So nutzen Sie Webinare im Vertrieb für die Verkaufsförderung

Webinare sind im B2B und B2C heute beliebter denn je, als effektives Salestool für die Markenbildung, um den Bekanntheitsgrad zu steigern und letztendlich wahre Booster für die Generierung von Leads.

Webinare erregen die Aufmerksamkeit der Zielgruppe und bieten wertvolle Einblicke in deren Interessen. Sie eignen sich hervorragend als Tool für die Qualifizierung und Generierung von Leads
Webinare erregen die Aufmerksamkeit der Zielgruppe und bieten wertvolle Einblicke in deren Interessen. Sie eignen sich hervorragend als Tool für die Qualifizierung und Generierung von Leads © RoBird/stock.adobe.com

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Wer Kunden überzeugen will, sollte kundenrelevante Inhalte bieten. Die potenzielle Kundschaft erwartet Mehrwert – so viel ist klar. Trägt man effektiv zu deren Zufriedenheit bei, steigert man den Sympathiewert des Unternehmens und bleibt in positiver Erinnerung.

Eines der effektivsten und aktuell beliebtesten Salestools für die Markenbildung und zur Leadgenerierung sind Webinare.

Was genau ist ein Webinar oder Web-Seminar?

Webinare sind eine Form des Content-Marketings. Der Begriff setzt sich aus Web und Seminar zusammen und bezeichnet ein Seminar, das mithilfe einer Videokonferenz-Lösung via Internet abgehalten wird. Es ist eine zeit- und standortunabhängige Kombination aus audiovisueller Übertragung von Wissen und Kommunikation mit den Teilnehmern.

Im Gegensatz zu anderen Content-Marketing-Tools wie E-Books oder Blogbeiträgen sind sie interaktiv, sprechen die Sinne Hören und Sehen an und ermöglichen durch gezieltes Scoring eine Analyse des Nutzerverhaltens. Ein Webinar dient der Wissensvermittlung in Form eines Vortrags, einer Präsentation, einer Schulung oder Produkteinführung.

Webinare sind teuer – lohnt sich das für uns?

Hat man kein anständiges Budget zur Verfügung, sollte man die Webinare kostenlos anbieten. Bieten die Themen ausreichend Relevanz und beantworten sie Fragen, die den potenziellen Kunden auf der Seele brennen, erfüllen sie in jedem Fall ihren Zweck.

Leistet man sich aber einen teuren Superstar aus der Speaker Riege, kann sich das schon lohnen.  Denn letztlich lassen sich mit ihrer Hilfe wertvolle Leads generieren. Dann bietet man die Veranstaltung gegen Bezahlung an und hofft, dass sich angesichts der größeren Ausgaben die Anmeldeliste gut füllt. Doch was, wenn wir das Webinar nicht voll bekommen?

Der Webinar-Präsentationssoftwareanbieter GotoWebinar veröffentlichte eine Studie dazu, wie Webinare am sinnvollsten beworben werden können.

Das Ergebnis: Online-Webinare werden vorrangig über Webseiten, Newsletter und Partnerunternehmen beworben. Auch die Referenten selbst sind daran interessiert möglichst viele Teilnehmer zu generieren und nutzen ihre Netzwerke dazu.

Erst an zweiter Stelle stehen überraschenderweise die Sozialen Medien und an dritter und damit letzter Stelle Direktmailings und persönliche Telefonate.

Und wenn die Anmeldungen nur schleppend vorangehen?

Keine Panik: Interessanterweise füllen sich die Anmelderlisten in der Regel erst kurz vor Knapp. 69 Prozent der Anmeldungen trudeln erst eine Woche vor dem Termin ein, während rund die Hälfte davon überhaupt erst am letzten Tag entscheidet.

Welche Rolle spielt Social Media für die Werbung?

Da Webinare das Social Selling, sprich den Auf- und Ausbau einer Kundenbeziehung als Teil des Verkaufsprozesses unterstützen, ist aktives Social Media Verhalten unerlässlich, um Leadgenerierung zu erreichen. Ganz im Zeichen des digitalen Vertriebs helfen die sozialen Medien während der frühen Phasen ihres Einkaufsprozesses wie etwa Bedarfserkennung, Marktanalyse oder Angebotsbewertung Interessenten und Kundschaft zu erreichen.

Webinare unterstützen mithilfe der Sozialen Medien den Vertrieb dabei, passgenaue Dienstleistungen anbieten zu können sowie erklärungsbedürftige Produkte vorzustellen und den Produktnutzen klar hervorzuheben.

Welche Vorteile bieten Webinare?

Da Webinare zeit- und ortsunabhängig stattfinden können, entlasten sie den Vertrieb und bieten eine bequeme Möglichkeit der Wissens- und Informationsgenerierung. Der gezielte Einsatz von Trend-Themen beim E-Learning lockt die gewünschten Entscheider und Ansprechpartner an. Die Verkaufsabsicht sollte nach außen hin nicht im Vordergrund stehen.

Sie selbst können sich als Experte für bestimmte Bereiche und Themen präsentieren und so Ihre Glaubwürdigkeit und die des Unternehmens steigern. So bauen Sie Kundenbindung auf und wecken Interesse bei Neukunden.

Webinare finden immer zu einem festgelegten Zeitpunkt in Echtzeit statt und dauern in der Regel 60 bis 90 Minuten. Im Gegensatz zu den meisten Webcasts, klassischen Online-Schulungen oder Livestreams, bieten Webinare als interaktive Veranstaltungen den Teilnehmern Interaktionsmöglichkeiten wie Chatfunktionen oder das Stellen von Fragen live via Mikrofon.

Etwaige Mitschnitte können später als Datenbank dienen und stehen anschließend zum Abruf bereit. On-Demand- oder Replay-Webinare sind nicht unbedingt an Termine gebunden und eigenen sich ideal für die Bereitstellung von zeitlosen Themen.

Sie bieten zwar keinerlei Möglichkeit zur Interaktion, sammeln aber auch die E-Mail Adressen der Nutzer ein. Teure Experten-Webinare werden meist nur einmal angeboten, um Exklusivität zu verdeutlichen.

Letztendlich ist aber die Leadgenerierung das eigentliche Endziel.

Wie läuft die Organisation eines Webinars ab? In 10 Schritten zum Erfolg

1 Themenwahl

Um möglichst viele Teilnehmer zu generieren, ist es wichtig ein zeitgemäßes, spannendes und relevantes Thema für einen breiten Interessentenkreis zu finden. Hat man bereits Kontakt mit Kunden oder Interessenten, kann man über Feedback oder Befragungen herausfinden, welche Themen möglichst vielen Menschen auf der Seele brennen.

Alternativ kann man ein sehr spezielles Thema anbieten, dann sind die Teilnehmer weniger zahlreich, dafür aber evtl. passgenauer zu Ihrer Zielgruppe und Ihrem Angebot.

2 Terminwahl

Wählen Sie den Termin so, dass potenzielles Publikum möglichst zu diesem Zeitpunkt verfügbar ist. Wählen Sie also keine Termine, an denen wichtige Veranstaltungen, beliebte Fernsehsendungen oder Sportevents stattfinden.

3 Speaker

Wollen Sie für das Webinar Speaker engagieren, sollten Sie bedenken, dass die Prominenz häufig über einen längeren Zeitraum ausgebucht ist. Kümmern Sie sich also früh genug um die Organisation der Auftritte von Gaststars.

4 Technische Voraussetzungen

Generell ist die Teilnahme an einem Webinar bei stabiler Internetverbindung mit jedem internetfähigen Endgerät möglich. In den einfachsten Fällen verbindet man sich über einen Einladungslink mit einem Webinar-Konferenzraum. Manche Tools erfordern jedoch die Installation einer speziellen Clientanwendung. Für die Interaktion werden sowohl Lautsprecher als auch Mikrofon benötigt.

5 Webinar-Software/ Webinar-Tools

Die meisten Webinar-Tools arbeiten geräteunabhängig, jedoch unterstützen nicht alle Anbieter mobilfähige Geräte wie Tablets und Smartphones. Während des Webinars haben Teilnehmer die Möglichkeit, via Live-Chat Fragen zu stellen. Über Umfragen kann der Moderator die Teilnehmer aktiv miteinbeziehen. Über solche Polls lassen sich durch Antworten auf bestimmte Fragen nützliche Informationen über die Teilnehmer und deren Wissensstand sammeln.

Je nach Webinar-Software gibt es dafür spezielle Call-to-Action-Funktionen. Über bereitgestellte Links kann der Moderator ein Kontaktformular, einen Newsletter, oder die Anmeldung zum nächsten Webinar bereitstellen.

Zudem bieten professionelle Systeme eine eigene Screen- & Filesharing-Funktion also die Möglichkeit zu Datei-Freigabe- und Download.

Auch weitere Zusatzoptionen wie Aufzeichnungsfunktion, technischer Support, Analytics-Funktionen, unendliche Anzahl an Teilnehmern, unbegrenzte Sitzungsdauer und individuelle Anpassungsmöglichkeiten können bei der Wahl der Software ausschlaggebend sein.

6 Rollenzuweisung

Je nach Größe eines Unternehmens und Umfang eines Webinars können unterschiedliche Rollen definiert werden. Der Veranstalter oder Host organisiert das Webinar und lädt die Interessenten ein. Das Team kann entweder nur aus einem einzelnen Moderator und einem Speaker bestehen oder aus weiteren Personen wie Projektmanagement, Co-Moderation oder Assistenz, Marketing- und Registrationsmanagement, Regie und Kamera. Sehr professionelle Veranstalter größerer Unternehmen setzen dafür oft sogar richtige Studios und Agenturen ein.

7 Einladung

Laden Sie Ihre Zielgruppe via Newsletter, Ankündigung auf einer Website, über die Sozialen Medien oder spezielle Anzeigen ein.

8 Materialien

Bereiten Sie zum Thema passende Präsentationsmaterialien wie Folien, Präsentationsvideos, etc. vor.

9 Erinnerungsmail

Einige Tage vor Beginn des Webinars fordern Sie Spätzünder noch einmal auf, indem Sie sie auf die letzte Anmeldechance aufmerksam machen.

10 Einladungslink

Versenden Sie den Einladungslink zeitnah, z.B. am Tag zuvor.

Wie wird der Ablauf eines Webinars erfolgreich?

Auch während und nach dem Seminar gibt es noch einiges zu beachten. Hier ein paar Tipps.

  1. Spannend vortragen

    Reden Sie nicht zu lange und achten Sie auf ihre Intonation. Wiederholen Sie sich nicht und versuchen Sie Ihren Vortrag so spannend, bunt und facettenreich wie möglich zu gestalten.

  2. Auf Fragen vorbereitet sein

    Wenn Sie selbst der Vortragende sind, seien Sie auf Fragen des Publikums vorbereitet. Fragen, die im Chat gestellt werden, sollten nicht überlesen oder ignoriert werden. Zeigen Sie den Fragenden, dass Sie ihre Stellungnahme wahrgenommen haben. Auch wenn dies aus Zeitgründen oft schwer möglich ist, versuchen Sie am Ende des Vortrags so gut Sie können alle gestellten Fragen zu beantworten. Notfalls fassen Sie einige ähnliche Fragen zusammen.

  3. Vortragsunterlagen anbieten

    Am Ende des Webinars sind die Teilnehmer dankbar für jedes Material, das man Ihnen nachträglich zum Wiederabruf zur Verfügung stellt. Bevorzugt werden Aufzeichnungen. Sollten Sie jedoch keine Aufzeichnung anbieten wollen oder können, bereiten Sie zumindest PDFs mit den Präsentationsunterlagen oder abgespeckten Versionen davon für den Versand an die Teilnehmer vor.

  4. Feedback verarbeiten

    Holen Sie nach Möglichkeit Feedback von den Webinar-Teilnehmern ein. Dieses bietet Ihnen die Möglichkeit, neue Themen und Optimierungsmöglichkeiten zu finden. Sollten Sie ein Follow up planen, versenden Sie die Einladung dafür, solange die Begeisterung der Teilnehmer noch anhält, also innerhalb der nächsten 1-2 Tage nach dem Webinar.

  5. Materialien zur Verfügung stellen

    Vergessen Sie nicht, die Mitschnitte oder PDF der Vorträge an die Teilnehmer zu versenden.

  6. Adressen verarbeiten

    Setzt man die gesammelten Adressdaten richtig ein, verbessert dies die Conversion vom Interessenten zum Auftraggeber.

Fazit des Experten

Webinare erregen die Aufmerksamkeit der Zielgruppe und bieten wertvolle Einblicke in deren Interessen. Sie eignen sich hervorragend als Tool für die Qualifizierung und Generierung von Leads und für die Platzierung von Marketing-Botschaften. Mit ihrer Hilfe lassen sich kundenrelevante Inhalte bereitstellen und ein Expertenstatus aufbauen.

Bei der Auswahl der Webinar-Software sollten Sie unter anderem auf Interaktionsmöglichkeiten mit dem Publikum achten. VORSICHT: Live-Chats, Aufzeichnungsmöglichkeit, das Durchführen von Umfragen, Tests und Call-to-Actions bietet nicht jedes Tool.

Dr. Lydia Polwin-Plass

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