Turbo für den Verkaufsabschluss: KI-gestützte WhatsApp-Kommunikation

Besonders für kleine und mittelständische Betriebe ist es eine Herausforderung, auf Anfragen schnell und effektiv zu reagieren. Wenn Interessenten aber lange auf eine Antwort warten müssen, verlieren sie schnell das Interesse und die Chance auf einen erfolgreichen Abschluss schwindet.

Genau hier setzt die KI-gestützte WhatsApp-Kommunikation an, die in Echtzeit auf Anfragen reagiert und den gesamten Vertriebsprozess entlang begleitet.

Das Kommunikationsproblem bei der Akquise: Schnelligkeit und der richtige Kanal

Studien zeigen, dass es 9 von 10 Personen vorziehen, per Textnachricht, etwa über WhatsApp, mit einem Unternehmen zu kommunizieren, anstatt angerufen zu werden.

Eine Untersuchung der Robert Walters GmbH hat zudem ergeben, dass mehr als die Hälfte der unter 43-Jährigen Telefonanrufe als unangenehm empfinden und diese vermeiden.

Diese Zielgruppe erwartet eine schnelle, schriftliche und unkomplizierte Antwort, wenn sie eine Anfrage stellt. Bleibt diese Antwort aus oder erfolgt sie mit Verzögerung, geht das anfängliche Interesse schnell verloren und die Kontaktaufnahme endet ohne Ergebnis.

„Speed to Lead“: Reaktionsgeschwindigkeit als Erfolgsfaktor

Eine eingehende Anfrage ist der Moment, in dem das Interesse eines potenziellen Kunden am höchsten ist. Wird jedoch nicht schnell genug reagiert, verpufft diese Chance oft ungenutzt.

Analysen zeigen, dass die Wahrscheinlichkeit, einen Interessenten zu einem Kunden zu machen, in der ersten Minute nach einer Anfrage um bis zu 392 Prozent höher ist als in der zweiten Minute. Jede weitere Verzögerung senkt die Abschlusswahrscheinlichkeit drastisch.

Wenn die Reaktionszeit hingegen bei mehr als fünf Minuten liegt, sinkt die Wahrscheinlichkeit, einen erfolgreichen Abschluss zu erzielen, um bis zu 800 Prozent im Vergleich zur Reaktion in den ersten fünf Minuten.

Noch offensichtlicher wird es, wenn die Antwort erst nach 30 Minuten erfolgt: Hier ist die Abschlusswahrscheinlichkeit mehr als 20-mal geringer. Unternehmen verlieren durch zu langsame Reaktionen nicht nur potenzielle Kunden, sondern auch Ressourcen.

Langsame Reaktionszeiten führen zu höherem Arbeitsaufwand

Interessenten, die vergeblich auf eine schnelle Antwort warten, empfinden das Unternehmen oft als unzuverlässig oder desinteressiert.

Das Resultat: Sie wenden sich schnell der Konkurrenz zu oder verlieren das Interesse gänzlich. Für die Vertriebsmitarbeiter bedeutet das jedoch noch mehr Arbeit. Sie müssen versuchen, diese Anfragen „wiederzubeleben“ – meist ohne Erfolg.

Langsame Reaktionszeiten führen also nicht nur zu verlorenen Verkaufschancen, sondern auch zu einem erhöhten Arbeitsaufwand im Vertrieb. Anfragen, die in Echtzeit beantwortet werden, haben eine deutlich höhere Erfolgswahrscheinlichkeit, weil der Kunde sich gehört und wertgeschätzt fühlt.

Wenn die Antwort jedoch erst Stunden später erfolgt, ist das ursprüngliche Kaufinteresse meist schon abgeklungen und der Interessent hat möglicherweise bereits mit einem anderen Anbieter Kontakt aufgenommen.

Der richtige Kommunikationskanal entscheidet

Mit WhatsApp als Kanal lässt sich diese Geschwindigkeit erhöhen. Im Zentrum der KI-gestützten WhatsApp-Kommunikation stehen Chatbots, die auf vordefinierte Anfragen sofort reagieren können. Sie sind mit einer Datenbank verbunden, die verschiedene Antwortmöglichkeiten enthält und wählen unmittelbar die am besten geeignete aus. Die Chatbots können einfache Aufgaben wie die Beantwortung von Fragen zu Produkten, Dienstleistungen oder Öffnungszeiten eigenständig übernehmen.

Diese Chatbots sind so programmiert, dass sie typische Fragen von Kunden erkennen und darauf passende Antworten geben.

Dadurch entlasten sie die Vertriebsmitarbeiter und stellen sicher, dass Kunden auch außerhalb der Geschäftszeiten eine Antwort erhalten. Durch maschinelles Lernen wird der Chatbot kontinuierlich intelligenter, da er aus vergangenen Interaktionen lernt und seine Antworten stetig verbessert.

Doch eine gute KI-Lösung geht über die einfache Beantwortung von Anfragen hinaus. Interessenten sollten dabei folgende Aspekte beachten:

5 Erfolgsfaktoren einer guten KI-gestützten WhatsApp-Kommunikation

1 Gezielte Rückfragen

Die KI kann durch gezielte Rückfragen sicherstellen, dass die wichtigsten Informationen gesammelt werden. Vor allem KI-gestützte Systeme, die auf natürlicher Sprachverarbeitung basieren (Natural Language Processing), können einen dialogorientierten Prozess führen, der dem natürlichen Gesprächsverlauf eines menschlichen Vertriebsmitarbeiters ähnelt.

2 Integration mit CRM-Systemen

Die Verbindung zwischen KI und Customer-Relationship-Management macht es möglich, Kundeninformationen nahtlos in den Kommunikationsprozess einzubinden. Auf diese Weise kann der Chatbot bereits beim ersten Kontakt personalisierte Antworten liefern, indem er auf vorherige Konversationen zurückgreift.

3 Qualifizierung des Interessenten

Durch präzise Fragen kann die KI herausfinden, in welcher Phase des Kaufprozesses sich der Kunde befindet und welche Bedürfnisse er hat. Anhand der Antworten beurteilt die KI automatisch, ob der Kontakt ein qualifizierter Lead ist und in welche Kategorie er eingeordnet werden sollte.

4 Terminvereinbarung und Erinnerungsmanagement

Positiv für den Vertrieb ist es ferner, wenn die künstliche Intelligenz Termine koordinieren und diese direkt in die Kalender des Vertriebsteams eintragen kann – so entfällt das manuelle Hin- und Herschicken von Vorschlägen.

Die KI erinnert die Interessenten bestenfalls automatisch an bevorstehende Termine. Wird ein Termin abgesagt, reagiert die KI sofort und bietet Alternativtermine an – ohne dass ein Lead verloren geht.

5 Feedback-Management und Google-Bewertungen

Nach abgeschlossenen Terminen kann zudem gezielt Feedback abgefragt werden, um die Zufriedenheit zu messen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Zufriedene Kunden können durch die KI gezielt zur Abgabe einer Google-Bewertung motiviert werden, was die Online-Reputation des Unternehmens steigert.

Erfolge in der Praxis

Hunderte lokale und mittelständische Unternehmen nutzen bereits diese Art der automatisierten Kommunikation, um ihr Vertriebsteam zu entlasten und den Umsatz zu steigern. Dabei sparen sie bis zu 90 Prozent des bisherigen Aufwands in der Anfragenbearbeitung und Nachverfolgung.

Statt stundenlang Listen abzuarbeiten oder vergeblich auf Rückrufe zu hoffen, können sich die Vertriebler auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren – während die KI im Hintergrund alles koordiniert.

Fazit der Experten

Kundenbindung beginnt mit dem richtigen ersten Schritt

In einer Zeit, in der Kunden hohe Erwartungen an die Schnelligkeit und Qualität der Kommunikation haben, bietet eine gut ausgebildete KI-Lösung wie Eva von Simpli.bot einen enormen Wettbewerbsvorteil. Sie verbindet den persönlichen Charakter der WhatsApp-Kommunikation mit der Effizienz und Schnelligkeit einer modernen KI – und sorgt so dafür, dass keine Anfrage mehr unbeantwortet bleibt. Das Ergebnis: Mehr Abschlüsse, weniger Stress für das Team und zufriedenere Kunden.

Zu den Personen

Dennis Melson und Tim Hoppe sind die Geschäftsführer der Simpli GmbH. Als Vertriebs- und KI-Softwareexperten haben sie eine besondere Lösung für den Vertrieb entwickelt. Mit ihrer Marke Simpli.bot treiben sie KI-basierte Vertriebsprozesse und Vertriebsmitarbeiter voran, die optimal geschult sind und kostengünstig sowie effizient arbeiten.