebsmitarbeitender, die ein dezentrales Onboarding-Programm durchlaufen haben, liegen im Schnitt 23,5% höher als von denjenigen, die mit Hilfe eines zentralen Programms eingearbeitet wurden.

Gründe dafür sind, dass ein dezentrales Programm in der Lage ist, neuen Mitarbeitenden auf der einen Seite Sicherheit zu geben dadurch, dass die Vertriebsrolle bis zu einem gewissen Grad vom Unternehmen festgelegt wird und der neue Mitarbeitende sein Handeln an den bestehenden Normen und Werten des Unternehmens ausrichten kann.

Auf der anderen Seite wird dem neuen Mitarbeitenden jedoch auch Raum zur Entwicklung eigener innovativer Methoden gelassen, welche sich positiv auf die Umsatzentwicklung auswirken können.

Das kann sich zudem vorteilhaft auf die Mitarbeiterzufriedenheit sowie auf die Mitarbeiterbindung zum Unternehmen auswirken, welches wiederum die Fluktuationsquote senken kann.

2 Kontrolle des Onboardings durch Führungskraft

Wurde die Einarbeitung der neuen Mitarbeitenden mit Hilfe des dezentralen Programms zusätzlich durch den Vorgesetzten unterstützt und stärker kontrolliert, so stieg die durchschnittliche Umsatzerhöhung sogar auf 29,6%.

Durch eine stärkere Kontrolle ist die Führungskraft in der Lage, neue Mitarbeitende effizienter zu coachen und unmittelbar Feedback bei Misserfolgen oder Problemen zu geben. Ein solches „Training-on-the-job“ kann die Einarbeitungszeit deutlich verkürzen.

3 Mehr Unterstützung für Quereinsteiger

Die Effizienz der Einarbeitung mit Hilfe des dezentralen Programms kann zusätzlich gesteigert werden, wenn neue Mitarbeitende bereits über einschlägige Berufserfahrung verfügen. Ist dies nicht der Fall, so ist Vorsicht geboten, da ein dezentrales Programm durch zu viele Freiheiten die neuen Mitarbeitenden auch überfordern oder verunsichern kann.

Fazit der Experten

Mit Hilfe eines wirksamen Onboarding-Programms werden Maßnahmen ergriffen, um neue Mitarbeitende zügig in ihre neuen Aufgaben einzuarbeiten und sie schnellstmöglich fachlich und sozial zu integrieren.

Denn fühlen sich neue Talente von Beginn an integriert und wertgeschätzt, zeigen sie schnell Eigeninitiative und engagieren sich dauerhaft für das Unternehmen.

Noch erfolgreicher wird der Onboarding-Prozess durch digitale Unterstützung. Automatisierte Prozesse schonen Ressourcen und sparen Zeit sowie Kosten. Darüber hinaus sichert eine automatisierte Lösung eine einheitliche Qualität und konsistente Erfahrung.

Um den Erfolg eines Onboardings auch messbar zu machen, können Kennzahlen etabliert werden, wie beispielsweise Früh-Fluktuationsrate, Zeit bis zur vollständigen Einarbeitung, Anzahl durchgeführter Schulungen, Anzahl der Feedbackgespräche, oder auch die Übernahmequote.

Von Jan Helge Guba und Nadine Guba

Information: Der Artikel basiert in Teilen auf der 2022 im Journal of Marketing erschienenen Studie von Phillip Wiseman, Michael Ahearne, Zachary Hall und Seshadri Tirunillai mit dem Titel „Onboarding Salespeople: Socialization Approaches“