Wie erstelle ich einen Besuchsbericht?
Persönliche Besuche beim Kunden werden in den aktuellen Zeiten immer seltener, denn digitale Meetings nehmen mehr und mehr zu. Dafür gewinnen Vor-Ort-Besuche an Wert, denn sie unschlagbar im Vertrauensaufbau und eine wichtige Ergänzung zur schriftlichen oder telefonischen Akquise. Der Besuchsbericht dient entweder als eigene Gedächtnisstütze für weitere Kontakte mit dem Kunden. Oder der Besuchsbericht wird als Übergabedokument beispielsweise vom Außendienst an den Innendienst verfasst. Er sollte zeitnah, am besten direkt nach dem Kundentermin, geschrieben werden.
Besuchsbericht: Inhalt und CRM
Der Besuchsbericht oder dessen Inhalt kann außerdem ins hauseigene CRM eingefügt werden. Inhaltlich orientiert sich der Besuchsbericht an den klassischen Daten wie dem Datum, der Firma und den getroffenen Personen mit Kontaktdaten. Anschließend sollten alle Punkte notiert werden, aus denen ein Bedarf, eine Kaufabsicht oder zukünftige Möglichkeiten zu schließen sind. Natürlich zählen auch Reklamationen, Lob und Kritik sowie der persönliche Eindruck in den Besuchsbericht. Wichtig für die weitere Bearbeitung: Wurden Abmachungen getroffen? Braucht der Kunde Informationsmaterial oder ein Angebot? Und andere Punkte, die zu erledigen oder nachzuverfolgen sind.
