Unterbesetzter Vertrieb und keine Vertriebsstruktur: Erste-Hilfe für mehr Vertriebserfolg

Vertriebsstruktur: Wer soll welche Aufgaben im Vertrieb erledigen?

Ich erlebe es häufig in meiner Funktion als Vertriebsberaterin sowie bei meinen Workshops, dass das Grundproblem darin liegt, dass es keine richtige Vertriebsstruktur mehr gibt. Gleichzeitig sind die Vertriebsaufgaben nicht realistisch aufgeteilt und die Stärken der einzelnen Mitarbeiter werden dadurch nicht voll ausgeschöpft. Entweder heißt es:

• Liebe Mitarbeitende am Empfang, machen Sie bitte einmal nebenbei auch etwas Kaltakquise oder
• Liebe Außendienstmitarbeitende, zu Ihren Hauptaufgaben zählt selbstverständlich neben den Fahrten auf den Straßen auch die Kaltakquise

Solch ein ad hoc Richtungswechsel seitens der Geschäfts- oder Abteilungsleitung erfolgt häufig dann, wenn der Umsatz seit längerem stagniert oder sinkt.

Die Folgen mangelnder Vertriebsstruktur

1. Die Kaltakquise wird nicht professionell und konsequent betrieben oder bleibt ganz auf der Strecke
2. Die Bestandskundenpflege liegt still und alte, ruhende Kunden werden nicht wieder aktiviert In beiden Bereichen jedoch, steckt großes Potenzial für weitere Abschlüsse
3. Der Teamspirit geht baden, denn es herrscht meist mangelndes Verständnis zwischen den Abteilungen VertriebsInnendienst vs. Vertriebsaußendienst. Klassisch: Der Innendienst geht davon aus, dass der Außendienst doch eh nur Kaffee unterwegs trinkt. Der Außendienst unterschätzt, wie zeitintensiv der administrative Part in Form von Vorabarbeit und Nacharbeit für seine Teammitglieder im Innendienst tatsächlich ist.

Wer macht denn nun Kaltakquise?

Wertschätzung Empfang

„Nur“, weil die Mitarbeitenden am Empfang alle eingehenden Anrufe hochprofessionell und sehr engagiert bearbeiten, bedeutet es nicht zwangsläufig, dass diese automatisch auch wissen, wie die Kaltakquise erfolgreich umgesetzt wird! Geschweige denn, dass sie damit ohne Bauschmerzen beginnen würden.

Hinzu kommt, dass ein Frontoffice-Arbeitsplatz für solch maßgebliche Vertriebsaufgaben überhaupt nicht geeignet ist. Ein konzentriertes und störungsfreies Arbeiten ist nicht möglich.

Wertschätzung Außendienst

Das trifft auch für den Außendienst zu, wenn aus Zeitmangel die Akquise-Telefonate beim Autofahren geführt werden müssen!

• Zum einen können hierbei vor dem direkten Anrufen die Webseiten der Unternehmen nicht parallel geöffnet werden.
• Zum anderen können die Gespräche im Anschluss nicht protokolliert werden, ebenso wenig kann eine E-Mail mit Informationen folgen.
• Und ganz entscheidend: Die Kaltakquise zählt eben nicht automatisch zu den Top-Fähigkeiten der Außendienstmitarbeitenden.

Die Stärken des Außendiensts sind: Die Gespräche vor Ort! Leidenschaftliche Außendienstmitarbeitende sind unschlagbar, wenn es darum geht die Firma vor Ort zu repräsentieren und das Produkt oder die Dienstleistung perfekt vorzustellen. Die Grundlage dafür ist jedoch, dass Teammitglieder aus dem Vertriebsinnendienst diesen Termin bei dem neuen Interessenten optimal vorbereitet haben.

Teufelskreis Unterbesetzung im Vertrieb

Wird seitens der Geschäftsleitung oder Vertriebsführung die Vertriebsstrategie nicht angepasst oder neu ausgerichtet, werden die Bauchschmerzen zu einem täglichen Begleiter und auch die Arbeitsmotivation wird immer weiter sinken. Wirklich ein Jammer, denn meist verlassen in solchen Phasen gerade die sehr engagierten und ambitionierten Vertriebskräfte jetzt das Unternehmen.

Der alltägliche Arbeitsfrust gewinnt dafür die Oberhand und es wird nicht lange dauern, bis die ersten Kündigungen folgen.

Mitarbeiter ersetzen – Die enorme Herausforderung für die Führungskräfte

Die freigewordenen Vertriebsstellen neu zu besetzen und das am besten zeitnah. Doch aufgrund des Fachkräftemangels kein leichtes Unterfangen, zudem mit weiteren schwerwiegenden Folgen: Je länger die Suche andauert, desto länger bleiben einige Vertriebsaufgaben unbearbeitet oder können vom noch vorhandenen Vertriebsteam nur zum Teil bearbeitet werden. Zwangsläufig wird sich dies dann weiter negativ auf den Umsatz auswirken.

Erste-Hilfe Plan Vertriebsstruktur: Mehr Kaltakquise trotz Personalmangels

Wie könnte mit der Kaltakquise trotz Personalmangel begonnen werden und wie könnten auch alte, ruhende Kunden wieder aufgegriffen werden?

Erste Hilfe-Maßnahmen für schnellen Erfolg bei der Kaltakquise

1. Teambesprechung mit möglichst allen Mitarbeitenden, nicht nur mit denen aus der Vertriebsabteilung!
2. In die Runde fragen: Wer könnte sich außerhalb des noch vorhandenen Vertriebsteams vorstellen, für einige Zeit die Kaltakquise temporär zu übernehmen, bis hierfür eine neue Vertriebskraft gefunden wurde?
3. Wer könnte sich vorstellen, alte bzw. ruhende Kunden wieder neu zu kontaktieren und diese z. B. über Neuigkeiten zu informieren, wie über neue Produkte oder neue Termine (Messen, Veranstaltungen u. ä.).
4. Gehen wir vom glücklichen Fall aus, dass Mitarbeitende dazu bereit wäre, dann sollte vor Akquise-Beginn die Teilnahme an einem individuellen Workshop ermöglicht werden! Diese können auch online stattfinden und oftmals reicht ein Zeitfenster von 3 bis 4 Stunden aus, bestenfalls auf zwei Termine aufgeteilt.
5. Ist keiner hierzu bereit, könnte die Kaltakquise temporär extern ausgegliedert werden. Eventuell auch das Aufgreifen der alten, ruhenden Kunden oder auch die Bestandskundenpflege.
6. Eine weitere Option: Sollten noch mehrere Außendienstmitarbeitende zur Verfügung stehen, könnte eine neue Aufgabenteilung untereinander abgesprochen werden. Wem liegt die telefonische Kaltakquise am ehesten, wer könnte diese vielleicht für einige Zeit übernehmen? Das gleiche gilt mit der Frage hinsichtlich der alten, ruhenden Kundenkontakte und auch in Bezug auf die Bestandskunden. Wer übernimmt was bis neue Teammitglieder gefunden wurden?

Auch hier sollten individuelle Workshops vor Beginn angeboten werden, so dass Terminabstimmungen bei Neu-Interessenten und ruhenden Kunden konstant weiterhin folgen. Ohne neue Terminabstimmungen wird der Umsatz voraussichtlich für längere Zeit nicht wieder ansteigen.

Fazit der Expertin

Es wird leider zu wenig kommuniziert und leider auch zu selten reflektiert. „Wer fragt, der führt“, gilt eben nicht nur in Verkaufsgesprächen, sondern auch in Bezug auf ein gesundes Arbeitsklima.

Mein Rat für Führungskräfte: Tauschen Sie sich in regelmäßigen Abständen auf Augenhöhe mit all Ihren Mitarbeitenden aus. Denn leider wird oftmals unterschätzt, wie wertvoll die alltäglichen Erfahrungswerte jedes Einzelnen sind und bitte bedenken Sie: Nicht jeder traut sich, seine Anregungen und Verbesserungsvorschläge proaktiv zu äußern.