Intelligente Tourenplanung im Vertrieb

Um Zeit und Ressourcen zu sparen, ist neben einer geschickten Aufgabenteilung zwischen Außendienst und Inside Sales besonders bei großen Teams eine effiziente Organisation der Tourenplanung im Vertrieb wichtig.

Eine gute Tourenplanung für den Außendienst spart Zeit und Kosten ohne Mitarbeiterressourcen reduzieren zu müssen.
Eine gute Tourenplanung für den Außendienst spart Zeit und Kosten ohne Mitarbeiterressourcen reduzieren zu müssen.© U2M Brand/stock.adobe.com

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Intelligentes Geomanagement im Außendienst

Multichannelstrategien sind eine wichtige Basis, um am Markt bestehen zu können. Jedoch darf auch der direkte Kontakt mit dem Kunden nicht vernachlässigt werden. Zur Förderung von Kundennähe und Kundenbeziehung ist der direkte Kundenkontakt auch in Zeiten der Digitalisierung von unschätzbarer Bedeutung. Deshalb baut man heute wieder größere Vertriebsmannschaften auf, deren Aufgabenbereiche sich jedoch deutlich verändert haben.

Dazu Senior Sales Manager der PTV Group, Axel Koch: „Egal wie digital wir sind, das Thema Außendienst bleibt immer aktuell. Geschäfte werden immer noch von Menschen gemacht. Wenn man aber NUR auf Außendienst setzt, wie z.B. die Firma Vorwerk mit dem Thermomix, ist das kontraproduktiv und funktioniert inzwischen nicht mehr.

Ein schlecht organisierter Außendienst kostet Geld und hinterlässt Unzufriedenheit bei der Kundschaft. Zudem werden häufig Stammkunden favorisiert, Kunden nicht nach Priorität besucht und potenzielle Kundschaft vernachlässigt.

Außendienstmitarbeiter sind jedoch teuer und Effizienz daher für Unternehmen von großem Wert. Ihre Zeit ist kostbar und sollte so sinnvoll wie möglich eingesetzt werden. Im Gegensatz zu früher versucht man heute die wertvollen Vertriebsmitarbeiter vorrangig für die Betreuung von A-Kunden und Neukundengewinnung einzusetzen.

Damit Außendienstmitarbeiter möglichst wenig Zeit auf der Straße und viel Zeit beim Kunden verbringen können, sind neben einer Entlastung durch ein gutes Inside Sales Team, strategische Tourenplanung und effektives Geomanagement bedeutsame Grundlage, um den komplexen Anforderungen zur Organisation der Außendienstmitarbeiter gewachsen zu sein.

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Dafür bieten sich intelligente Geomanagement-Lösungen an, die sich im Idealfall nahtlos in die vorhandene Infrastruktur, wie CRM-Systeme, integrieren lassen. Auch der permanente und für alle Beteiligten verständliche Dialog zwischen der Vertriebsleitung und dem Vertriebsteam ist essenziell, um Ablauf und Organisation zu optimieren, Erfolge messbar zu machen und die bestmögliche Leistung zu erzielen. Doch besuchen Ihre Verkäufer immer die richtigen Kunden, stimmt die Besuchsfrequenz und ist die Größe des Teams bedarfsgerecht?

Mit den richtigen KPIs Vertriebsprozesse optimieren

Klassische Außendienstorganisationen sind geographisch orientiert, jeder Vertriebsmitarbeitende arbeitet in einem ihm zugeordneten Gebiet. Je nach Größe der Organisation gibt es 2-4 Regionalleitungen, um die Führungsspanne auf maximal 8-12 Mitarbeitende zu begrenzen.

Bedeutend effektiver ist es, die Gebiete nach Anzahl der Kunden und nach Kundenpotenzial aufzuteilen. Die Anzahl der Kunden sollte hierbei mit der Kapazität der Außendienstmitarbeitenden abgestimmt werden. Sorgfältige Kundenanalyse und Einteilung nach Potenzial sind die Basis für die Festlegung einer vernünftigen Besuchshäufigkeit.

Anhand von Vertriebskennzahlen (KPIs) lassen sich die richtigen und wichtigsten Informationen eruieren, Kunden besser einschätzen, Vertriebsprozesse optimieren und letztlich auch Frühwarnsignale erkennen.

Die wichtigsten Vertriebskennzahlen für die Außendienststeuerung

  • Kundensegmentierung, Kundenwert
  • Analyse der Umsatzpotenziale
  • Anzahl der Kunden pro Gebiet
  • Besuchsfrequenzen für bestimmte Kundengruppen,
  • Betreuungsschlüssel
  • Fahrtrouten-Optimierung
  • Kundenzufriedenheitsindizes

Analysen zeigen, welche Gebiete einen neuen Zuschnitt benötigen und welche Kunden im Hybrid Sales von Inside Sales und Außendienst gemeinsam betreut werden sollten.

Zeit und Kosten sparen durch digitale Tourenplanung im Vertrieb

Besonders größere Mannschaften von mehr als zehn Personen und ab 3-5 Besuchen täglich, benötigen eine sorgfältige Tourenplanung. Intelligente Anwendungen und Instrumente übernehmen hierbei weitestgehend die Organisation.

Intelligente Geomanagement-Lösungen bieten unter anderem mehr Planungssicherheit und sorgen für mehr Transparenz durch strategische, taktische und operative Planung aus einer Hand. Dabei werden harte Daten und Fakten offengelegt und wertvolle Ressourcen wie Zeit und Geld eingespart. Weniger Zeit auf der Straße schafft mehr Zeit für den Kunden.

Rahmentourenpläne über Excel-Listen, wie sie früher üblich waren, sind längst passé, denn sie erforderten Zeit und erwiesen sich als ineffizient. Mithilfe mobiler Apps ist die Organisation mehrerer Stationen wesentlich einfacher.

Anhand von Simulationen von “Was-wäre-wenn-Szenarien” lassen sich realistische Touren planen und der Kundenstamm eruieren, der unbedingt persönlich besucht werden sollte. Eine angemessene Regelung der Fahrzeitanteile spart Zeit und Kosten ohne Mitarbeiterressourcen reduzieren zu müssen.

Diese Funktionen sollte ein digitales Tourenplanungs-Tool beinhalten

  • Terminvorschlagsfunktion
  • Umkreis- und Korridorsuche
  • Geokoordination von Adressen
  • Sortierung der Kunden in A, B und C-Kunden
  • Korrektur von GPS-Signalen
  • Routenberechnung
  • Kalkulation von Distanzmatrizen und Bündelung von Aufträgen
  • Berechnung von Besuchsrhythmus, Besuchsdauer, Fahrtstrecken und Fahrzeiten
  • Integrationsmöglichkeit in die bestehende IT-Landschaft

„Die durchschnittliche Mindesteinsparung beträgt laut Koch eine halbe Stunde pro Tag und Mitarbeiter. So hat jeder Mitarbeiter durchschnittlich 7,5% mehr Zeit für seine Kunden zur Verfügung. Pro Woche wären das 2,5 Stunden und auf ein ganzes Jahr berechnet 120 Stunden!

Eine Investition in eine entsprechende Lösung rentiert sich auf jeden Fall,“ erklärt Koch. Eine effektive Vertriebsaußendienststeuerung fördert den Erfolg und spart Zeit, Geld und andere Ressourcen.

11 Punkte, wie Sie Ihre Außendienststeuerung optimieren

  1. Gute Geomanagement-Lösungen bieten mehr Planungssicherheit und schaffen Transparenz. Sie decken alles ab, strategisch, taktisch und operativ, unterstützen eine ausgeglichene Auslastung des Außendienstes und die Definition, Visualisierung, Analyse und Umsetzung von Zielen.
  2. Abgestimmte Besuchsrhythmen sparen Fahrzeit und Weg.
  3. Teilen Sie Ihre Kunden mithilfe einer ABC-Analyse nach Kundenwert ein und passen sie die Zeit- und Kostenressourcen an.
  4. Auch Besuchsfrequenz und Dauer sollten an den Kundenwert angepasst werden.
  5. Weniger rentable Kunden bearbeiten Sie am besten durch das Inside Sales Team.
  6. Auch Folgebestellungen der A-Kunden können ohne Kundenbesuch abgewickelt werden.
  7. Zudem sollten sich Kundenbesuche am Bestellrhythmus orientieren.
  8. Nehmen Sie sich Zeit zur Neukundengewinnung, selbst wenn das Bestandskundengeschäft floriert.
  9. Informieren Sie sich über das Buying-Center des Kunden und wählen Sie Ansprechpartner entsprechend erfolgsorientiert aus.
  10. Schöpfen Sie alle Cross- und Upselling-Möglichkeiten aus
  11. Begleiten Sie Ihre Kundschaft auf der gesamten Customer Journey und gestalten Sie ihr diese so angenehm wie möglich.

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Dr. Lydia Polwin-Plass

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