Social Intranet-App: So erreichen Sie ihre Außendienstmitarbeiter schnell und gerne

Neueste Informationen wie Produkt-Updates erreichen Außendienstler nicht immer zeitnah. Und das, obwohl Außendienstler das Sprachrohr des Unternehmens sind und wichtig für dessen Markterfolg sind. Warum also der sporadische Kontakt? Jan Marius Marquardt von COYO erklärt, wie insbesondere Führungskräfte im Vertrieb mit einer Social Intranet-App den Austausch mit dem Außendienst fördern können und welche Benefits sich daraus ergeben.

Zunehmendes Arbeiten im Homeoffice erschweren die Sicherstellung des Austausches zwischen den internen Vertriebsmitarbeitern und den Kollegen im Außendienst. Zahlreiche Teams sind seit Corona dezentraler verteilt als früher – der Besuch im Büro ist seltener geworden und wenn, dann bringt dieser nicht den erwünschten Wissenstransfer.

Jedoch ist gerade dieser kommunikative Austausch so wichtig, da der Vertrieb im Außendienst das direkte Bindeglied zum Kunden ist. Der Außendienstler muss stets auf dem neusten Stand sein, auf Schlüsselinformationen bezüglich Produkt oder Dienstleistungen zugreifen können und überdies im Austausch mit allen KollegInnen im Unternehmen stehen – egal ob im Büro arbeitend oder nicht. Die Nutzung der richtigen Plattform für einen dringend notwendigen Austausch ist demnach wichtiger denn je.

Vom Telefon mit Chatfunktion zum modernen Social Intranet

Bereits wenige und schnell eingesetzte Softwarelösungen können helfen, räumliche Distanzen zu überwinden und den Kontakt zwischen Vertriebsleitung, Homeoffice und Außendienstlern herzustellen.

Schon das altbewährte Telefon ist gut für die Aufrechterhaltung der Kommunikation geeignet. Gerade bei komplexen Themen lohnt es sich, den Hörer in die Hand zu nehmen, anstatt die Problematik in seitenlangen E-Mails zu erklären. Dies ermöglicht auf das Gegenüber und dessen Rückfragen direkt einzugehen und Unklarheiten aus dem Weg zu schaffen, bevor diese überhaupt auftreten.

Da jedoch vor allem Außendienstler oft in Kundenterminen sind oder im Auto sitzen und Büromitarbeitende in eigenen Terminen stecken, sind beide Seiten nicht immer direkt erreichbar. Aufgrund dessen lohnt es sich, das Telefon mit einem Chat-Programm zu ergänzen. Dieses erfordert keine Antworten in Echtzeit, sondern ermöglicht eine asynchrone Kommunikation. In Verbindung fördern Telefon und Chat-Programm einen unkomplizierten Austausch zwischen Innen- und Außendienst.

Intranet: Ein zentraler Ort für Ankündigungen und Wissenstransfer

Wenn es um allgemeine Informationen der Führungsetage geht oder sensible Inhalte innerhalb des Projektteams geteilt werden müssen, stößt ein konventionelles Chat-Programm schnell an seine Grenzen.

In der täglichen Flut an Neuigkeiten gehen wichtige Informationen häufig unter und sind zwischen den vielen Updates und Privatgesprächen nicht mehr auffindbar. Ein schwerwiegendes Problem, das sich durch die leichte Implementierung eines Intranets lösen lässt. Dies ist für die organisierte interne Kommunikation von dezentralen Teams unabdingbar, denn es findet für alle Themen einen geordneten Platz, egal ob Strategieübersicht, Produkt-Update oder die Vorstellung neuer KollegInnen.

Obwohl das Intranet einen Großteil der dezentralen Organisation erleichtert, ist es keine 360-Grad-Lösung. Es ist kein Ort für interaktiven Austausch, sondern ermöglicht ausschließlich die klassische Top-Down-Kommunikation.

Social Intranet verbindet Innen- und Außendienst

Aus diesem Grund bietet sich in vielen Fällen ein Intranet der nächsten Generation an: das Social Intranet. Neben den bereits erprobten Intranet-Ansätzen beinhaltet das Social Intranet Aspekte und Funktionen, die beliebte Social Media-Kanäle bereits erfolgreich einsetzen. Mit diesem können Teammitglieder Beiträge veröffentlichen und sie gegenseitig liken, teilen und kommentieren. Ein Upgrade, das die einseitige Top-Down-Kommunikation in einen virtuellen Austausch samt Interaktion und Feedback verwandelt.

Im Social Intranet können dezentrale Teams Wissen, Erkenntnisse und Learnings teilen, diskutieren und sich generell kontinuierlich austauschen – egal an welchem Ort der Welt sich die einzelnen Teammitglieder befinden. Überdies fördert es die Feedback- und Unternehmenskultur mittels simpler Abstimmungen und Mitarbeiterumfragen.

Vor allem für den essenziellen Austausch zwischen Innen- und Außendienst sind digitale Tools wie Chats und Social Intranets eine wertvolle Unterstützung. Warum?

Außendienstmitarbeitende erhalten meist wichtige Kundeninformationen wie beispielsweise das direkte Feedback der Kunden, mit denen sie im direkten und engen Kontakt stehen. Allzu oft kommt aufgrund einer unzureichenden Kommunikation jedoch nur ein Bruchteil des wertvollen Feedbacks beim internen Team an. Das Social Intranet schließt diese Lücke durch digitale Kommunikationsmöglichkeiten.

Dabei sind der Kommunikation keine Grenzen gesetzt: Sie kann zwischen Innen- und Außendienst erfolgen, aber auch teamintern im Kundenservice oder der IT. Chats, Social Intranets und Co. bieten Teams und dem gesamten Unternehmen einen ortsunabhängigen Raum, um sich virtuell über die täglichen Entwicklungen auszutauschen.

Wenn die gemeinsamen Kommunikationstools ausgewählt und implementiert wurden, stellt sich zuletzt noch die Frage, wie die Lösungen auch die Außendienstler erreichen? Immerhin arbeiten diese im Gegensatz zum Innendienst oft von unterwegs aus und können nicht sofort per Computer auf Chat und Co. zugreifen.

Sie brauchen eine unkomplizierte und schnelle Lösung, die sie bei ihrem täglichen Geschäft draußen beim Kunden unterstützt. Um dies zu ermöglichen, bieten viele Anbieter ihre Kommunikationstools nicht nur mobil optimiert an, sondern angepasst als App.

Next Level: Das Social Intranet als App für mehr Spaß beim Kommunizieren

Denn für eine schnelle Feedbackübermittlung erst den Computer rausholen zu müssen, ist nicht praktikabel und kostet zu viel Zeit. Die App auf dem Diensthandy hingegen liegt wortwörtlich in der Hosentasche griffbereit. So sind auch Mitarbeitende im Außendienst stets erreichbar und können Unternehmensinformationen in Echtzeit einholen.

Der Vorteil von modernen Social Intranets: sie sind ähnlich schnell und unkompliziert eingerichtet wie man es von sozialen Medien oder anderen Plattformen kennt. Dabei können sie bereits für wenige Kollegen eingerichtet werden und dann je nach Bedarf erweitert werden. Die meisten Anwendungen, wie die des Hamburger Unternehmen COYO, sind im sogenannten Software-as-a-Service-Modell erhältlich. Unternehmen bezahlen pro Nutzer und erhalten immer die neuesten Funktionserweiterungen und Sicherheitsupdates.

Doch auch wenn die initiale technische Implementierung einer solcher Plattform einfach ist, liegt es in der Hand der Vertriebsleitung, auch alle Kolleginnen und Kollegen zur aktiven Nutzung zu überzeugen.

Ganz wichtig ist es, insbesondere am Anfang, das neue Social Intranet bekannt zu machen. Über die bestehenden Kanäle wie Newsletter, der Mitarbeiterzeitung oder auch dem alten Intranet können die Verantwortlichen die neue zentrale Plattform ausführlich vorstellen.

Dann gilt es die Plattform aktiv zu nutzen und zwar von jedem. Das Wichtigste ist, dass die Führungskräfte im Vertrieb als Vorreiter voranschreiten. Sie sollten Informationen teilen und aktiv die Interaktion vorleben sowie anregen. So lassen sich auch alle Mitarbeitende im Vertrieb überzeugen.

Zur Person

Jan Marius Marquardt ist Gründer und CEO des Hamburger Digitalunternehmens COYO, einem der führenden Social Intranet-Anbieter. COYO ist sein Herzensprojekt, welchem er sich schon während des Studiums widmete. Er gründete es 2010 mit nur 21 Jahren. 2012 entstand das Social Intranet COYO in Eigenentwicklung. www.coyoapp.com