Intelligente Tourenplanung im Vertrieb mit Geomanagement

Für diese komplexen Anforderungen zur Organisation der Mitarbeiter bieten sich intelligente Geomanagement-Lösungen an, die sich im Idealfall nahtlos in die vorhandene Infrastruktur, wie etwa ein CRM-System, integrieren lassen. In seinem Vortrag „Außendienstplanung 4.0 – Intelligente Tourenplanung zur Effizienzsteigerung im Vertrieb“ auf dem Vertriebsmanagementkongress 2019 in Berlin, erklärte Senior Sales Manager der PTV Group, Axel Koch, die Vorteile einer solchen Lösung.

In der Vergangenheit waren Verkaufen und Aufträge schreiben die Hauptaufgaben des Außendienstes. Wofür braucht man aber den Außendienst in Zeiten von Digitalisierung und Multichannel noch? Eine berechtigte Frage.

Eine Zeit lang dachten daher viele Unternehmen, auf Außendienstmitarbeiter verzichten zu können. Die meisten Firmen haben jedoch bald erkannt, dass dies der falsche Weg ist. Denn zur Förderung von Kundennähe und -beziehung ist der direkte Kundenkontakt unumgänglich. Deshalb baut man heute wieder vermehrt Vertriebsmannschaften für den Außendienst auf.

Deutlich verändert haben sich jedoch deren Aufgabenbereiche. Dazu Koch: „Egal wie digital wir sind, das Thema Außendienst bleibt immer aktuell. Geschäfte werden immer noch von Menschen gemacht. Wenn man aber NUR auf Außendienst setzt, wie z.B. die Firma Vorwerk mit dem Thermomix, ist das auch kontraproduktiv und funktioniert inzwischen nicht mehr. Tatsache ist, Außendienst ist und bleibt auch in Zeiten von Digitalisierung und Globalisierung enorm wichtig.“

Doch ist der Außendienst effizient organisiert?

Besuchen die Verkäufer die richtigen Kunden und passt die Besuchsfrequenz? Ist die Anzahl der Außendienstmitarbeiter überhaupt an den Bedarf angepasst? Das alles sind wichtige Fragen, mit denen sich das Team täglich beschäftigen muss.

Vor allem größere Mannschaften von ungefähr 10 Leuten und ab 3-5 Besuchen täglich, bedürfen daher einer sorgfältigen Tourenplanung im Vertrieb. Sie sind daher auf intelligente Anwendungen und Instrumente angewiesen, welche die Organisation weitestgehend übernehmen.

Tourenplanung im Vertrieb: Anforderungen

• Kundenauswahl
• Richtige Besuchsdauer und –frequenz
• Anzahl der Standorte und Außendienstmitarbeiter
• Ausgeglichenheit zwischen Vertriebsgebieten und Außendienstmitarbeitern und der optimalen Routen
• funktionales Geomanagement

Professionelles Geomanagement für mehr Planungssicherheit

Durch ein professionelles Geomanagement lässt sich der Außendienst optimieren und die Effizienz steigern. Eine intelligente Geomanagement-Lösung bietet unter anderem mehr Planungssicherheit. Durch strategische, taktische und operative Planung aus einer Hand wird Transparenz erzeugt, harte Daten und Fakten werden offengelegt.

Sinnvoll Zeit einsparen lässt sich nur auf der Straße. Weniger Zeit auf der Straße bedeutet mehr Zeit beim Kunden. Den Fahrzeitanteil zu kennen, macht effiziente Planung erst wirklich möglich. Dazu muss zunächst die strategische Planung stimmen, die Tourenplanung ist dann erst der zweite Schritt.

Früher hat man Rahmentourenpläne gemacht und dabei mit Excel-Listen gearbeitet und der Laptop musste immer mit. Es dauerte oft ziemlich lang bis man die richtigen Informationen bereit hatte. Heute mit mobilen Apps ist die Organisation mehrerer Stationen wesentlich einfacher. Man füllt automatisch den Kalender mit der bestmöglichen Tour. Manchmal fehlt es leider dafür ein wenig an Akzeptanz bei den Mitarbeitern, weil sich diese oft kontrolliert fühlen.

Die drei Hauptbestandteile einer digitalen Lösung sind normalerweise Kalender, Karte und Kundendatei. Mithilfe von Simulationen von “Was-wäre-wenn-Szenarien” lassen sich realistische und faire Touren planen und die besuchswürdigen Kunden eruieren. Eine geschickte Tourenplanung, die unter anderem angemessene Fahrzeitanteile regelt, sorgt für Zeit -und Kosteneinsparung ohne Mitarbeiterressourcen reduzieren zu müssen.

Kosteneinsparungen durch digitale Tourenplanung

Die durchschnittliche Mindesteinsparung beträgt laut Koch eine halbe Stunde pro Tag und Mitarbeiter. So hat jeder Mitarbeiter durchschnittlich 7,5% mehr Zeit für seine Kunden. Das wären 2,5 Stunden pro Woche und 120 Stunden pro Jahr.

Somit lohnt sich eine Investition in eine Software, die Zeit und Kosten spart, laut Koch auf jeden Fall. Er empfiehlt hier „Map & Market“, einen 25h – Web-Client/ App von PTV mit Terminvorschlagsfunktion für den Innendienst und Call Center Agent, sowie einer Vorschlagsfunktion für potenzielle und besuchswürdige Kunden, der zudem problemlos in die bestehende IT-Landschaft integrierbar ist.

Eine Umkreis- und Korridorsuche findet darüber hinaus jederzeit den “nächstbesten” Kunden. Die App bietet zudem eine Funktion für Reihenfolge- und Tourenoptimierung, eine Terminvorschlagsfunktion für den Außendienst, Geokoordinierung von Adressen, Korrektur von GPS-Signalen, Routenberechnung, Kalkulation von Distanzmatrizen und Bündelung von Aufträgen, Besuchen oder Gebieten. Besonders wichtig sind hierbei der Überblick über und die Berechnung von Besuchsrhythmus, Besuchsdauer, Fahrtstrecken und Fahrzeiten.

Ein Fazit

Effektive Vertriebsaußendienststeuerung fördert den Erfolg und spart Zeit und Ressourcen. Eine komplette Geomanagement-Lösung deckt alles ab, strategisch, taktisch und operativ und bietet mehr Planungssicherheit sowie Transparenz.

Sie sorgt für eine ausgeglichene Auslastung des Außendienstes und unterstützt bei der Definition, Setzung, Visualisierung, Analyse und Umsetzung von Zielen.

Standorte, Gebiete und Kapazitäten lassen sich einfach planen und berechnen und die Ist-Situation analysieren. Abgestimmte Besuchsrhythmen sparen Fahrzeit und Weg. Die Ergebnisse können zudem jederzeit anschaulich präsentiert werden.

Zur Person

Axel Koch ist Senior Sales Manager der PTV Group und beschäftigt sich seit 20 Jahren mit der Thematik Außendienststeuerung. Er ist bei der PTV Group für den Vertrieb von Softwarelösungen für mobile Außendienstmitarbeiter zuständig. Koch verfügt branchenübergreifend und international über ein umfassendes Know-how für Vertriebs- und Serviceprozesse. www.ptvgroup.com

(c) Bild: Axel Koch