Kaltakquise: So geht’s übers Vorzimmer ran an den Entscheider

Beim Kaltakquise-Telefonat stellt das Vorzimmer häufig die erste große Hürde dar. Doch wie kannst du diese Barriere überwinden und den Entscheider direkt erreichen? Tim Taxis, ein Experte im Bereich Vertrieb und Kaltakquise, gibt dazu wertvolle Tipps und Einblicke.

1. Vorbereitung ist das A und O

Bevor du den Hörer in die Hand nimmst, ist gründliche Vorbereitung unerlässlich. Recherchiere über das Unternehmen und den Entscheider:

• Firmenwebseite und Social Media: Schau dir die letzten Nachrichten und Updates an.
• Branchennews: Informiere dich über aktuelle Entwicklungen und Herausforderungen der Branche.
• Entscheider-Profile: LinkedIn und Xing bieten wertvolle Einblicke in die Karriere und Interessen des Entscheiders.

Den richtigen Ansprechpartner herausfinden

Oft ist das Vorzimmer nicht nur dazu da, Anrufe abzuwimmeln, sondern auch, um den Entscheidern lästige Ablenkungen zu ersparen. So findest du den richtigen Ansprechpartner heraus:

• Fragen stellen: „Könnten Sie mir bitte den Namen der Person nennen, die für XY verantwortlich ist?“
• LinkedIn nutzen: Verbindungen im Netzwerk suchen, die dir weiterhelfen können.
• Firmendatenbanken: Nutze Tools wie North Data oder Dealfront, um relevante Infos herauszufinden.

Der richtige Umgang mit dem Vorzimmer

Die Einstellung gegenüber dem Vorzimmer ist entscheidend. Wer denkt „Oh Gott, der Vorzimmer-Drache“, wird genau diese Nervosität und Unsicherheit im Gespräch transportieren. Das Vorzimmer hat ein feines Gespür für solche Signale. Stattdessen solltest du dem Vorzimmer respektvoll und auf Augenhöhe begegnen. Denn dort sitzt ein Mensch, der genauso Bedürfnisse und Wünsche hat wie du.

Ein respektvoller Umgang verhindert, dass das Vorzimmer blockiert. Zeige keine Arroganz oder Unterwürfigkeit, sondern behandle die Person im Vorzimmer so, wie du selbst behandelt werden möchtest.

Effektive Techniken für das Vorzimmer

Tim Taxis empfiehlt verschiedene Techniken, um das Vorzimmer zu überwinden:

1 Die „Eh-Klar-Technik“

1. Gesprächseinstieg: „Guten Morgen Frau Vorzimmer, mein Name ist Tim Taxis.“
2. Frage: „Sagen Sie, Herr/Frau Vorzimmer, ist der (Vorname Nachname) heute schon im Haus?“

Durch die spezifische Frage „heute schon im Haus“ wird unterbewusst suggeriert, dass du den Entscheidenden bereits kennst. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, direkt durchgestellt zu werden. Wichtig: Vermeide das Wort „sprechen“, da es sonst oft die Frage „Worum geht es?“ auslöst.

Falls doch nach dem Grund gefragt wird:

Antwort: „Um seine Druckmaschinen, speziell die XR3. Bitte geben Sie ihn mir!“

Diese Technik zeigt relaxte Souveränität und vermeidet weitere Nachfragen.

2 Die „Selbstverständlichkeits-Technik“

1. Gesprächseinstieg: „Guten Morgen Herr/Frau Vorzimmer, mein Name ist Tim Taxis.“
2. Einleitung: „Herr/Frau Vorzimmer, Sie wollen ja sicherlich wissen, worum es geht, bevor Sie mich mit (Vorname Nachname) verbinden, gell!“
3. Antwort: „Es geht um seine Druckmaschinen, speziell die XR3. Is‘ er heute schon im Haus?“

Diese Technik nutzt die Selbstverständlichkeit, dass das Vorzimmer wissen möchte, worum es geht. Dadurch erhöhst du deine Erfolgsquote deutlich.

3 Fragen statt Argumente

Im Verkauf ist die Fähigkeit, zielgerichtete und effektive Fragen zu stellen, entscheidend. Argumente und Behauptungen können Widerstand auslösen, Fragen hingegen öffnen den Geist des Gesprächspartners. Durch Fragen findet der Kunde selbst die Kaufargumente für dein Produkt.

Ein Beispiel:

Aussage: „Unsere Maschine saugt das Material direkt auf.“

Frage: „Frau Kundin, wenn es eine Maschine gäbe, die das Material direkt aufsaugt, was würde das für Ihre Arbeit bedeuten?“

Durch diese Fragetechnik erhältst du wertvolle Informationen und Argumente vom Kunden selbst.

Lieblingstechniken für das Gespräch mit dem Entscheidenden

Der Elevator Pitch – Kurz und knackig

Wenn du durchgestellt wirst, hast du oft nur wenige Sekunden, um den Entscheider zu überzeugen. Hier kommt der Elevator Pitch ins Spiel:

• Auf den Punkt kommen: Formuliere klar, wer du bist und was du anbietest.
• Mehrwert betonen: Zeige sofort den Nutzen deines Angebots für das Unternehmen.
• Neugier wecken: Stelle eine interessante Frage oder mache eine provokante Aussage, die zum Weiterdenken anregt.

Fragen statt Reden

Tim Taxis hat sich intensiv mit Fragetechniken beschäftigt und die TAXIS-Methode entwickelt, um die Entscheidungskriterien der Kunden zu ermitteln. Hier einige Beispiel-Fragen:

1. Einstieg: „Frau Kundin, wenn Sie an die optimale Umsetzung eines gemeinsamen Trainings denken… Was ist Ihnen dabei wichtig? Worauf kommt es Ihnen dabei an?“
2. Vertiefung: „Und was ist Ihnen darüber hinaus noch wichtig?“
3. Fokus: „Von Ihren Kriterien, Frau Kundin, was ist Ihnen davon am wichtigsten?“

Diese Technik führt den Kunden durch seine eigenen Wünsche und macht den Verkaufserfolg einfacher.

Umgang mit „Keine Zeit“ und „Kein Interesse“

Einwände wie „Keine Zeit“ oder „Kein Interesse“ sollten nicht mit Gegendruck beantwortet werden. Stattdessen nutzt Tim Taxis die Energie des Einwands, um weiterführende Fragen zu stellen:

Reaktion: „Ah, verstehe Sie. Wenn Sie sagen ‚Kein Interesse‘, dann weil Sie nichts einsetzen oder bereits einen Partner haben?“

Alternative Frage: „Was im Bereich XY brennt Ihnen gerade unter den Nägeln?“

Durch diese Technik wird der Einwand abgeleitet und das Gespräch bleibt offen.

Nachfassen und Dranbleiben

Nach dem ersten Kontakt ist Nachfassen entscheidend. Versende eine kurze, prägnante E-Mail, in der du dich für das Gespräch bedankst und die besprochenen Punkte zusammenfasst. Setze einen klaren Call-to-Action, z. B. ein Folgegespräch vereinbaren oder weitere Informationen senden.

Ein Praxisbeispiel

Ein Vertriebsmitarbeitender, nennen wir ihn Max, wollte einen Entscheider in einem großen Konzern erreichen. Er recherchierte gründlich, fand über LinkedIn den passenden Ansprechpartner und baute über Small Talk eine Verbindung zum Vorzimmer auf. Als er durchgestellt wurde, hatte er seinen Elevator Pitch parat und konnte sofort den Mehrwert seines Angebots klar darstellen. Nach dem Gespräch folgte eine gezielte E-Mail und ein paar Tage später ein persönliches Treffen – der Deal war perfekt.

Fazit des Experten: Mit Strategie und Empathie zum Ziel

Der Weg zum Entscheider ist oft steinig, aber mit der richtigen Vorbereitung, Strategie und einer Portion Empathie kannst du die Hürden überwinden.

Denke daran: Das Vorzimmer ist nicht dein Feind, sondern kann dein Verbündeter werden. Sei respektvoll, sei vorbereitet und bleib dran – dann stehen deine Chancen gut, den Entscheider zu erreichen und von deinem Angebot zu überzeugen.

Also, ran ans Telefon und viel Erfolg bei der Kaltakquise!