Vertriebsmeetings: Effizienzkiller oder -booster?

Ihre Vertriebsleute sollen sich zunehmend als Problemlöser für ihre Kunden positionieren. Das führt dazu, dass sie sich mehr denn je mit den beteiligten Personen oder Teams abstimmen müssen. Interne Meetings mit Produktentwicklung, technischem Support oder sonstigen Fachkollegen gehören ebenso dazu wie externe Abstimmungsgespräche mit den Teams des Kunden, etwa um technische Details oder Vertragsfragen zu klären.

Ob Vor-Ort-Treffen oder Videokonferenz – Klarheit, Selbstdisziplin und Verbindlichkeit verbessern die Ergebnisse. Wer will, dass Meetings die Arbeitseffizienz steigern statt sie zu bremsen, sollte deshalb klare Regeln aufstellen – und umsetzen. In der Praxis haben sich Regeln wie die folgenden bewährt.

Regeln für Vertriebsmeetings, um die Arbeitseffizienz zu steigern

1. Tipp: Muss das sein?

Fragen Sie sich, ehe Sie ein Meeting ansetzen, ob es tatsächlich erforderlich ist oder ob das eine oder andere Abstimmungsgespräch unter vier oder sechs Augen womöglich effizienter wäre. Haben Sie dabei soweit möglich auch die Gesamtsituation in Ihrem Umfeld im Blick: Wie hoch ist das aktuelle Meeting-Aufkommen und die Arbeitsbelastung für die, die Sie einladen würden?

2. Tipp: Kleiner Kreis ist oft besser

Halten Sie den Kreis klein. Laden Sie nur ein, wer als Inputgeber oder Umsetzer zum anstehenden Thema tatsächlich benötigt wird. Einladungen mit der Gießkanne binden unnötig Arbeitszeit und gehen erfahrungsgemäß zu Lasten der Effizienz. Laden Sie Führungskräfte nur dazu, wenn sie zwingend involviert sein beziehungsweise Freigaben erteilen müssen.

3. Tipp: Detaillierte Agenda

Kommunizieren Sie mit Ihrer Einladung eine möglichst detaillierte Agenda, wenn möglich mit den Inputgebern/Verantwortlichen zu jedem Punkt. Setzen Sie zu jedem Vorgang klare Ziele, die Sie im anstehenden Meeting erreichen wollen. Falls es zu diesem Thema bereits ein Meeting gab: Fügen Sie, sofern fürs kommende Meeting relevant, die im dortigen Protokoll festgehaltenen ToDos mit den damit betrauten Personen dazu. Geben Sie mit Ihrer Einladung eventuell Zusatz- oder Hintergrund-Informationen mit. Kommunizieren Sie klar, falls bestimmte Infos zwingend vor dem Meeting gelesen werden sollten.

4. Tipp: Nicht alle die ganze Zeit

Seien Sie flexibel – es müssen nicht alle die ganze Zeit dabei sein. Machen Sie es zur Gepflogenheit, dass Eingeladene eigenverantwortlich entscheiden können, ob sie nur zu einem bestimmten Punkt der Agenda oder zur Zusammenfassung am Schluss (s. Tipp 11) erscheinen, ob sie zum Beispiel auch einen Stellvertreter schicken können oder ob ihnen sogar das Protokoll im Nachgang des Meetings reicht.

Ein „Nein“ zu einer Einladung ist erlaubt, wenn der Nutzen erkennbar gegen Null strebt. Je detaillierter die Agenda, desto einfacher machen Sie solche Entscheidungen.

5. Tipp: In der Kürze liegt die Würze

Halten Sie Meetings in der Regel kurz, 30 bis 45 Minuten sind optimal. Achten Sie darauf, dass die angesetzte Zeit nicht überzogen wird. Wenn doch, dann nur aus triftigen Gründen. Das zwingt die Beteiligten zu knappen, zielgerichteten Statements und klaren Aussagen und verhindert unproduktives Wortgeplänkel. Und es zwingt sie dazu, vorbereitet zu erscheinen, also zumindest die mit der Einladung verschickten Informationen gelesen zu haben.

6. Tipp: Wer zu spät kommt…

Bestehen Sie auf Pünktlichkeit. Wer zu spät kommt, stiehlt allen Zeit. Beenden Sie Ihre Meetings auch pünktlich. Hat sich das einmal eingespielt, trägt es wesentlich zur stringenten Durchführung und zur Effizienz bei. Effizientes Mittel zu mehr Zeitdisziplin: Wer zu spät kommt schreibt das Protokoll weiter.

7. Tipp: Fürs Protokoll

Lassen Sie Ergebnisse und wichtige Inputs protokollieren. Ohne verbindliches Protokoll ist Ineffizienz vorprogrammiert. Zu jedem Punkt der Agenda gehört das Ergebnis, das im Meeting dazu erzielt wurde, und die ToDos inklusive Zeitplan mit den jeweils dafür Verantwortlichen – wer macht was mit wem bis wann? Übertragen Sie dem Protokollanten die Verantwortung für die termingerechte Umsetzung der ToDos. Dazu gehört auch das rechtzeitige Nachfassen bei den für das jeweilige ToDo Verantwortlichen.

8. Tipp: Keine anderen Baustellen

Wenn möglich, halten Sie Stand-up-Meetings ab. Das beschleunigt das Ganze und steigert die Effizienz. Die Nutzung von Smartphone, Tablet oder Laptop ist nur erlaubt, wenn sie das aktuelle Thema voranbringt. Nebenbei andere Baustellen zu bearbeiten, geht zu Lasten der Konzentration und sollte verpönt sein.

9. Tipp: Puffer sind sinnvoll

Planen Sie Meetings nicht „auf Stoß“, sondern lassen Sie mindestens 5 bis 10 Minuten Puffer dazwischen. Das verhindert unpünktliches Erscheinen beim Folgemeeting und unterstützt die Konzentration aufs nächste Thema. Von allzu menschlichen Bedürfnissen ganz zu schweigen.

10. Tipp: Die Verantwortung liegt beim Moderator

• Wer moderiert, ist auch verantwortlich
• für das Einhalten des Zeitplans
• das stringente Abarbeiten der Agenda
• dafür, dass eher introvertierte Teilnehmer auch zu Wort kommen und „Labertaschen“ nicht das Geschehen dominieren
• für eine aktive Beteiligung möglichst aller Teilnehmer. Passivität ist ineffizient.

11. Tipp: Was hat´s gebracht?

Setzen Sie ans Ende jedes Meetings eine kurze Zusammenfassung: Was hat das Meeting gebracht, sind für alle Punkte der Agenda klare Ergebnisse, ToDos und Verantwortlichkeiten definiert? Die Zusammenfassung gehört als eigener Punkt ins Protokoll. Das Protokoll ist zugleich Agenda-Basis für die Einladung zu eventuellen Folgemeetings.

12. Tipp: Keine Dauerbrenner

Wenn vereinbarte ToDos nicht umgesetzt werden, machen Sie es sich zur Gewohnheit, die Gründe dafür zu eruieren und gegebenenfalls zu klären, wer dafür verantwortlich ist. Vereinbarungen, die nicht eingehalten werden, sind wertlos.

Lassen Sie nicht zu, dass bestimmte Punkte immer wieder auf der Agenda erscheinen, ohne dass sich etwas bewegt. Wenn Sie Ihre Meetings sauber planen und inhaltlich stringent führen, dürfte das allerdings kaum mehr passieren.

13. Tipp: Es gibt nichts Gutes außer man tut es

Setzen Sie offiziell klare Regeln für Ihre Meetings fest und achten Sie darauf, dass diese Regeln auch eingehalten werden. Idealerweise ist der Einladende und/oder Moderator für die Einhaltung verantwortlich.

14. Tipp: Ein Tag ohne Meetings

Legen Sie in Ihrem Unternehmen oder zumindest in Ihrem Bereich einen Wochentag fest, an dem es keine Meetings gibt – von ganz seltenen, wohl begründeten Ausnahmen abgesehen. Diesen Tag können alle nutzen, um konzentriert zu arbeiten und zum Beispiel komplexe Aufgaben und Themen anzugehen, die keine Unterbrechung dulden. An diesem Tag können alle durchgehend selbstbestimmt arbeiten.

Fazit der Expertin

Natürlich sind diese Tipps und Regeln nicht zwingend eins zu eins umzusetzen. Allerdings zeigt unsere Erfahrung: Je klarer die Vorgaben, je straffer und disziplinierter die Führung, desto eher erreichen Sie Ihre Ziele, sparen wertvolle Arbeitszeit und desto dynamischer treiben Sie Ihre Projekte voran. Damit werden Ihre Meetings nicht zu Effizienzkillern, sondern zu Boostern.