Urlaubsvertretung im Vertrieb: 5 Tipps für entspannte Ferien

Vorm Urlaub haben die Meisten noch viel zu erledigen. „Wenn es überhaupt eine Übergabe an die Urlaubsvertretung im Vertrieb gibt, dann häufig erst im letzten Moment“, weiß Simone Stargardt von vielen Ihrer Kunden. „So ist das Chaos oft vorprogrammiert und wir werden auch in den Ferien mit Arbeits-Themen konfrontiert“, warnt die Inhaberin einer privaten Weiterbildungsakademie. Leidet die Erholung, schränken wir auch unsere Produktivität ein. Wer zuhause, am Meer oder in den Bergen seine freien Tage genießen will, ohne sich mit dem Vertriebsalltag zu beschäftigen, sollte Stargardts folgenden Tipps beachten.

1 Kollegen rechtzeitig informieren

„Setzen Sie sich zwei Wochen vor Urlaubsbeginn eine Kalendernotiz und informieren Sie Kollegen und Kunden, ab wann Sie für wie lange abwesend sein werden“, rät die Trainerin. Am besten mit der Bitte, dass wer ein Anliegen hat, sich rechtzeitig melden möge. „So sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Sie einen Teil Ihrer freien Tage mit dienstlicher Kommunikation verbringen.“ Wer zusätzlich darauf achtet, dass kurz vorm Urlaub keine wichtigen Aufgaben und Termine mehr anstehen, kann vom Arbeits- entspannt in den Ferienmodus übergehen.

2 Übergabe und Vertretung planen

Statt am letzten Arbeitstag noch schnell eine Info-E-Mail an einen größeren Verteiler zu schreiben, kümmern Sie sich besser um eine Urlaubsvertretung und vereinbaren Sie mit ihm eine Übergabe. „Die Übergabe sollte einige Tage vor Urlaubsbeginn stattfinden, falls danach noch Fragen aufkommen oder eine Info nachzureichen ist“, sagt Stargardt. Vielleicht möchten Sie der Person, die sie vertritt, auch Zugriff auf Ihre eingehenden E-Mails geben. Der- oder Diejenige kann dann etwa eiliges kennzeichnen und weniger eiliges in einen Ordner verschieben – das kostet pro Tag nur wenige Minuten Zeit. Der erste Arbeitstag nach dem Urlaub beginnt für Sie dann wesentlich entspannter als mit einem überlaufenden Postfach.

3 Wichtiges schriftlich festhalten

Vor allem, wenn die Übergabe an die Urlaubsvertretung nur telefonisch stattfindet, aber auch bei größeren Projekten, hilft ein kurzes Statusprotokoll auf einem für alle Kollegen zugänglichen Speicherplatz. Stargardt: „So kann jeder während Ihrer Abwesenheit nachsehen, was besprochen wurde, wie der aktuelle Stand ist und wie Sie mit dem Kunden verblieben sind. Zusätzlich hilft Ihnen das weitergeführte Schriftstück, nach dem Urlaub schneller in die Arbeit zurück zu finden.“

4 Die Abwesenheits-Notiz nutzen

Gehen während Ihres Urlaubs E-Mails ein, sollten diese mit einer automatischen Abwesenheits-Notiz beantwortet werden. Wichtig ist neben der Angabe, wann Sie wieder im Büro sind, auch eine Information, ob Nachrichten weitergeleitet werden. Gibt es eine Urlaubsvertretung, sollte sie benannt werden. Wenn notwendig, stellen Sie auch Ihr Telefon entsprechend um.

5 Zeitfenster für Erreichbarkeit festlegen

„Vor allem in Vertriebs-Positionen mit viel Verantwortung gehört es oft dazu, auch in den Ferien erreichbar zu sein“, spricht Simone Stargardt aus eigener Erfahrung. Wer die Erholung nicht zu kurz kommen lassen will, legt Zeiten fest, zu denen er im Urlaub Anrufe entgegennimmt oder E-Mails beantwortet und kommuniziert diese an Kollegen und Stellvertreter. „Außerhalb dieser Zeiten brauchen Sie dann weder ihr Smartphone auf neue Nachrichten checken noch E-Mails am Laptop bearbeiten“, erläutert die Geschäftsführerin. Dieses Vorgehen ist effizient und lässt Sie besser zu Ruhe kommen, als wenn Sie ständig auf „Stand-by“ bleiben.