Online-Verhandlungen: Wann der Ansatz im Vertrieb Sinn macht

„Online“ versus „Onsite“-Verhandeln: Rhetoriktrainer Peter Flume geht der Frage nach, in welcher der fünf Phasen das Virtuelle gegenüber der Präsenz Vorteile hat.

In welchen Verhandlungsphasen machen Online-Verhandlungen Sinn und wann sollte man besser auf persönliche Gespräche setzen?
In welchen Verhandlungsphasen machen Online-Verhandlungen Sinn und wann sollte man besser auf persönliche Gespräche setzen?© fidaolga/stock.adobe.com

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Durch die Pandemie und die damit einhergehend zunehmende Digitalisierung vieler Unternehmen scheint das Format „Online-Verhandlung“ noch einmal einen Aufschwung zu erleben – auch in Vertrieben. Denn schon seit Jahren finden bei internationalen Geschäften Verhandlungen online statt.

In welchen Verhandlungsphasen machen Online-Verhandlungen Sinn?

Wie sich die zwei Verhandlungstypen nutzen lassen und wann die Online-Verhandlung sinnvoll sein kann, erläutert Rhetoriktrainer Peter Flume an den fünf Verhandlungsphasen.

1 Sondierungsgespräche

Jede Verhandlung beginnt mit der Vorbereitung durch erste Sondierungsgespräche. In dieser Zeit wird die Grundlage für Verhandlungen geschaffen. Vertriebler knüpfen Kontakte zu den Kunden oder Geschäftspartnern und festigen sie für eine solide Verhandlungsbasis. „Das ist sowohl online als auch vor Ort, möglich“, so der Rhetoriktrainer. Die Wahl hänge vor allem davon ab, wie gut sich die Partner schon kennen und, wie persönlich der Verhandlungsprozess gestaltet werden soll.

Online zu sondieren, ist heute einfacher als je zuvor: Relevante Partner können zugeschalten werden. Zum Beispiel auch, wenn man sowieso ein Meeting zu anderen Thematiken hat.

Zu Online rät Flume jedoch vor allem, wenn schon eine Zusammenarbeit mit dem Verhandlungspartner besteht. Beim ersten Kennenlernen sei doch die persönliche, menschliche Komponente wichtig. „Außerdem wirkt ein Treffen vor Ort informeller und betont daher den Charakter der beiläufigen Sondierung mehr“, weiß der Nürtinger.

Kann die Sondierung jedoch nicht vor Ort stattfinden, rät Flume eher zur Videokonferenz als nur zum Telefonat. „Gesichter bringen Nahbarkeit und helfen beim Beziehungsaufbau“, so der Experte.

Als Kehrseite macht er darauf aufmerksam, dass eine Zusammenarbeit, die dauerhaft auf Online-Konferenzen basiert, ist einfach nicht so bindend wie eine persönliche Kontaktpflege. Das führt langfristig zur Austauschbarkeit des Vertriebs.

2 Angebotsvorlage- und Diskussion

Sind die Sondierungsgespräche abgeschlossen, folgt die erste Angebotsvorlage. Diese erfolgt immer schriftlich. Für die anschließende Diskussion der schriftlichen Vorlage sieht der Rhetoriker die Online-Verhandlung im Vorteil:

„In diesem Fall hilft tatsächlich die fehlende menschliche Komponente. So kann es beispielsweise leichter fallen, die Distanz zum Gegenüber zu halten und standhaft zu bleiben.“ Im Face-To-Face Gespräch seien Zugeständnisse durch Empathie viel wahrscheinlicher. Die Folge: einseitige Kompromisse, die dem Vertrieb langfristig weniger Profit bringen oder gar geschäftsschädigend sein können.

Online oder offline ist eine gute Verhandlungsfähigkeit natürlich Voraussetzung. Das gilt sowohl für die Atmosphäre, die der Verhandelnde schafft, als auch für das Durchhaltevermögen.

Und zusätzlich wichtig für die starke Wirkung im Online-Prozess: Die technische Affinität.

3 Strategische Verhandlung

Ob die Verhandlung online oder onsite stattfindet, hängt ganz vom aktuellen Fortschritt ab. Steht fest, wie viele Verhandlungsrunden stattfinden sollen, ist eine vorherige, strategische Festlegung von Online- und Präsenzterminen zielführend.

Zur Strategie sollten sich Verhandelnde dabei laut des Experten die folgenden zwei Fragen stellen:

  • Kann ich Dynamiken vor Ort besser beherrschen oder eher online?
  • Und wie viel Beziehungsebene möchte ich in den Prozess mit hineinnehmen?

Im Online-Verhandlungsprozess selbst kann die Distanz von starkem Vorteil sein.

Wer verhandlungsschwach ist und Dynamiken schlecht lenken kann, sollte lieber virtuelle Meetings ansetzen. So lässt sich vermeiden, dass Vertriebler ohne Durchrechnen Zugeständnisse eingehen.

Ein weiterer Vorteil: Im Online-Format lässt sich spontan die „Chef-Karte“ ausspielen. So kann der Einkaufsleiter oder Geschäftsführer flexibel dazu geschaltet werden, um die Dynamik zu verändern. „Dass der Chef ab einem gewissen Punkt dazu kommt, ist auch in der Präsenz üblich. Aber bei Meetings in Zoom und Co. ist der Prozess viel flexibler.“

4 Vertragsabschlüsse

Für Vertragsabschlüsse hingegen empfiehlt Flume immer ein persönliches Treffen. So können Geschäftsbeziehungen noch einmal vertieft und gefestigt werden. Beispielsweise durch kleine Rituale, wie der besiegelnde Handschlag, das gemeinsame Abendessen oder durch einen Betriebsrundgang.

Auch Vertriebler, die eine persönliche Bindung zu Kunden und Geschäftspartnern aufbauen möchte, um die „soziale Karte“ auszuspielen, sollten auf Präsenz setzen.

Sind die Stärken des Verhandelnden Sympathie, Durchsetzungsstärke und die richtige Menge an Empathie, so empfehlen sich auf jeden Fall für einen Großteil der Verhandlungsschritte präsente Sitzungen.

Dabei lassen sich auch die körperlichen Signale einer Person im direkten Gegenüber besser lesen und das eigene körpersprachliche Verhalten gezielt ausspielen. Beispielsweise durch einen Wechsel vom Sitzen zum Stehen. Dies kann man dann taktisch nutzen.

5 Formale Festlegung

Mit dem Abschluss der Verhandlung gehen einige Formalitäten einher. „Dass die Juristen beider Seiten diese nicht in Präsenz-Meetings aufarbeiten, ist nichts Neues“, so Flume. Jedoch sei durch den digitalen Wandel an dieser Stelle das Telefongespräch schon veraltet.

Online ist hier also nicht nur Standard geworden, sondern bringt auch viele Vorteile: Dokumente können auf dem Bildschirm geteilt, gemeinsam bearbeitet und weitere Zuständige bei Fragen zugeschaltet werden. Auch die finale Unterschrift selbst findet oft nur noch per E-Signatur statt.

Fazit des Experten: Sind Verhandlungen online wirklich besser?

„Das kommt ganz auf die Unternehmenswerte und die festgelegte Verhandlungsstrategie an“, fasst Flume zusammen. Vertriebler, deren Fokus auf der Kundenbindung und -pflege liegt, sollten hauptsächlich in Präsenz verhandeln. Wer Flexibilität und das Spiel von Dynamiken als Hauptaugenmerk für den Prozess wählt, kann in Online- und Hybrid-Verhandlungen punkten.

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Peter Flume

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