Kundenakquise im B2B: Angebote richtig nachfassen, um den Auftrag zu machen

Typische Situation im Verkaufsprozess: Der Kunde hat ein Angebot angefordert. Die Vertrieblerin sendet das Angebot zu. Und dann passiert nichts. Was also tun, wenn der Kunde sich nicht meldet? Die Antwort: Angebote richtig nachfassen!

Schriftliche Angebote richtig nachfassen: Verlassen Sie sich nicht darauf, dass der Kunde von sich aus ein Lebenszeichen sendet!
Schriftliche Angebote richtig nachfassen: Verlassen Sie sich nicht darauf, dass der Kunde von sich aus ein Lebenszeichen sendet! © Rymden/stock.adobe.com

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Je weiter „unten“ sich Vertriebsmitarbeitende mit ihrem jeweiligen Kunden im Vertriebstrichter befinden, umso sicherer fühlen sie sich: Das Angebot ist versendet, der Auftrag scheint zum Greifen nah.

Dabei müssten die typischen Conversion Rates, also die Abschlussraten, ja bekannt sein. Denn nur aus x Angeboten wird auch ein Auftrag. Doch ohne Nachfassen des Angebots ist die Wahrscheinlichkeit, einen Auftrag zu erhalten, erheblich kleiner!

Abwarten und Teetrinken nach dem Angebotsversand ist die falsche Strategie!

Im Gegenteil: Fehlendes Nachfassen von Angeboten ist sogar Gift für jede Abschlussquote. Schließlich haben Sie mit Ihrem Vertrieb und Marketing bereits viel investiert, um die Kundin an den Punkt zu bringen, wo sie ein Angebot anfragt. Wer jetzt nicht nachhakt, würde diese Investition leichtfertig in den Wind schießen.

Angebotsverfolgung: Was ist das und warum drücken sich Vertriebsmitarbeitende gern?

Die Nachverfolgung von Angeboten – insbesondere das Nachtelefonieren – gehört dennoch zu den wenig geliebten Aufgaben vieler Vertriebsmitarbeitende. In der „Unbeliebtheitsskala“ rangiert sie vermutlich kurz hinter der Kaltakquise. Was sind die Gründe hierfür?

Letztendlich ist es die Angst vor Ablehnung: Zum einen die Angst, dass der Kunde nein sagt. Zum anderen die Angst, dem Kunden auf die Nerven zu gehen. Verpackt werden diese Ängste von den Mitarbeitenden in meist unbewusst vorgeschobene Argumente wie:

  • Für das Nachtelefonieren der Angebote habe ich keine Zeit. Ich muss neue Angebote generieren
  • Die Kundin kommt auf mich zu, wenn das Angebot passt

Helfen Sie Ihren Vertriebsmitarbeitenden dabei, solche Denkmuster zu durchbrechen. Zeigen Sie auf, dass die reine Menge von abgegebenen Angeboten nicht entscheidend ist, sondern dass es auf die Abschlussquote ankommt. Daher ist es besser, mal auf eine wenig Erfolg versprechende Angebotsanfrage nicht zu reagieren oder sie mit Minimalaufwand zu bearbeiten, dafür aber die Angebote mit Potenzial ordentlich nachzuverfolgen.

Gehen Sie außerdem auf die Gründe ein, warum der Kunde sich nach der Abgabe eines Angebots oft nicht meldet. Dann ist für Ihre Vertriebskräfte gut nachvollziehbar, dass Nachhaken beim Kunden ein wichtiger Baustein bei ihrer persönlichen Zielerreichung ist.

Warum meldet sich der Kunde nicht auf das Angebot?

Es gibt eine ganze Reihe von Gründen, warum Ihr Kunde nicht auf Ihr Angebotsschreiben bzw. Ihre Angebots-Email reagiert. Hier einige Beispiele:

  • Der Kunde hat Ihr Angebot nicht erhalten
  • Die Kundin hat mehrere Angebote bei unterschiedlichen Anbietern angefragt und will diese in Ruhe vergleichen. Ggf. liegen ihr noch nicht alle Angebote vor
  • Der Kunde hat es mit dem Projekt nicht eilig
  • Das Projekt der Kundin wurde zwischenzeitlich gecancelt
  • Der Kunde brauchte nur ein Vergleichsangebot, war aber an der Zusammenarbeit mit Ihnen gar nicht interessiert
  • Die Kundin ist mit ihrem Angebot nicht zufrieden. Sie tendiert zu einem anderen Anbieter oder hat den Auftrag mittlerweile an ein anderes Unternehmen vergeben
  • Der Kunde will Ihnen „kein Geld hinterherwerfen“ bzw. denkt: „Der Anbieter will ja etwas von MIR“. Daher erwartet er, dass Sie sich melden
  • Die Kundin beurteilt Ihr Interesse und Ihren Service anhand Ihrer aktiven Angebotsverfolgung

Für Ihr Vertriebsteam ist es also wichtig, am Kunden dranzubleiben und herauszufinden, aus welchem dieser Gründe noch kein Auftrag erteilt wurde.

Die 7 wichtigsten Gründe für professionelle Angebotsverfolgung

Effizientes Angebotsmanagement ist oft ausschlaggebend dafür, ob Sie einen Auftrag abschließen können oder nicht. So sprechen die folgenden 7 Gründe für das konsequente Nachverfolgen Ihrer Angebote:

  1. Das Nachfassen von Angeboten, vor allem das Nachtelefonieren, bietet Ihnen die Chance, eine persönliche Beziehung zur Entscheiderin aufzubauen
  2. Sie gewinnen neue Informationen über Ihren Kunden und den Status Ihres Angebots
  3. Sie demonstrieren echtes Interesse, Drive, Zuverlässigkeit, Serviceorientierung und Kommunikationsstärke – lauter Punkte, die sich die meisten Kunden für die spätere Zusammenarbeit mit Ihnen wünschen werden
  4. Sie erfahren, ob der Kundin noch etwas fehlt, um sich für Sie zu entscheiden. Ggf. können Sie Bedenken ausräumen oder offene Fragen klären
  5. Sie verschaffen sich einen Wettbewerbsvorteil gegenüber Anbietern, die ihre Angebote nicht konsequent nachverfolgen
  6. Sie steigern Ihre Abschlussquote
  7. Auch wenn Sie beim Nachtelefonieren ab und zu Absagen kassieren werden und der Auftrag an einen anderen Anbieter geht, hilft Ihnen diese Erkenntnis weiter: Sie wissen, woran Sie sind, und können sich weitere Wiedervorlagen sparen. Erfragen und dokumentieren Sie die Gründe für den Auftragsverlust, und nutzen Sie dieses Wissen für künftige Angebotsanfragen ähnlicher Kunden

So fassen Sie Angebote erfolgreich nach: 6 Praxis-Tipps

1 Kündigen Sie Ihren Anruf an

Erkundigen Sie sich schon vor der Angebotserstellung bei Ihrer Kundin, bis wann sie über die Vergabe des Auftrags entscheiden will. Addieren Sie einige Tage zu diesem Datum und erwähnen dieses bereits in Ihrem Angebotsschreiben. Erstellen Sie sich eine entsprechende Vorlage für Ihre Anschreiben bzw. ein Muster für Ihre Angebots-Emails. Ihre Nachfass-Ankündigung könnte wie folgt lauten:

„Um die weitere gemeinsame Vorgehensweise mit Ihnen zu besprechen, werde ich mich am …….. / in KW …. bei Ihnen melden.“

2 Planen Sie feste Zeiten ein

Tragen Sie sich einen Termin in Ihren Kalender ein, an dem Sie das jeweilige Angebot nachfassen wollen, bzw. legen Sie sich hierfür eine Aufgabe an. So demonstrieren Sie Ihren Kunden Verlässlichkeit. Sie halten, was Sie im Angebot „versprochen“ haben. Zudem ergibt sich durch regelmäßige Nachfass-Aktionen – ähnlich wie bei regelmäßiger Kaltakquise – eine Routine. Je häufiger Sie sich um die Angebotsverfolgung kümmern, desto besser werden Sie darin.

3 Wählen Sie das beste Medium

Ob Video-Call, Nachfass-Telefonat oder -Email: Jedes Angebot sollte nachverfolgt werden. Hierbei gilt: Je persönlicher, desto besser. Daher sollten Sie Telefonate oder Video-Anrufe bevorzugen. Beide Medien geben Ihnen die Möglichkeit, die Stimmung des Gesprächspartners einzuschätzen, offene Fragen zu klären, auf Bedenken zu reagieren und weitere Informationen zu gewinnen.

Nur wenn sich der Aufwand für das persönliche Nachhaken tatsächlich nicht lohnt oder eine große Zahl sehr ähnlicher, standardisierter Angebote nachverfolgt werden muss, kann ein Nachfassbrief oder eine Nachfass-EMail eine Lösung sein. Erstellen Sie sich hierfür ein Muster bzw. eine Vorlage.

4 Bereiten Sie das Gespräch gut vor

Stellen Sie sicher, dass Sie alle notwendigen Informationen zum Kunden vor sich haben, und vergegenwärtigen Sie sich diese vor Gesprächsbeginn. Spielen Sie vorab bereits mögliche Reaktionen des Kunden durch. Bereiten Sie sich für alle Fälle auf eine erneute Einwandbehandlung vor. Polen Sie sich auf Erfolg. Sie haben Zeit und Mühe in Ihr Angebot investiert. Daher dürfen Sie jetzt nachhaken und den Auftrag dingfest machen.

5 Formulierungshilfen fürs Nachfassen von Angeboten

Seien Sie beim Nachverfolgen Ihrer Angebote höflich, aber selbstbewusst und verbindlich. Sie sind kein Bittsteller, sondern haben eine Lösung für Ihre Kundin und agieren auf gleicher Augenhöhe.

Eröffnen Sie das Nachfass-Telefonat mit einer offenen Frage.

Statt „Ich wollte mal fragen, ob mein Angebot angekommen ist“ formulieren Sie abschluss- und lösungsorientiert: „Ich habe Ihnen ja vor [einer/zwei Woche/n] das gewünschte Angebot gesendet. Wie angekündigt/versprochen melde ich mich heute bei Ihnen, um mal zu hören, was Sie darüber denken.“ oder um Ihnen noch offene Fragen zu beantworten, damit Sie Ihre Entscheidung treffen können.“

Erfragen Sie mit Nachfass-Fragen wie den folgenden konkret Ihre Chancen, und finden Sie heraus, wo Sie ggf. noch nachbessern müssen:

  • „Auf einer Skala von 1 bis 10, bei der 10 für Kaufen steht, wo stehen wir da jetzt?“
  • „Was fehlt Ihnen noch, damit Sie sich gerne für mein Angebot entscheiden können?“
  • „Was müsste geschehen, damit die Wahrscheinlichkeit von 8 auf 9 steigt?“

Geben Sie sich hierbei nicht gleich mit der erstbesten Antwort zufrieden, sondern haken Sie nach: „Was noch?“, „Was außerdem noch?“

6 Zu guter Letzt: Selbst bei schriftlichen Absagen nachhaken

Fassen Sie auch nach, wenn der Kunde Ihr Angebot abgelehnt und Ihnen bereits schriftlich eine Absage geschickt hat. Trotz der Ablehnung des aktuellen Angebots kann er Ihr Unternehmen ja dennoch für künftige Projekte in Erwägung ziehen. Nur wenn Sie wissen, woran Sie gescheitert sind, können Sie es beim nächsten Mal oder bei der nächsten Kundin besser machen.

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Thomas Grimm, SUXXEED

4 Kommentare zu “Kundenakquise im B2B: Angebote richtig nachfassen, um den Auftrag zu machen

  1. Christoph Jenderko

    Danke für die vielen infos, genau danach habe ich gesucht. Ich meine auch das es wichtig ist nachzufragen.

    Gruß
    Christoph

  2. Paul

    „Was müsste geschehen, damit die Wahrscheinlichkeit von 8 auf 9 steigt?“

    Oh Gott oh Gott! Bei so einer Formulierung landet der Schreiber bei mir gleich auf der Spamliste.

    • Hans

      ?Oh Gott oh Gott! Bei so einer Formulierung landet der Schreiber bei mir gleich auf der Spamliste. ?

      Natürlich geht es um die telefonische Nachfassung.

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