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Visitenkarten richtig gestalten und übergeben – Best Practice Tipps vom Profi

von Peter Wolf
Visitenkarten richtig übergeben
Worauf Sie achten sollten beim Annehmen und Übergeben einer Visitenkarte (c): MinervaStudio/stock.adobe.com

Auch in Zeiten, in denen Kontaktdaten üblicherweise auf Smartphones und anderen digitalen Datenträgern gespeichert werden, gehören Visitenkarten bei geschäftlichen Begegnungen nach wie vor zum guten Ton. Deshalb gilt es, sowohl bei der Gestaltung als auch bei der Übergabe und der Annahme der kleinen Kärtchen Fehler zu vermeiden, die eine unangenehme Situation hervorrufen können.

Stellenwert und Akt der Übergabe von Visitenkarten sind stark von kulturellen Unterschieden geprägt. Während in vielen asiatischen Kulturen das Überreichen einer Visitenkarte geradezu zelebriert wird, ist dieser Vorgang in westlichen Ländern mit weniger Fallstricken verbunden. Dennoch können auch hier gravierende Fehler gemacht werden, die dazu führen, dass ein negativer Eindruck entsteht.

Fehler bei der Gestaltung vermeiden – 5 Tipps für Designs, die im Gedächtnis bleiben

Schon bei der Gestaltung einer Visitenkarte sollten einige grundlegende Aspekte berücksichtigt werden. Sowohl beim Design als auch bei den abgebildeten Daten gilt es, allgemeingültige Standards einzuhalten. So sollten neben dem Firmennamen und allen relevanten Kontaktdaten auch der Name des Überreichenden und seine Stellung im Unternehmen abgedruckt sein.

1. Allumfassendes Design-Konzept

Nicht umsonst gibt es für die meisten Unternehmen ein festgelegtes Corporate Design, welches ein positives Image und eben auch einen hohen Wiedererkennungswert vermitteln soll. Hierbei wirken klassische Designs mit dezenten Farbtönen und eleganten Schriften sehr professionell. Diese eignen sich also eher für B2B-Unternehmen in den konservativen Branchen. Start-ups sowie Werbeagenturen hingegen sollten auch im Corporate Design zeigen, was sie draufhaben und auf ungewöhnliche Formen und knallige Farben setzen.

2. Ausgefallenes als Hingucker

Die typische Visitenkarte kommt in dem gängigen Format von 85 mal 55 Millimeter daher und passt aufgrund ihrer Größe so in handelsübliche Brieftaschen oder Etuis. Steigender Beliebtheit erfreuen sich vertikal bedruckte Visitenkarten. Noch mehr Aufmerksamkeit und den ein oder anderen Gesprächsanlass rufen runde oder gar quadratische Karten hervor, eben individuelle Formen. Wem das zu viel ist, der kann auch auf aufklappbare Karten setzen – mit dem Vorteil zusätzlichen Inhalt zu vermitteln.

3. Haptik und Material auf Branche abstimmen

Einfaches Papier knittert und ist schnell abgenutzt. Setzen Unternehmen hingegen auf Qualität, zahlt sich das aus – ganz besonders beim Erstkontakt. Wer mehr als nur auf die Dicke des Papiers achtet, kann mit Glanzeffekten oder dem Einsatz von UV-Lacken deutlich mehr Aufmerksamkeit erzielen. Ebenso können andere Papiersorten, wie Naturpapiere oder Fotopapier, für eine deutlich bessere Haptik sorgen. Wenn Unternehmen beispielsweise in der Holzbranche tätig sind, lohnt sich auch eine Visitenkarte aus diesem Material. Das gilt beispielsweise auch für die Metall- oder Textilbranche.

4. Nicht mit Informationen geizen

Ganz klassisch sind folgende Informationen Pflichtangaben auf einer Visitenkarte:

  • Unternehmensname
  • Name des Mitarbeiters und seiner Position im Unternehmen
  • Anschrift inklusive Mailadresse und Telefonnummer

Hat das Unternehmen einen markanten Slogan, kann dieser ebenso auf die Visitenkarte wie auch eine direkte Aufforderung zur Kontaktaufnahme. Ersteres sorgt für einen gewissen Wiedererkennungseffekt, letzteres kann die Hemmschwelle für den ersten Anruf deutlich senken. Auch die Webseitenadresse wird mittlerweile gern hinzugefügt.

5. Stilsicher in der Auswahl von Schrift und Farbe

Die meisten Visitenkarten werden nach wie vor im klassischen schwarz-weißen Design gehalten. Unternehmen haben einfach Bedenken, dass zu viel Farbe und zu außergewöhnliche Schriftarten potenzielle Kunden abschrecken können. Die Farben des Corporate Design können hier eine kluge Lösung sein, aus der Masse herauszustechen und sich als Unternehmen zu präsentieren. Andererseits sollten gerade kreative Firmen oder Agenturen ruhig auch mal zeigen, was sie können. Bei der Schrift sollte lediglich auf eine gute lesbare Schriftart geachtet werden.

Verfügbarkeit und Zustand der Visitenkarte überprüfen

Sind ansprechende und informative Visitenkarten vorhanden, gilt es, diese auch zu verwenden. Werden sie immer wieder im Büro vergessen, bringen sie das Unternehmen bei der Neukundengewinnung nicht voran. Auch wenn regelmäßig darauf verzichtet wird, eine vorhandene Visitenkarte zu überreichen, trägt dies nicht gerade dazu bei, nach dem Ende eines Geschäftstermins beim Gegenüber im Gedächtnis zu bleiben.

Ebenso wichtig ist es, auf einen tadellosen Zustand der Karten zu achten. Verknickte und verschmutzte Karten sollten unverzüglich aussortiert werden. Zu groß ist die Gefahr, dass sie beim nächsten Termin einem potenziellen Geschäftspartner überreicht werden, der aus dem schlechten Zustand der Visitenkarte auf die Verfassung des vorgestellten Unternehmens schließt.

Wer schon bei der Visitenkarte die notwendige Sorgfalt vermissen lässt, der erweckt schnell den Eindruck, es auch bei der Zusammenarbeit mit seinen Kunden, Partnern und Lieferanten nicht so genau zu nehmen. Darüber hinaus zeugt es auch von mangelndem Respekt dem Gegenüber eine Karte anzubieten, die sich in einem schlechten Zustand befindet. Um Visitenkarten vor äußeren Einflüssen zu schützen, empfiehlt es sich, diese nicht in der Brieftasche, sondern in einem separaten Etui aufzubewahren.

Kulturelle Unterschiede bei der Übergabe beachten

Sind die Verfügbarkeit und ein tadelloser Zustand gewährleistet, geht es darum, den Akt der Übergabe oder des Austausches von Visitenkarten angemessen zu gestalten. Insbesondere in fernöstlichen Kulturkreisen erfolgt sowohl die Übergabe als auch die Annahme einer Visitenkarte mit beiden Händen.

Danach erfolgt eine intensive Betrachtung der Karten. Auch wenn die beidhändige Variante im Westen nicht üblich ist, so sollte die Visitenkarte doch ganz bewusst übergeben werden. Sie kommentarlos einfach auf den Schreibtisch des Gesprächspartners zu legen, entspricht auch in unserer Kultur nicht den gesellschaftlichen Gepflogenheiten.

Darüber hinaus ist es wichtig, den richtigen Zeitpunkt für die Übergabe zu finden. Gern erfolgt das Überreichen einer Visitenkarte gleich zu Beginn eines geschäftlichen Treffens, was den Vorteil bietet, neue Gesprächspartner treffsicher mit dem richtigen Namen anzusprechen.

Wenn der Termin mit einer Einladung zum Essen verbunden ist, sollte während des Essens auf die Übergabe verzichtet werden. In vielen Fällen empfiehlt sich auch das Überreichen der Karten zum Ende eines Termins. Der Austausch der Visitenkarten bildet so den krönenden Abschluss eines Gespräches, das idealerweise allen Teilnehmern in positiver Erinnerung bleibt.

Fand das Gespräch in einer größeren Runde statt, so sollten alle Beteiligten gleichermaßen beachtet werden. Wird die Karte dann noch so übergeben, dass der Empfänger sie nicht umdrehen muss, um sie zu lesen, wurde alles richtig gemacht.

Fazit: Visitenkarten sind in der schnelllebigen Geschäftswelt wichtiger denn je

Zusammenfassend kann festgestellt werden, dass Visitenkarten auch in einer zunehmend digitalisierten Welt nichts von ihrer Bedeutung verloren haben.

In ihrer Form und Ausgestaltung mögen sie sich in Zukunft unter Umständen verändern. Ihre grundsätzliche Funktion als effektives Instrument zum Kontaktaufbau werden sie jedoch weiterhin behalten. Deshalb ist es auch nach wie vor wichtig zu wissen, auf welche Weise der Austausch erfolgen sollte. Kulturelle Unterschiede sind dabei ebenso zu beachten wie die Einhaltung bestimmter Gepflogenheiten.

Zur Person

Peter Wolf lebt und arbeitet in Dresden, hat einen Hochschulabschluss in Wirtschaftsinformatik und ist Marketingleiter der printworld.com GmbH, die über ihre Online Druckerei printworld.com/de/ individuelle Druckprodukte vermarktet. Er ist immer auf der Suche nach spannenden Berichten aus der Welt des Online-Drucks. Neuigkeiten und Trends rund um das Thema User Experience und Produktpräsentation stehen im Mittelpunkt seines Interesses.

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