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Zeitmanagement im Vertrieb: 5 Tipps für mehr Vertriebserfolg

von Marcus Renziehausen
Zeitmanagement im Vertrieb
Mit gutem Zeitmanagement im Vertrieb entspannter arbeiten (c): lightfieldstudios/stock.adobe.com

Warum ist am Ende des Tages oft noch so viel Kunde übrig? Vertriebler kennen das Problem. Die Zeit rast, mit jeder Stunde wächst der Termindruck und Aufgabenberg. Doch es gibt auch die Erfolgs-Spezies: Ihnen scheinen die Aufträge ins Haus zu flattern. Kein Zeitdruck, volle Bücher. Was macht sie anders? Wie sieht das Zeitmanagement im Vertrieb von Profi-Verkäufern aus, sodass abends Freizeit statt Stress auf der Uhr steht?

Jeder Vertriebler verfügt über die gleichen 24 Stunden pro Tag. Lediglich die Ergebnisse unterscheiden sich teilweise erheblich, die jeder in dieser Zeit erzielen kann. Woran liegt das? Profitieren einige einfach nur von Zufall und Glück? Haben die Erfolgreichen andere Dinge oder Dinge anders gemacht als der Durchschnitt? Die Erkenntnis klingt simpel:

Wer sich jeden Tag auf die Dinge konzentriert, die den größten Erfolg bringen, wird mit besonders guten Ergebnissen belohnt. Leichter gesagt als getan. Welche Tätigkeiten bewirken denn überhaupt große Produktivität?

Zeitmanagement im Vertrieb mit dem Vier-Quadranten-Modell von Stephen R. Covey

Es unterscheidet Aufgaben und Tätigkeiten nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Dringend ist alles, was keinen Aufschub duldet, unabhängig davon, ob es einen positiven Einfluss auf die Ergebnisse hat. Wichtig ist, was sich negativ auf die Ziele auswirkt, wenn wir es ignorieren.

Das Vier-Quadranten-Modell für die Priorisierung von Aufgaben führt zu einem gelungenen Zeitmanagement im Vertrieb

  1.  Quadrant: Diese Aufgaben sind dringend und wichtig. Sie erlauben keinen Aufschub und sollten umgehend erledigt werden. Es handelt sich um notwendige Tätigkeiten.

  2.  Quadrant: nicht dringend, aber wichtig; die Tasks in diesem Quadran­ten haben großen Einfluss auf den Erfolg als Verkaufsprofi. Sie sind für eine außerordentliche Produktivität verantwortlich.

  3.  Quadrant: dringend, aber nicht wichtig: Diese Tätigkeiten sind sichtbar und fordern zum Handeln auf. Es handelt sich oft um angenehme und leichte Tätigkeiten, die Spaß machen. Die Crux an der Sache: Diese „Zuckerstückchen“ sind unwichtig und lenken von wichtigen Tätigkeiten ab.

  4.  Quadrant: Hierzu zählen die Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind. Die Tätigkeiten sind oftmals zwar sehr angenehm, aber reine Zeitverschwendung.

Wer spürt, dass seine 24 Stunden irgendwie nicht ausreichen, sollte eine Bestandsaufnahme machen. Überprüfen Sie, wie viel Zeit des Tages Sie in jedem Quadranten verbringen. Diese Inventur ist Voraussetzung, um zukünftig mehr Zeit im zweiten Quadranten zu verbringen. Denn dieser ist der 11-Meter-Raum für Ihren Erfolg. Wer sich hier aufhält, erhöht seine Produktivität und somit die Torchancen.

5 Praxistipps für besseres Zeitmanagement im Vertrieb

1. Tipp – Vom Gehirn nicht verleiten lassen

Es gibt Menschen, die immer aktiv sein müssen. Ihnen fällt es schwer, einfach mal den Pausenknopf zu drücken und über irgendetwas länger nachzudenken. Wer sich hier wiederfindet, ist unbewusst süchtig nach Beschäftigung. Der Grund dafür liegt in unserem Gehirn. Es bereitet uns ein gutes Gefühl, etwas erledigt zu haben. Je mehr wir erledigen, desto mehr gute Gefühlszustände haben wir. Wenn wir allerdings mit etwas Abstand auf unser abgearbeitetes Tages-, Wochen- oder Monatspensum schauen, fühlt sich die Summe oft gar nicht mehr so gut an.

Insbesondere dann nicht, wenn wir realisieren, dass wir uns viel zu häufig um Dinge kümmern, die keinerlei positiven Einfluss auf die gewünschten Abschlüsse haben. Aber es gibt eine Lösung: Hinterfragen Sie ab jetzt regelmäßig die Aufgaben, die Sie gerade erledigen. Ordnen Sie diese dem entsprechenden Quadranten zu. Im Laufe der Zeit bekommen Sie so ein immer besseres Gefühl für eine produktive Zeiteinteilung.

2. Tipp – Sagen Sie öfter Nein als Ja

Was einfach klingt, fällt vielen unfassbar schwer: Sagen Sie öfter Nein als Ja, wenn es um Aufga­ben in Quadrant 1 und 3 geht. Das Heikle daran, diese Aufgaben blinken mit dem „Dringend-Lämpchen“ und erscheinen für das Gehirn anfangs unaufschiebbar.

Das Bilden von Zeitblöcken macht die Sache leichter. Wer sich zum Beispiel eine Stunde am Tag oder fünf Stunden in der Woche freihält, um diese dringenden Aufgaben zu erledigen, hat danach Ruhe – wenn er dann auch wirklich aufhört.

Wie von Zauberhand lösen sich manche Aufgaben in Luft auf, wenn man sich nicht sofort um sie küm­mert. Das gilt besonders für Tätigkeiten im Nicht-Wichtig-Quadranten. Profi-Vertriebler lassen sich also nicht zum Sklaven anderer machen, sondern setzen auf Ihr eigenes Zeitmanagement im Vertriebsalltag.

3. Tipp – Achten Sie auf Ihr Energiekonto

Der Stress aus Quadrant 1 und 3 treibt viele in den Nicht-wichtig/Nicht-dringend-Quadranten. Hier finden sie zumindest kurzfristig die ersehn­te Erholung. Natürlich ist Entspannung wichtig, aber auf lange Sicht können gestresste Seelen diese nur im zweiten Quadranten genießen.

Die Kunst des Zeitmanagements im Vertrieb ist, festzustellen, ob wir uns gerade in einer Erho­lungsphase im zweiten Quadranten befinden oder vielleicht doch in den vierten Quadranten gerutscht sind und unsere Zeit verschwenden.

Wer seine Produktivität steigern will, muss in sich hinein hören, ob die aktuelle Tätigkeit langfristig Energie raubt oder gibt.

Für den einen sind zwei Stunden Serienschauen echte Erholung, für den Anderen reine Zeitverschwendung. Die einen pushen sich beim Sport oder durch ein Meeting. Andere sind im Anschluss fix und fertig. Die persönliche Energie-Nadel entscheidet, ob die Tätigkeit negative Auswirkungen auf die folgenden Verkaufsgespräche hat und ob die Tätigkeit neue Energie freisetzt.

4. Tipp  – Arbeiten Sie bewusst

Der Schlüssel, um mehr Zeit im zweiten Quadranten zu ver­bringen, ist Klarheit. Was will ich wirklich? Mehr Verkäufe? Mehr Einnahmen? Weniger Arbeitszeit? Weniger reisen? Mehr Ansehen? Je klarer wir unseren persönlichen Gipfel definiert haben, desto einfacher fällt es, die Aufgaben in unserem Zeitmanagement einzuplanen, die uns zum Ziel brin­gen.

Vertriebler nehmen sich am besten einmal im Quartal Zeit, um alle Aufgaben des zweiten Quadranten zu planen, die sie in den folgenden 90 Tagen erledigen möchten. Dadurch stellt jeder für sich sicher, dass er seine Zeit so oft wie möglich dort einsetzt.

Apropos Klarheit: Dazu gehört auch das eigene Angebot. Was genau bieten Sie an? Wer ist Ihr Kernkunde? Wer die Möglichkeit hat, sein Angebot zu entschlacken, sollte es tun. Mit einem Bauchladen an Produkten und der Zielgruppe „jedermann“, kann man sich leicht verzetteln. Als Allrounder steht der Vertriebler oft wie ein Ochse vor dem Berg und weiß nicht, wo er anfangen soll.

5. Tipp – Planen Sie Ihren Tag mit konsequentem Zeitmanagement

Manchmal essen wir unbewusst nebenbei einen Schokoriegel, am Schreibtisch ein Brötchen und im Auto ein paar Kekse. Am Ende des Monats wundern wir uns über die zu enge Hose. Genauso driften auch viele Vertriebler im Job ab: Sie erledigen 100 kleine Sachen nebenbei und keines so richtig.

Um Struktur in die eigenen Aktivitäten zu bekommen, hilft ein Notizbuch für ein klares Zeitmanagement im Vertrieb. Wer am Ende jedes Arbeitstages die sechs wich­tigsten Dinge für den morgigen Tag aufschreibt, kann sich nicht so leicht verzetteln.

Legen Sie sich ein Notizbuch für Ihre Vertriebsaufgaben an

  • Priorisieren Sie die einzelnen Punkte in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit.
  • Wenn Sie morgen an Ihren Arbeitsplatz kommen, konzent­rieren Sie sich auf den ersten Punkt auf der Liste. Beenden Sie den ersten Punkt, bevor Sie mit dem zweiten Punkt beginnen.
  • Verfahren Sie mit dem Rest auf der Liste in der gleichen Weise. Am Ende des Tages schreiben Sie alle unbeendeten Punkte auf eine neue Liste mit insgesamt maximal sechs Punkten.
  • Wiederholen Sie dies jeden Arbeitstag aufs Neue.

Fazit Zeitmanagement: Belohnen Sie sich!

Fokus ist das A und O, um effektiver zu arbeiten. Fokus auf bestimmte Produkte, Kunden, Ziele – und vor allem Aufgaben.

Für den Erfolg ist ausschlaggebend, wie Vertriebler ihre zur Verfügung stehenden 24 Stunden pro Tag verbringen. Die Tätigkeiten, die wirklich auf den Jahresumsatz einzahlen, sind zwar wichtig, aber selten dringend.

Wer nicht jeden Tag aufs Neue von den dringenden „Alarm“- Angelegenheiten abgelenkt werden will, braucht Klarheit. Das Vier-Quadranten-Modell für besseres Zeitmanagement im Zeitmanagement ertrieb hilft, um die eigene Zeit produktiver zu nutzen. So belohnen sich Vertriebler mit besseren Ergebnissen, weniger Stress und mehr Selbstwertgefühl. Versprochen!

Zur Person

 Marcus Renziehausen ist Betriebswirt und leidenschaftlicher Unternehmer, Autor und Speaker. Seit 2002 ist er als Vorstandsvorsitzender bei der The Engineers of Finance AG tätig. Renziehausen hat aus The Engineers of Finance ein erfolgreiches Unternehmen mit 15 Mitarbeitern und 1.000 angeschlossenen Finanzberatern gemacht. Er ist zudem zertifizierter scale up Senior Coach. www.renziehausen.de

 

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