So erstellen Sie mit Angebotskonfiguratoren ganz leicht richtige und vollständige Angebote

Angebotskonfiguratoren, sog. CPQ-Syteme für den technischen Vertrieb, dienen als Schnittstelle zwischen verschiedenen Funktionsbereichen. Mit ihrer Hilfe stellen internationale Vertriebsorganisationen sicher, dass dezentral arbeitende Mitarbeiter schnell und produktiv technisch und formal richtige Angebote erstellen können – ohne große Einarbeitung.

1 Schnittstelle: Konfiguratoren als Schnittstelle zwischen Kunde und Vertrieb

Die erste Schnittstellen-Funktion, die ein Konfigurator erfüllt, ist die interdisziplinäre Verbindung zwischen den Wünschen und Anforderungen des externen Kunden und dem Informationsbedarf des internen Vertriebs. Um ein richtiges und vollständiges Angebot abzugeben, benötigt ein Vertriebsmitarbeiter eine bestimmte Menge an Informationen. Diese Informationen kann man unterteilen in

• Grundinformationen wie Firmenname, Ansprechpartner, Kontaktinformationen
• Produktinformationen wie gewünschtes Produkt, Einsatzbereiche, technische Ausprägungen, Mengen und Größen
• Kaufmännische Informationen wie Preise, Margen, Kalkulationen
• Prozessinformationen zur Logistik, Installation, Wartung, Schulung

Oftmals werden diese Informationen von Verkäufern im persönlichen Kundengespräch erhoben. Dementsprechend schwankt die Erfassungsqualität von Mitarbeiter zu Mitarbeiter erheblich und ist stark von der Erfahrung und Professionalität des verantwortlichen Verkäufers abhängig.

Hinzu kommt, dass die Erhebung der Grundinformationen eines Angebotes für Kunde und Verkäufer eine belanglose und ermüdende Tätigkeit darstellt, die dadurch die Gefahr birgt, Erfassungs- und Übertragungsfehler zu produzieren. Im schlimmsten Fall führt dies zu Fehlern in Angeboten oder Produktion.

Ein Konfigurator führt durch das Verkaufsgespräch und nimmt Routineaufgaben ab

Durch einen Konfigurator werden beide Seiten beim Erfassen der Stammdaten und Kundenanforderungen technisch unterstützt, so dass immer ein vollständiges und richtiges Angebot erstellt werden kann.

Vorteile für den Vertrieb

Ist das Konfigurationsmodell ausgereift, können sowohl Experten als auch Laien den Konfigurator mit Informationen füttern. Dies steigert die Rentabilität des Vertriebs durch Verlagerung der Routineaufgaben auf den Kunden. Was bleibt, ist mehr Zeit für die Kundenbetreuung, die Beratung, Neukundengewinnung oder Lösungskonzepte.

Vorteile für den Kunden

Für Kunden bieten Konfiguratoren den Vorteil, zeit- und ortsunabhängig, in eigener Fremd-/Sprache, vom Computer, Tablet oder Smartphone aus ihre Angebotsanfragen an den Hersteller vollständig und richtig zu übermitteln. Daher hat die Transformation der Datenerfassung zum Endkunden hin für Hersteller erhebliche Vorteile:

• Steigerung des Kundenservice – Service Excellence
• Reduzierung von Erfassungs- und Übertragungsfehler
• Verkürzung des Angebotsprozesses durch sofortige Bereitstellung aller wichtigen angebotsrelevanten Informationen 24/7 weltweit

2 Schnittstelle: Konfiguratoren als Schnittstelle zwischen CRM und ERP

Als zweite Schnittstellenfunktion verbinden Angebotskonfiguratoren die intradisziplinäre, technische Ebene zwischen den vertriebsunterstützenden CRM-Systemen und den produktionsunterstützenden Enterprise Ressource Planning-Systemen (ERP).

CRM-Systeme unterstützen den Vertrieb dabei, Kundenbeziehungen systematisch zu erfassen und zu gestalten. Dazu zählen nicht nur Primärinformationen wie Firmenname, Anschrift und Kontaktdaten, sondern auch Sekundärinformationen, wie Branche, Umsatz und Mitarbeiterzahl. Hinzu kommen Prozessinformationen in Form von E-Mails, Gesprächsnotizen, Besuchsberichten und eben auch Angeboten, bzw. Aufträgen. Abgerundet wird die Kundensicht durch vertriebsunterstützende Aktivitäten, wie Forecast-Erstellung und Opportunity-management.

ERP-Systeme haben die Aufgabe, Ressourcen wie Kapital, Personal, Betriebsmittel, Material und Informations- und Kommunikationstechnik rechtzeitig und bedarfsgerecht zu planen, steuern und verwalten. Dazu benötigen ERP-Systeme mit dem Auftrag Produktionsinformationen wie Stücklisten und Arbeitspläne, Fakturierung mit Rechnungsbeträgen und Zahlungszielen oder Liefer- und Servicebedingungen.

Die Verbindung zwischen diesen Systemen stellen nun CPQ-Systeme (Configure, Price, Quote) her, indem sie:

• Den Kundenbedarf analysieren
• Lösungen definieren
• Produkte konfigurieren und kalkulieren
• Angebote und Angebotsalternativen erstellen
• Verschiedene Versionen kontrollieren
• Compliance und Margenkontrolle durchführen
• Verträge und Dokumente verwalten

Gleichzeitig wird im CRM-System automatisiert der Vertriebs-Forecast errechnet und eine Opportunity angelegt. Wird das Angebot vom Kunden akzeptiert, können Stücklisten und Arbeitspläne direkt vom Konfigurator erzeugt und im ERP-System in einen Fertigungsauftrag überführt werden.

Nur durch das Zusammenspiel zwischen den drei Systemen CRM, CPQ und ERP wird der Verkaufsprozess im technischen Lösungsvertrieb vollständig automatisiert, beschleunigt und vervollständigt.

3 Schnittstelle: Konfiguratoren als Schnittstelle zwischen Fachabteilungen und Vertrieb

Die dritte Schnittstellen-Funktion eines Angebotskonfigurators ist die intradisziplinäre Kommunikation zwischen den Fachabteilungen einer Organisation.

Dabei gibt es in klassischen Vertriebsorganisationen immer wieder drei typische Herausforderungen:

1. Die Suche nach der richtigen Information in dezentralen Listen und Dokumenten, verwaltet in einzelnen Abteilungen
2. Die unterschiedlichen Definitionen von Begriffen und Werten
3. Hoher Verwaltungsaufwand mit vielen verschiedenen Systemen, um ein Angebot richtig und vollständig zu erstellen.

Es ist nun Aufgabe der Vertriebsleitung ein Ordnungssystem zu installieren, das den Vertriebsprozess qualitativ und quantitativ deutlich verschlankt.

An der Rolle des Produktmanagement im Angebotsprozess ist diese Herausforderung gut nachvollziehbar. Das Produktmanagement entscheidet, welche Produkte angeboten werden, in welchen Verkaufsgebieten, zu welchem Zeitpunkt, mit welchen Varianten sowie zu welchen Preisen und Konditionen. Zusätzlich prüft das Produktmanagement den Erfolg von Produkten, eliminiert ´Ladenhüter´ und launcht regelmäßig Neuerscheinungen oder relauncht bestehende Produkte.

Daher muss zwischen Produktmanagement und Vertrieb ein reger Austausch stattfinden, damit Verkäufer zu jeder Zeit auf aktuelle Informationen zurückgreifen können.

Ohne den Einsatz eines CPQ-Systems erfolgt diese Kommunikation via Telefon, E-Mails, SharePoint oder anderen Kollaborations-Systemen. Office-Programme dienen zur Angebotserstellung. So entstehen Systembrüche, die zahlreiche potenzielle Fehlerquellen beinhalten.

Durch Standardisierung der Regeln, Formeln und Prozesse im CPQ-System werden auch die betriebsintern benutzten Definitionen und Begriffe vereinheitlicht. Man spricht abteilungsübergreifend eine einheitliche Sprache. ´Silo-Denken´ und Wissens-Vorsprung wird reduziert.

CPQ-Systeme dienen daher als ‚Single-Source-of-Truth‘ (einzige Quelle der Wahrheit), auf die Vertriebsmitarbeiter weltweit zugreifen. Ergebnis dieser Konfiguration ist ein vollständiger und richtiger Angebotsprozess, ein sogenannter Clean Order Prozess.

Für die Fachabteilungen hat der Einsatz eines Angebotskonfiguratoren daher zwei wesentliche Funktionen:

• Input: Sie geben ihre technischen Daten, Regeln und Formeln in das System ein (auch in Form von Excel) und können sicher sein, dass diese Angaben sofort allen Verkäufern weltweit zur Verfügung stehen.
• Output: Bei Beauftragung erhalten sie angebotsspezifische Informationen und Daten zu den verkauften Produkten, Dienstleistungen und Lösungen, und können so ihre Leistungen fehlerfrei erbringen.