Vertrieb: In 3 Schritten das Angebot richtig erstellen und den Auftrag machen

Viele B2B-Verkäufer freuen sich, wenn ein Kunde sie bittet: „Schicken Sie mir ein Angebot.“ Doch nicht die Zahl der Angebote, sondern die Zahl der Aufträge ist erfolgsentscheidend im Vertrieb. Angebote sollen Aufträge genieren. Das vergessen viele Vertriebler offenbar beim Gestalten ihrer Angebote. Oft hat man bei ihrer Lektüre den Eindruck: Das Angebot wurde von einem Sachbearbeiter verfasst, der beim Erstellen der Angebote nach Schema F vorgeht anstatt mit seinen Außendienstkollegen über die Kundenwünsche zu sprechen.

Ein Angebot erstellen: Das ist vorher zu klären

Bedürfnisse des Kunden klären

• Was ist dem Kunden wichtig
• Was könnten für ihn Kaufargumente sein

Phase des Kaufprozesses feststellen

Also kann das Ziel eines professionellen Angebotsmanagements im B2B-Vertrieb nicht sein, die Angebote möglichst weit zu standardisieren. Denn dies führt dazu, dass jeder Kunde ein weitgehend identisches Angebot erhält – unabhängig davon, ob er

• sich für eine Dichtung oder Fertigungsanlage interessiert
• sich „nur informieren“ möchte
• kurz vor der Kaufentscheidung steht

Abschlussrate erhöhen mit einem Angebotsmanagement-System

Beim Aufbau eines professionellen Angebotsmanagement-Systems geht es darum, eine Systematik zu entwickeln, mit der möglichst viele Angebote in Aufträge umgewandelt werden – ohne dass viel Zeit für das Formulieren und Nachfassen von Angeboten, die nichts bringen, verschwendet wird.

Analysiert werden sollte:

• Über welche Kanäle treffen die Angebotsaufforderungen ein, z.B. per Mail, Telefon, Fax, über den Außendienst?
• Wie werden sie nach dem Eintreffen bearbeitet, welche Abläufe?
• Wie reagieren wir heute auf die unterschiedlichen Angebotshintergründe, Kundenwünsche und -typen?
• Wie werden die verschiedenen Angebote nachgefasst?
• Wie viel Prozent der Angebote werden in Aufträge umgewandelt? Wie hoch ist also die Hitrate (Aufträge : Angebote)?

Liegen diese Daten vor, kann definiert werden, wo der Hebel beim Aufbau eines professionellen Angebotsmanagement-Systems angesetzt werden sollte.

Zuvor sollten jedoch die Mitarbeiter für die Bedeutung des Themas sensibilisiert werden – zum Beispiel, indem Sie Ihre Mitarbeiter errechnen lassen, wie stark der Umsatz steigt, wenn sich die Hitrate um zehn oder gar 20 Prozent erhöht.

Ein Beispiel: Angenommen das Angebotsvolumen Ihres Betriebs beträgt zehn Millionen Euro/Jahr, und von zehn Angeboten werden drei in Aufträge umgewandelt. Dann generieren Sie zurzeit im Jahr Aufträge für drei Millionen Euro. Angenommen nun künftig würden statt drei vier von zehn Angeboten in Aufträge umgewandelt werden. Dann würde Ihr Auftragsvolumen um 33 Prozent, also von drei auf vier Millionen Euro steigen.

Doch Vorsicht! Bei Ihren Verkäufern darf keinesfalls der Eindruck entstehen: Wir müssen möglichst viele Angebotsaufforderungen generieren. Denn was nutzt es Ihnen, wenn Ihre Mitarbeiter stapelweise Angebote schreiben, bei denen vorab schon feststeht: Den Auftrag bekommen wir nicht. Solche unqualifizierten Angebote verursachen nur Mehrarbeit und Mehrkosten.

Aufbau eines Angebotsmanagement-Systems: Das Angebot erstellen in 3 Schritten

1 Angebotsaufforderung: Kein Angebot ohne Nachfrage des Kunden

Gute Außendienstmitarbeiter bieten Interessenten nie von sich aus an, ein Angebot zu erstellen. Sie wissen: Wenn der Kunde nicht selbst ein Angebot fordert, habe ich ihm den Nutzen des Produkts oder der Problemlösung noch unzureichend vermittelt. Also ist die Chance gering, das Angebot in einen Auftrag umzuwandeln. Und fordert ein Kunde Sie zur Abgabe eines Angebotes auf? Dann prüfen Sie zunächst die Chance, den Auftrag zu erlangen, bevor Sie sich an die Arbeit machen.

Denn die Motive, warum Kunden ein Angebot wünschen, sind vielfältig, und darunter befinden sich viele Gründe, bei denen der Anbieter von Anfang an auf verlorenem Posten steht.

Zwei Beispiele: Der Kunde möchte den „lästigen“ Verkäufer loswerden. Also sagt er: „Schicken Sie mir ein Angebot.“ Oder der Kunde möchte seine aktuellen Lieferanten im Preis drücken.

Grafik 1: Beweggründe der Kunden ein Angebot anzufordern

Also sollten Verkäufer, bevor sie ein Angebot zusagen und verfassen, ermitteln:

• Wie weit ist die Entscheidungssituation beim Kunden gediehen?
• Welches Auftragspotenzial hat er? Und:
• Wie groß ist die Chance, den Auftrag zu erlangen?

Grafik 2: Chancen, Potenziale, Entscheidungssituation prüfen!

2  Angebotserstellung: Aufwand sollte mit Erfolgsaussichten korrelieren

Hat der Verkäufer diese Faktoren ermittelt, kann er dem Kunden ein darauf abgestimmtes Angebot unterbreiten. Denn es ist weder unter zeitökonomischen, noch verkaufsstrategischen Gesichtspunkten sinnvoll, allen Anfragern ein differenziertes individuelles Angebot zu schicken. Zwei Beispiele. Wenn der Kunde, um den Verkäufer loszuwerden, sagt „Schicken Sie mir ein Angebot“, genügt es oft, ihm den allgemeinen Prospekt nebst Preisliste zu senden. Ähnlich ist es, wenn der Kunde nur die Konditionen seines aktuellen Lieferanten drücken möchte. Auch dann genügt ein Standardangebot.

Anders ist es, wenn folgende Prämissen erfüllt sind:

• Der Anfrager ist ein Neu- oder Wettbewerbskunde beziehungsweise es geht um ein großes und/oder wichtiges Angebot. Und:
• Der Kunde hegt ernsthafte Kaufabsichten, und die Aussichten, den Auftrag zu erlangen, sind günstig.

Dann sollten Sie dem Kunden ein maßgeschneidertes Angebot unterbreiten, das Ihr Unternehmen und sein Angebot optisch und inhaltlich von der Konkurrenz abhebt.

Ein solches Angebot setzt voraus, dass Ihre Verkaufsabteilung den Bedarf des Kunden, seine Problemlage und die Personen, die über die Investition entscheiden, kennt. Also müssen die Verkäufer im Kundenkontakt die nötigen Infos sammeln. Und wenn die Angebotsaufforderung per Brief oder E-Mail erfolgt? Dann sollte das Ermitteln der Erfolgschance, des Kundenpotenzials und der Entscheidungssituation per Telefon erfolgen.

3  Angebot nachfassen

Die Angebotsverfolgung ist der letzte Schritt, um alle Verkaufschancen eines Angebots konsequent zu nutzen. „Dranbleiben“, heißt hier die Devise, denn Kunden wollen umworben sein – gerade wenn es um hochpreisige Problemlösungen geht.

Ein professioneller Verkäufer bringt schon im Angebotsschreiben sein Interesse am Auftrag zum Ausdruck; zum Beispiel, indem er seinen Anruf ankündigt. Er fasst dann innerhalb von zwei bis fünf Tagen oder zum vereinbarten Termin nach und beweist damit dem Kunden das erste Mal, dass er ein zuverlässiger und gut organisierter Partner ist.