Reden ist Gold: Der Einsatz von Sprachnachrichten im Vertrieb

Audionachrichten: Veränderung der Kommunikation im Vertrieb

Die richtige Kommunikation hat in den letzten zwei Jahren im beruflichen Bereich an großer Bedeutung gewonnen. Besonders im Vertrieb will das Handwerk der Kommunikation gut beherrscht sein, um kompetent an Kunden heranzutreten. Dabei sind kontinuierliche Weiterentwicklung und das Adaptieren neuer Kommunikationsformen unabdingbar. Eine dieser neuen Kommunikationsformen sind Audionachrichten. Es gibt jedoch noch einige Probleme mit diesem neuen Medium.

Bisherige Nachteile von Sprachnachrichten

In der Geschäftswelt haben es Sprachnachrichten zurzeit noch schwer, Fuß zu fassen.

Die einen meinen, sie seien schneller und einfacher, um sich auf einer persönlicheren Ebene miteinander austauschen, während andere das Empfangen von Sprachnachrichten mit Frust verbinden.

Sie verschicken zwar gern Sprachnachrichten, aber sie hören sie nicht gern an. Warum?

Bis heute sind traditionelle Sprachnachrichten ein eher einseitiges Vergnügen für den Sender. Man kann vollkommen unabhängig von der Erreichbarkeit des Gegenübers, mit dem Klick auf einen Button, in natürlicher Sprache kommunizieren, ähnlich einem Telefonat, ohne zu tippen oder sich mit Voice-to-Text auseinander setzen zu müssen.

Für den Empfänger aber ist die Audio-Datei meist eine lästige ‘Black Box’, bei der man vor dem Anhören nicht weiß, was einen erwartet.

Etwas aufzuzeichnen, so nebenbei, ist sehr einfach, aber eine Sprachnachricht anzuhören erfordert die richtige Situation – im Meeting z.B. hat man keine Chance – und Geduld. Man wird gezwungen, den Gedanken des Senders zu folgen, ohne zu wissen, wohin es führt. Normale Sprachnachrichten sind oft noch viel zu lang und unstrukturiert, um für professionelle Zwecke im Arbeitsleben eingesetzt zu werden.

Das Potenzial von Sprachnachrichten

Sprachnachrichten versprechen also auf den ersten Blick persönlicheren und schnelleren Austausch zwischen Vertrieb und Kunde oder auch teamintern. Manchmal können Meetings, Telefonate und Videocalls durch kurze Voice Notes sogar komplett ersetzt werden, da komplexe Inhalte einfach übermittelt und Missverständnisse vermieden werden können.

Auf den zweiten Blick bieten Audionachrichten auch eine neue Art, Informationen zu speichern und administrative Arbeit effizienter zu gestalten. Man denke z.B. daran, ein Besuchsprotokoll nach einem Kundentermin ähnlich einer Sprachnachricht einfach ins Handy zu diktieren und die Dokumentation im CRM-System ist größtenteils erledigt. Öffnet man dann einige Zeit später den Eintrag im CRM, hat man die Möglichkeit, die Originaleindrücke zu hören und mit Hilfe von Voice to Text auch zu lesen und zu durchsuchen.

Der Vorteil von Audionachrichten gegenüber Texten im Vertrieb

Zuerst muss zwischen Sprachnachrichten im Austausch mit Kunden und zum Nutzen der eigenen Dokumentation unterschieden werden. In beiden Fällen wäre eine automatische Transkription essenziell, um die Nachricht verarbeitbar zu machen.

Der Vorteil gegenüber normalen Audionachrichten: Es wird nicht nur die Audiodatei gespeichert, sondern auch der Text. Dies würde dem Empfänger die Wahl überlassen, den Inhalt zu lesen oder anzuhören.

Was bieten moderne Tools für Sprachnachrichten im Vertrieb?

1 Asynchronen Vertrieb ermöglichen

Ein Punkt, mit dem man im Zusammenhang mit Sprachnachrichten immer wieder in Berührung kommt, ist der Aspekt des asynchronen Vertriebs. Denn die Kommunikation mit Sprachnachrichten ist asynchron, also zeitversetzt: Der Sender nimmt sie auf, sendet sie ab, dann werden sie vom Empfänger angehört. Im Gegensatz zu Videocalls, Meetings oder Telefonaten werden beide Parteien unabhängig von ihrem Kalender.

2 Zeit sparen

Wir sprechen bis zu 7x schneller als wir tippen. Stattdessen kann man sich auf viele andere wichtige Vertriebsaufgaben konzentrieren.

3 Qualitativ hochwertige Nachrichten erzeugen

Oft kommt die persönliche Note zu kurz, z.B. in der Kaltakquise. Hier kann eine persönliche Sprachnachricht der entscheidende Eisbrecher sein und durch die menschliche Stimme ein erstes Vertrauen aufbauen.

Dafür bedarf es sicher neben einer reibungslosen Transkription auch die Möglichkeit, Nachrichten im Nachhinein zu bearbeiten und Fehler in der Texterkennung zu beheben. Zusätzlich spielen Integrationen in gängige Medien wie E-Mail und LinkedIn eine wichtige Rolle.

4 Aktivere Nutzung des CRM-Systems

Die Anforderungen an Transparenz und Dokumentationen von Kundeninteraktionen steigen erheblich. Neue, einfachere Methoden, um dem Dokumentationsaufwand Herr zu werden sind gefragt. Mit Hilfe von transkribierten Sprachnachrichten können Daten einfach gesammelt werden, auch von unterwegs. Der Aufwand für die Dokumentation sinkt, die Qualität und Verfügbarkeit der Daten steigt und es bleibt mehr Zeit für den aktiven Vertrieb.

Damit könnte nach Schätzungen von Experten durch richtig eingesetzte Sprachnachrichten ca. 5h bisher verlorene, aktive Vertriebszeit pro Vertriebsmitarbeiter und Woche eingespart, der Verkaufsprozess um 20-40% verkürzt und eine gesteigerte Abschlussrate erzielt werden.

Die neue Art der Sprachnachricht im Unternehmen einführen

Bisher genanntes klingt schön und gut, doch scheint es noch ein weiter Weg, bis Sprachnachrichten die oben genannten Eigenschaften mitbringen, um produktiv im Vertrieb eingesetzt werden zu können. Die Münchner Firma VoiceLine z.B. arbeitet intensiv daran, Sprachnachrichten angenehmer und benutzerfreundlicher für Sender und Empfänger zu machen und setzt diese bereits erfolgreich bei ersten Kunden im B2B-Vertrieb ein.

Fazit des Experten

Sprachnachrichten bieten im Vertrieb neue Möglichkeiten und innovative Ansätze. Die Möglichkeiten zur Einsparung von Zeit, die wiederum gewinnbringend im Gespräch mit Kunden verwendet werden kann, sind enorm. Neben engerem Kundenkontakt und kürzeren, flexibleren Vertriebsprozessen, bieten sie das Potential strukturelle Verbesserungen in der Dokumentation von Kundeninteraktionen hervorzurufen. Es bleibt abzuwarten, wie bestehende Hürden einer breiten Adaption mit Hilfe neuartiger Technologie abgebaut werden können und welche Weiterentwicklungen noch folgen.

Zur Person

Dr. Nicolas Höflinger, Gründer und Geschäftsführer der Firma VoiceLine GmbH aus München, war zuvor Unternehmensberater bei McKinsey & Company, Studierter Dipl. Wirtschaftsingenieur (KIT) und promovierter Betriebswirt (Uni Mannheim),