| Auftragsklärung
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Reklamationen von Kunden vermeiden – durch mehr Offenheit beim Abschluss

von
Reklamationen
Drum prüfe, wer sich bindet - dann kommt es auch nicht zur Reklamation. (c) pressmaster/stock.adobe.com

Niemand ist Wahrsager. Darum kann auch niemand wissen, was genau im Gegenüber vorgeht. Wenn ein Kunde also erstmalig mit einem neuen Lieferanten zusammenarbeitet, dann hat er meist schon eigene Erfahrungen gesammelt – und Reklamationen hinter sich. Darum ist es vor einem Abschluss elementar mit dem Kunden darüber zu sprechen, was er genau plant, was seine Motive bzw. Ziele sind – und was er in der Vergangenheit in diesem bzw. einem vergleichbaren Bereich schon erlebt hat.

Reklamationen von Kunden: Manchmal ja … oft aber auch nicht

Im Geschäftsleben kommt es oft zu Enttäuschungen. Hin und wieder reklamieren Kunden, manchmal nehmen sie einen Mangel aber auch ohne Reklamationen so hin – und kaufen nächstes Mal einfach woanders. So manche Kunden wechseln, weil sie davon ausgehen, dass der Anbieter es nicht besser konnte, sonst hätte er das ja gemacht und suchen nach Lieferanten, die es dann hoffentlich besser machen.

Aber auch Anbieter sind oftmals enttäuscht, weil sie sich vielleicht mehr vom Kunden versprochen haben. Beispielsweise mehr Lob für die gute Arbeit, einen Folgeauftrag – oder eine fristgerechte Begleichung der Rechnung.

Offen zu Beginn den Qualitätsanspruch definieren

Tendenziell gehen Kunden in die Konsumentenhaltung, weil sie davon ausgehen, dass der Anbieter den gesamten Prozess im Griff hat. Das ist aber leider oft nicht der Fall. Auch wird Qualität sehr unterschiedlich definiert. Darum ist es enorm wichtig, dass beide Seiten so lange miteinander reden, bis beide Seiten sich über die Qualität und Güte der Leistung im Klaren sind. Dazu drei Beispiele:

  • Handelt es sich um einen guten Steuerberater, wenn nach einer Steuerprüfung nichts nachträglich an das Finanzamt gezahlt werden muss? Manche sagen, dass das nur bei einem schlechten Steuerberater passieren kann, denn dieser solle ja schließlich helfen, auch mal gewisse Dinge auszureizen.
  • Wie lange darf es dauern, bis ein Webseitenprogrammierer Fehler auf der Webseite behebt, die er selbst zu verantworten hat?
  • Wie soll konkret vorgegangen werden, wenn eine der beiden Seiten merkt, dass etwas in die falsche Richtung läuft? Oft wird ja gesagt, man solle etwas sagen, wenn etwas nicht zufriedenstellend verläuft – doch das machen die wenigsten. Darüber hinaus gibt es dann genügend Geschäftspartner, die kritische Anmerkungen als Lappalie abtun. Hilfreich ist hier ein regelmäßiger Austausch zur Zwischenabnahme.

Klare Rollenverteilung, damit jeder weiß, was zu tun ist

Wer macht was? Wer achtet worauf? Bis wann ist etwas erledigt? Das sind Fragestellungen, die oft ungenügend geklärt werden – und im Zweifelsfalle dem Zufall überlassen sind. Auch dazu drei Beispiele:

  • Bei einem Filmdreh, egal ob Tutorial, Imagevideo oder ein anderer Anlass: Wer achtet darauf, dass die Kleidung bei den zu filmenden Personen richtig sitzt?
  • Wer liefert bis wann konkret was? Wer ist wofür verantwortlich? Was müssen die einzelnen Seiten einbringen, damit das Ziel auch erreicht wird? Wie sind die konkreten Folgen, wenn jemand vereinbarte Termine nicht einhält?
  • Was passiert konkret, wenn eine Seite den Eindruck hat, dass die andere Seite dem Plan hinterherhinkt, beispielsweise aufgrund von Überforderung oder Gleichgültigkeit? Wie sind die Ausstiegsbedingungen?

Checkliste für mehr Transparenz

Eine Checkliste mit kritischen Punkten hilft dabei, bei der Auftragsklärung an alles zu denken und spätere Reklamationen zu vermeiden. Diese muss mit dem Kunden gemeinsam schriftlich durchgesprochen werden. Im Idealfall hat der Kunde ebenfalls eine Liste, damit auch seine Perspektive ausreichend berücksichtigt wird.

Gegebenenfalls kann der Lieferant dem Kunden also sogar empfehlen, seine Fragen und Gedanken stichpunktmäßig festzuhalten, damit diese dann bei dem Gespräch ebenfalls geklärt werden können. Sollten gewisse Kundenfragen öfters vorkommen, die nicht auf der Checkliste des Anbieters stehen, sollte letzterer diese auf seiner ergänzen.

Einige Fragen sollte der Kunde vor dem Auftrag in jedem Fall stellen:

  • Gibt es noch weitere Kosten? Beispielsweise die Abgabe an die Künstlersozialkasse
  • Wo steht genau im Vertrag, dass das Besprochene so gemacht wird?
  • Was muss der Kunde konkret tun, bzw. was wird von ihm erwartet beizusteuern, damit sein Vertragspartner vernünftig arbeiten kann?
  • Wie unterstützt der Anbieter dabei, dass der Kunde nicht nur kauft, sondern auch seine damit angestrebten Ziele mit hoher Wahrscheinlichkeit erreicht?
  • Wer sind neben dem Verkäufer die Ansprechpartner im Projekt? Wer ist ggf. der Ersatz, sollte es nur einen geben?

Beide Seiten sollten auf Schriftlichkeit drängen. Es ist davon abzuraten, dass nur eine Seite für das Protokoll verantwortlich ist. Im Idealfall führen beide Seiten ein Protokoll, und gleichen das Verstandene miteinander ab.

Verkäufer sollten für kritische Kunden dankbar sein!

Kritische Kunden wollen ja letztlich nur, dass der Auftrag wirklich zu einer gemeinsamen Sache wird – und beide Seiten ihre Ziele erreichen. Merkt der Verkäufer anhand der Fragen und Anforderungen, dass er den Kunden nicht zufriedenstellen kann, sollte er den Auftrag ablehnen.

So erspart er sich nicht nur Reklamationen und schlechte Bewertungen im Internet, sondern erlangt vor allem Zeit, um Kunden zu gewinnen, die seinen Ansprüchen gerecht werden. Schließlich haben beide Seiten, sowohl Kunden als auch Verkäufer, eine Verantwortung für das, was sie tun – aber auch für das, was sie nicht tun.

Weitere konkrete Tipps und Ideen für bessere Verkaufserfolge gibt Oliver Schumacher regelmäßig auf seinem YouTube-Kanal: https://www.youtube.com/c/oliverschumacherverkaufstrainer

Erfolgsfaktor Aftersale: So binden Sie Kunden langfristig!

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Oliver Schumacher steht für Ehrlichkeit im Verkauf. Der fünffache Buchautor ist exklusiv für Vertriebsabteilungen tätig, die sich bei ihren Kunden mit allen Mitteln dafür einsetzen, dass die vor Vertragsschluss in Aussicht gestellten Ziele auch realisiert werden. Die Mission des Sprechwissenschaftlers und Betriebswirts ist es, dafür zu sorgen, dass die berufliche Tätigkeit des Verkaufens in Deutschland endlich einen besseren gesellschaftlichen Stellenwert genießt. Der Mittvierziger hält motivierende Vorträge und gibt wirksame Verkaufstrainings.

2 Responses

  1. a.neumann1212@gmail.com'

    Wer seine Verkäufer nicht demotiviert, hat schon vieles richtig gemacht.

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