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Wenn die E-Mail-Flut im Vertrieb einer guten Führung im Wege steht

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E-Mail-Flut im Vertrieb: Ablenkung garantiert!
E-Mail-Flut im Vertrieb: Ablenkung garantiert! (c) Nomad_soul/stock.adobe.com

„…und mich bitte in CC“ – Wie oft fällt dieser Halbsatz wohl jährlich in deutschen Führungsetagen? Nicht nur im Vertrieb gelten E-Mails längst als das probate Mittel für einen schnellen und vor allem flexiblen Informationsaustausch. Der elektronische Posteingang kennt schließlich keine Öffnungszeiten. Dass die Bearbeitung der E-Mail-Flut im Vertrieb ablenken kann, kennt vermutlich jeder Arbeitnehmer. Was dies jedoch für Führungskräfte – und deren Kernaufgaben – bedeutet, diskutieren wir im Folgenden.

Schon seit Jahrzehnten ist die E-Mail das bevorzugte Kommunikationsmedium im professionellen Arbeitsumfeld. Auch im vertrieblichen Kontext scheint sie wie geschaffen für einen effizienten Austausch relevanter Informationen und Dokumente, wie beispielsweise Terminvorankündigungen oder erstellte Angebote.

E-Mail-Flut im Vertrieb: Ablenkung garantiert!

Doch ihr größter Vorteil ist gleichzeitig ihr größter Nachteil: Die enorme zeitliche Flexibilität, jederzeit mit einem entsprechenden Alarm Mails empfangen zu können, lenkt einer Studie zufolge bis zu 25 Minuten pro Stunde von ursprünglich geplanter Arbeit ab. Der Alarm an sich, die Einarbeitung in die E-Mail und daraus resultierende Aufgaben kosten jede Menge Zeit.

Die Beschaffenheit heutiger Vertriebsjobs ist hingegen häufig charakterisiert durch viel Abwechslung und Facettenreichtum. Für die Verkaufsberater und -leiter bedeutet dies, dass ein hohes Maß an Selbstkontrolle und allgemeiner Strukturiertheit erforderlich ist, um die eigene Zeitverwendung optimal zu planen.

Hierbei kommt es oft vor, dass verschiedene Aufgaben miteinander in Konflikt stehen – die eine Tätigkeit also Ressourcen bindet, die auch für eine andere hätten verwendet werden können oder sollen. Die permanente Auseinandersetzung mit unterschiedlich priorisierten E-Mails kann dazu führen, dass kritische, eigentlich im Fokus stehende Ziele vernachlässigt werden.

Welche Folgen hat die E-Mail-Flut im Vertrieb für Ihre Führungskräfte?

Als zentrale Figuren innerhalb Ihrer Vertriebsmannschaft tragen sie die Verantwortung für eine Vielzahl an Kollegen, müssen wichtige operative und strategische Führungsaufgaben wahrnehmen. Ist dies nicht gewährleistet, kann Ihr Erfolg nachhaltig geschädigt werden.

Eine Gruppe von Wissenschaftlern mehrerer Universitäten aus den USA hat die Implikationen täglicher E-Mail-Belastungen auf das Führungsverhalten nun genauer beleuchtet – und interessante Trends offengelegt.

Tatsächlich fanden die Forscher heraus, dass die tägliche E-Mail-Flut ein Gefühl von eigener Unproduktivität hervorruft – wahrgenommen als geringerer Fortschritt bei den eigentlich relevanten Zielsetzungen. Die Folge: Stress.

Dieser führt häufig zu einer eingeschränkten Auseinandersetzung mit wichtigen Führungsaufgaben. Sowohl kurzfristige, z.B. tägliche Coachings bezüglich Routenplanung und Terminvorbereitung, als auch langfristige Initiativen wie z.B. strategische Maßnahmen und Mitarbeiterentwicklung, geraten in den Hintergrund.

E-Mails können jedoch auch ganz zentral sein für die Erreichung der beruflichen Ziele. Wie zentral, kann stark variieren. Ein Store-Manager wird zum Beispiel weniger Mail-Kontakt zu seinen Mitarbeitern haben als die Führungskraft eines dezentral agierenden Vertriebsteams, da diese schlichtweg wenige Möglichkeiten hat, die Verkaufsberater persönlich zu kontaktieren.

Ist die E-Mail-Nutzung entsprechend wichtig für die Zielerreichung, wirkt dies als Puffer gegen negative Konsequenzen für das Führungsverhalten. Gleiches gilt für Vertriebsleiter mit ausgeprägter Fähigkeit zur Selbstkontrolle und Selbstregulierung. Diesen kann es gelingen, trotz erhöhtem Stress-Level ihre Führungsaufgaben optimal wahrzunehmen.

3 Tipps an Führungspersonal für den Umgang mit der E-Mail-Flut im Vertrieb

1. Übermäßige Anforderungen durch regelmäßigen E-Mail-Austausch haben negative Auswirkungen auf die Führungsqualität

Die Konsequenzen einer permanenten Auseinandersetzung mit der E-Mail-Flut im Vertrieb werden oft unterschätzt. Die Gefahr ineffizienter Zeit- und Ressourcennutzung weitet sich auch auf Ihre Führungskräfte und deren Verhalten aus – und das hat automatisch Folgen für Ihre Vertriebsmannschaft insgesamt. Werden Sie sich dieser Problematik bewusst und minimieren Sie den E-Mail-Verkehr Ihrer Führungskräfte.

2. Setzen Sie auf Mitarbeitertrainings zur Selbstkontrolle und -organisation

Selbstkontrolle schützt vor Ineffizienz, vor allem in Stresssituationen. Die optimale Planung der eigenen Aktivitäten ist auch für Führungskräfte im Vertrieb essentiell, um der hohen Verantwortung für die Verkaufsberater gerecht zu werden. Durch regelmäßiges Training können Sie Ihre Mitarbeiter präventiv auf mögliche zusätzliche Anforderungen vorbereiten.

3. Achten Sie bei der Personalauswahl noch gezielter auf Persönlichkeitsmerkmale, die gute Führung auszeichnen

Richten Sie auch bei der Auswahl neuer Vertriebsleiter Ihren Fokus konsequent auf Merkmale und Verhaltensweisen, die erfolgreiche Führungspersonen mitbringen sollten. Neben Qualitäten im Bereich Planung und Selbstkontrolle sind das beispielsweise Willens- und Kommunikationsstärke sowie Fähigkeiten im zwischenmenschlichen Umgang.

Gebieten Sie der E-Mail–Flut im Vertrieb Einhalt!

Die E-Mail-Flut im Vertrieb ist ein weit verbreitetes Thema, welches in den letzten Jahren noch stärker an Bedeutung gewonnen hat. Nimmt die Notwendigkeit, sich permanent mit eintreffenden Mails auseinandersetzen zu müssen, ein zu großes Ausmaß an, kann die Führungsqualität Ihrer Vertriebsleiter nachlassen. Um nachhaltigen Erfolg sicherzustellen, müssen Sie Ihr Personal vor einer Überlastung durch E-Mails schützen.

Von Christian Schmitz, Niklas Heimann und Jan Helge Guba

Information: Der Artikel basiert in Teilen auf der 2019 im Journal of Applied Psychology erschienenen Studie von Christopher C. Rosen, Lauren S. Simon, Ravi S. Gajendran, Russell E. Johnson, Hun Whee Lee und Szu-Han (Joanna) Lin mit dem Titel „Boxed in by Your Inbox: Implications of Daily E-Mail Demands for Managers’ Leadership Behaviors”.

Vertriebsleiter im Wandel – Die neue Rolle des CSO im Vertrieb

Prof. Dr. Christian Schmitz

Univ.-Prof. Dr. Christian Schmitz ist Lehrstuhlinhaber am Sales & Marketing Department der Ruhr-Universität Bochum. Er ist Mitbegründer des ersten universitären Masterstudiengangs „Sales Management“ in Deutschland. 2018 erhielt Prof. Dr. Schmitz die Auszeichnung "Professor des Jahres 2018/ 2019", in der Kategorie Wirtschaftswissenschaften/Jura, im bundesweiten Wettbewerb der UNICUM Stiftung.

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