Mit Prozesscoaching Abläufe im Außendienst nachhaltig verbessern

Es gibt nichts Beständiges außer dem Wandel

Damit alles so bleiben kann, wie es ist, muss sich fast alles radikal verändern. Solche und ähnliche Aussagen rund ums Thema Veränderungsmanagement sind aufgrund der aktuellen Entwicklungen zutreffender als jemals zuvor.

So gut wie jeder Vertriebsleiter steht gemeinsam mit seinem Team vor der Bewältigung von Aufgaben, die er sich vor einem oder zwei Jahren kaum vorstellen konnte. Die Veränderungs- und Anpassungsgeschwindigkeit hat rasant zugenommen und ein Ende der Beschleunigung lässt sich nicht absehen. Die meisten Unternehmen und Vertriebsabteilungen haben gelernt, flexibel und agil zu reagieren, aber viele Vertriebsführungskräfte berichten mir, sie müssten und wollten endlich wieder von der Reaktion in die Aktion kommen.

Was versteht man unter Prozesscoaching?

Dabei hilft ein Prozesscoaching, mit dem sich die Abläufe optimieren lassen. Beim Prozesscoaching handelt es sich um eine anspruchsvolle Art des kontinuierlichen Veränderungsmanagements. Nicht nur die Verkäufer und Vertriebsleiter gehören ins Coachingcamp, sondern auch die Prozesse und Abläufe im Vertrieb.

Pozesscoaching im Vertrieb in 7 Schritten

1 Coachingcamp: Kontinuierliche und rasche Prozessverbesserung

Es gibt viele gute Gründe für den Besuch des Coachingcamps. Die Verbesserung der Abläufe und Prozesse und die Erhöhung des Veränderungs- und Anpassungstempos sind das eine. Das andere ist die Gesundheit der Verkäufer und Führungskräfte im Vertrieb. Letzteres mag zunächst überraschend klingen.

Aber viele Mitarbeitende im Vertrieb agieren mittlerweile am Limit.

Sie benötigen dringend effektive und effiziente Tools und Methoden, mit denen sie einerseits Verbesserungen erzielen können, die sie aber andererseits auch entlasten und Erleichterung für die tägliche Arbeit bieten. Die Leistungsverbesserung muss sofort und kontinuierlich erfolgen, ansonsten leiden Abläufe und Menschen. Es darf nicht sein, dass die Prozessoptimierung erst einmal zu einem Leistungsverlust führt (siehe Abbildung 1).

2 Coachingcamp: PDCA-Verbesserungskreislauf nutzen

Setzen Sie den PDCA-Kreislauf in Bewegung – und damit einen kontinuierlichen Verbesserungskreislauf. Entscheidend sind die vier Schritte:

• Plan       (Planen)
• Do          (Umsetzen)
• Check    (Überprüfen)
• Act          (Handeln)

Um eine kontinuierliche Verbesserungskultur im Außendienst zu implementieren, ist es notwendig, einen Plan auf der Basis einer Vertriebspotenzialanalyse zu erstellen.

Nehmen wir als Beispiel den Prozess der Neukundenakquisition: Sie hinterfragen alle Akquisitionsabläufe selbstkritisch, formulieren die Probleme, gehen auf die Suche nach den Gründen für die Probleme und entwickeln Lösungsmöglichkeiten, natürlich am besten gemeinsam im Vertriebsteam. Das heißt: Analysieren Sie die Ursachen und formulieren Sie für jede Ursache eine dezidierte Lösung.

3 Coachingcamp: Ab in die Umsetzung!

Bleiben wir bei dem Akquisitionsbeispiel: Sie wissen jetzt, dass es zielführend ist, Ihre Alleinstellungsmerkmale zu verdeutlichen, die CRM-Software zu optimieren, neue Akquisitionsmethoden zu erlernen und einzusetzen sowie ein Akquisitionscoaching zu absolvieren, um die persönlichen Kompetenzen der Verkäufer zu verbessern.

Also geht es jetzt ab in die Umsetzung. Dazu stoßen Sie Verbesserungsinitiativen an, nutzen die Kompetenzen möglichst vieler Experten und Beteiligter und setzen ein Ideen- und Umsetzungsboard, um die Ideen zu sammeln und zu entscheiden, welche Vorschläge in die Umsetzung gelangen. Schärfen Sie die Axt, schärfen Sie im Akquisitionsbereich Ihre Alleinstellungsmerkmale.

4 Coachingcamp: Den Check nicht vergessen

Ziel jeder Veränderung ist die systematische Verbesserung – wenn sich vieles verändert, aber wenig verbessert, ist nichts gewonnen. Darum: Werten Sie die Ergebnisse der Veränderungsinitiativen in der Akquisition aus, checken Sie Ihre Fortschritte. Eventuell ist es notwendig, eine weitere Verbesserungsrunde zu drehen und die Verbesserungsstellschrauben nachzujustieren. Es ist im Sinn des kontinuierlichen Verbesserungskreislaufes, diese Mühe auf sich zu nehmen, weil Sie sich so letztendlich die Arbeit im Außendienst erheblich erleichtern.

5 Coachingcamp: Den Kreislauf erneut starten

Dieser oft vernachlässigte Schritt ist unerlässlich, um die gewünschte Kontinuität des Prozesscoaching zu gewährleisten. Nur so kann eine Verbesserungskultur im Außendienst entstehen. Abbildung 2 zeigt den Zusammenhang: Sie setzen die gefundenen Problemlösungen ab sofort ein und nutzen Sie als neuen Standard. Bleiben Sie jedoch zugleich so flexibel, dass Sie rasch handeln können, wenn sich herausstellt, dass eine Variante die noch bessere Lösung darstellt.

6 Coachingcamp: Team- und Selbstcoaching als flankierende Maßnahmen

Unterstützen Sie die Effektivität des PDCA-Verbesserungskreislaufes, indem Sie Kollegen, Mitarbeitende und auch die beteiligten Führungskräfte einbinden. Neben das Prozesscoaching tritt also ein Teamcoaching – und ein Selbstcoaching, denn natürlich sind auch Sie selbst elementarer Bestandteil des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses im Vertrieb.

7 Coachingcamp: Konzentration auf Wachstumskunden

In schwierigen und komplexen Zeiten ist es oft klug, sich zunächst einmal auf die Kunden mit großem Potenzial zu fokussieren. Das gilt für die Neukundengewinnung und die Betreuung der Bestandskunden. Heben Sie die Wachstumspotenziale, indem Sie für jeden Kunden den Kundenwert ermitteln und auf dieser Grundlage ein vertriebsstrategisches Kundenportfolio erarbeiten.