Wie führe ich mein Vertriebsteam erfolgreich durch Home Office und Krisenzeit?

Plötzlich liefen die Internetleitungen heiß! Videokonferenzen, Slack, Webinare, Home Office waren an der Tagesordnung. Die Büros vieler Unternehmen standen mit einem Mal leer – und füllen sich auch jetzt erst wieder langsam. Ein ungewohntes Bild. Mitte April legte das Bayerische Forschungsinstitut für digitale Transformation eine Studie vor: Vor der Corona-Krise arbeiteten gerade einmal 23 Prozent der Beschäftigten mindestens einmal pro Woche aus den eigenen vier Wänden. Ende März waren es plötzlich 43 Prozent – und dies mehrfach in der Arbeitswoche.

Für Führungskräfte ein Horrorszenario. Wie organisiere ich mein Sales-Team im Home Office? Von jetzt auf gleich war ein Strategiewechsel gefragt. Absprachen wurden erschwert, interne Kommunikationstools mussten aufgesetzt werden, wie organisiere ich Team-Meetings, wie verhindere ich, dass Mitarbeiter in ihren Silos vor sich hinarbeiten? Teamführung 2.0.

Doch als wäre das nicht genug, brechen durch die Corona-Krise parallel die Umsatzzahlen der Unternehmen ein. Teamführung, um die Krise zu bewältigen, ist nun also wichtiger – und gleichzeitig schwieriger – denn je. Besondere Umstände erfordern besondere Maßnahmen: Wer in diesen Zeiten den Kopf über Wasser halten will, muss seinen Führungsstil besser und effizienter gestalten. Was ist also die beste Antwort auf eine solche Krise? Wie führe ich mein Vertriebsteam durch diese Zeiten?

Weniger ist mehr!

Zunächst gilt: Simplizität ist Trumpf! Vertriebs- und Marketing-Mitarbeiter arbeiten aus ihren eigenen vier Wänden, nicht gemeinsam in einem Büro. Trotz interner Kommunikationstools wie Teams sind Absprachen schwieriger. Dem Kollegen für eine Frage schnell mal auf die Schulter tippen ist derzeit nicht drin. Und für jede kleine Frage zum Hörer greifen und die Mitarbeiter vielleicht stören? Eher nicht.

In dieser Zeit reduzieren Führungskräfte potenzielle Silos, vereinfachen die Prozesskette und fassen die einzelnen Aufgabenschritte und technische Tools zusammen. In der Praxis bedeutet das: Statt einzelner Teams für Akquise, Marketing, Key Account Management und Co wird für jedes Kundensegment ein Team zusammengestellt, welches den gesamten Sales-Funnel vom Anfang bis zum Ende betreut. Von der Akquise über den Vertragsabschluss bis zur Marketing-Betreuung im Anschluss an den Kauf.

Gleiches gilt für digitale Tools. Die Digitalisierung hat uns zahlreiche kleine digitale Helfer verschafft; für die Leadgenerierung, das Marketing und mehr. Doch parallel E-Mail-Postfach, die Newsletter-Plattform, eine Kundendatenbank und das Rechnungswesen managen ist das genaue Gegenteil von simpel. Warum diese Funktionen und Informationen nicht zentral bündeln, etwa in einem CRM? Das erleichtert einem jeden die Arbeit. Die Vertriebsmitarbeiter müssen nicht parallel in zehn Tools arbeiten und gleichzeitig hoffen, dass ihre Kollegen ebenfalls alles sorgsam in der richtigen Datenbank eintragen – und die Führungskraft ist mit wenigen Klicks up-to-date.

Prompt gehen viele Arbeitsschritte einfacher von der Hand. Je weniger bewegliche Teilchen im Mikrokosmos Home Office herumschwirren, desto eher gehen die Teammitglieder auch trotz Social Distancing, sprichwörtlich, Hand in Hand.

Gibt es einen wichtigen Outreach? Welche Kunden hat man bereits angesprochen? Bei welchem Kunden hat sich der Status geändert? Vertriebsmanager müssen vermeiden, dass jedes Teammitglied seine eigenen Wege geht und den gleichen Kenntnisstand für alle gewährleisten.

Über WhatsApp, Slack und Zoom – interne Kommunikationstools

Doch einfache Arbeitsschritte sind nur die halbe Miete. Absprachen sind vielleicht schwieriger, doch Vertriebs-Teams müssen miteinander kommunizieren – und brauchen Mittel und Wege, um dies einfach zu tun. Es muss nicht immer der der Griff zum Telefonhörer sein, manchmal reicht eine kurze Textnachricht. Und man muss den Kunden nicht immer persönlich treffen, Video-Meetings erfüllen den Zweck in dieser Zeit auch.

Also den Pro-Account für das Chatprogramm abschließen, die Logins herumschicken und schon ist das Team auf dem neuesten Stand? So einfach ist es dann doch nicht. Die jungen Arbeitskräfte mögen sich vielleicht schnell in ihre neue Software reinfuchsen, doch man kann nicht von jedem Kollegen erwarten, dass er die zahlreichen neuen Kommunikationstools schnell versteht.

Dementsprechend wichtig sind Schulungen und erklärende Unterlagen. Dies klingt vielleicht zunächst nach Mehrarbeit, zahlt sich aber aus. Und zwar dann, wenn das Team reibungslos und schnell miteinander spricht und die Ressourcen nicht in doppelte Arbeit und Misskommunikation investiert.

Helfen Sie beim Umstieg!

Die eingangs erwähnte Studie zeigte es schwarz auf weiß: Home Office war vor Corona ein Unwort in Deutschland. Die Arbeit wurde vor Ort in der Firma im Büro erledigt. Dementsprechend chaotisch kann es zugehen, wenn alle plötzlich eigenverantwortlich aus dem Wohnzimmer arbeiten. Für Vertriebsmitarbeiter, die an das betriebsame Büroleben gewöhnt sind, kann der Umstieg ins Home Office eine Herausforderung darstellen.

Um sie bei der Umstellung zu unterstützen, ist es ratsam allgemeine Richtlinien zur Arbeitsweise zu vereinbaren. Beispielsweise für Eltern, deren Kinder aufgrund der Schließung von Kindergärten und Schulen zu Hause bleiben müssen. Flexible Regelungen können ihnen helfen das Gleichgewicht zwischen Betreuung und Arbeit zu finden.

Ein Beispiel: Die Mitarbeiter sitzen zwei bis drei Stunden am Tag fest am Rechner. In dieser Zeit sind sie auf jeden Fall für Kundentelefonate, team-interne Besprechungen und Termine verfügbar. Den Rest der Arbeitszeit können sie flexibel und eigenverantwortlich über den Tag verteilen – ganz nach persönlicher Lage. Das verlangt von den Verantwortlichen Vertrauen ab, doch es lohnt sich.

Laut einer Studie des Fraunhofer-Instituts für Angewandte Informationstechnik schätzen sich nämlich 40 Prozent der Befragten im Home Office als Produktiver ein, 15 Prozent sogar wesentlich produktiver. Und ein Forscherteam der norwegischen Forschungsorganisation Sintef schätzte die flexible Heimarbeit, wenn richtig gemacht, zumindest als nicht weniger produktiv ein. Auch hier gilt: unter den richtigen Voraussetzungen sind sie sogar produktiver.

Zuletzt ist es wichtig als Führungskraft für das Team als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen: Sich Zeit zu nehmen und eine Art Sprechstunde für die Mitarbeiter einzurichten hilft, die Stimmung im Team besser einzufangen und alle Informationen im Blick zu behalten.

Weg mit dem Vertriebs-Sprech!

In Krisenzeiten müssen sich Vertriebsleiter ins Gedächtnis rufen: Kundenprioritäten ändern sich über Nacht. Ist der Budget-Gürtel einmal enger geschnallt, priorisieren Einkäufer schnell in „essenziell” und „Einsparpotenzial”. Das gilt für Bestands- wie Neukunden.

E-Mail-Offensiven für die Kaltakquise und knallharter Vertriebs-Sprech sind in diesen Zeiten kontraproduktiv! „Serve first, then sell” ist daher keine Phrase, sondern zentrales Verkaufsargument. Verkäufer sollten das Pitching-Einmaleins beiseitelegen und dem Kunden sinnvoll aufzeigen, wie man ihnen in der Krise hilft.

Und das muss nicht immer der USP des Produktes sein. Viele haben dies bereits verstanden; denn in einer globalen Pipedrive-Umfrage, durchgeführt unter 1.424 Vertriebs- und Marketing-Fachleuten, gaben 62 Prozent der Befragten an, dass sie ihre Angebote geändert oder modifiziert haben, um den neuen Kundenbedürfnissen während der Krise gerecht zu werden. Unter den 192 befragten Unternehmen aus Deutschland sind es sogar 65 Prozent.

Führungskräfte haben nun die Verantwortung, diesen neuen Kurs an die Mitarbeiter zu kommunizieren. Gemeinsam mit ihren Teams recherchieren sie die Bedürfnisse eines jeden Unternehmens individuell; platte allgemeine Personas reichen hierfür nicht aus. Anschließend gibt ein Leitfaden Aufschluss über die erforderliche Kommunikation zwischen Vertrieblern und Kunden.

Es geht der Software an den Kragen

Besonders in Krisenzeiten ist es wichtig, dass Vertriebssoftware kein reines Management-Tool bleibt. Einnahmen steigern und die Fachkräfte während des gesamten Verkaufsprozesses unterstützen, das ist die Hauptaufgabe von Vertriebs- und Marketing-Software. Dementsprechend sollten diese Tools die täglichen Arbeitsabläufe nahtlos und reibungslos gestalten. Zur Erinnerung: Simplizität ist Trumpf! Ist diese Funktion nicht gewährleistet, liegt es an den Teamleitern die Nutzung der Tools infrage zu stellen.

Passende Vertriebssoftware muss die folgenden Punkte abdecken: der schnelle Zugriff auf Kundeninformationen; die vollständige Pflege von eben jenen Kundendaten; eine Übersicht wann und mit welchem Ergebnis mit dem Kunden interagiert wurde, etwa welche Produkte er gekauft hat. Wann läuft der Vertrag aus? Des Weiteren sollten Vertriebstools die Verknüpfung von Sales- und Marketingaktivitäten ermöglichen.

Zeit für eine ehrliche Analyse: Sind die vielen verschiedenen Tools wirkliche Helfer – oder fahren die Vertriebsteams dank ihrer mit angezogener Handbremse?

Zur Person

Sergei Anikin ist Chief Technology Officer des Unternehmens Pipedrive, einem der führenden Entwickler und Anbieter von CRM-Software für den Vertrieb. Er verfügt über große Erfahrung im Aufbau und Management von digitalen Teams und steuert Pipedrives, über neun Standorte weltweit, verteilte Tech-Teams. Zuvor arbeitete er in Führungspositionen für Unternehmen wie die Swedbank, Microsoft und Skype.